Een Peppol-factuur ontvangen en openen: zo werkt het

Sinds 1 januari 2026 sturen Belgische ondernemingen elkaar gestructureerde e-facturen via het Peppol-netwerk. Dat betekent dat u facturen van uw leveranciers niet langer als pdf in uw mailbox krijgt, maar als gestructureerd bestand in uw facturatie- of boekhoudsoftware. Hieronder leest u wat u nodig heeft om Peppol-facturen te ontvangen, hoe u zo'n factuur opent en controleert en hoe u ze correct bewaart.

Ontvangen is verplicht sinds 1 januari 2026

Volgens de FOD Financiën moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen sinds 1 januari 2026 onderling gestructureerde elektronische facturen gebruiken. Een pdf per e-mail of via een platform volstaat in die relatie niet meer. De verplichting geldt niet alleen voor het versturen: ook ondernemingen die uitsluitend aan particulieren verkopen, maar aankopen doen bij Belgische ondernemingen, moeten e-facturen kunnen ontvangen.

De algemene tolerantieperiode van de FOD Financiën liep over de eerste drie maanden van 2026 en is inmiddels afgelopen. Volgens de overheid valt een onderneming die geen facturen uitwisselt met Belgische btw-plichtige ondernemingen niet onder de verplichting. Meer achtergrond vindt u in onze uitleg over de verplichte e-facturatie in België.

Wat heeft u nodig om Peppol-facturen te ontvangen?

Peppol werkt een beetje zoals een telefoonnetwerk: uw software maakt via een erkende Peppol-dienstverlener (een zogenaamd access point) verbinding met het netwerk, en die dienstverlener levert de facturen die voor u bestemd zijn af in uw software. Concreet heeft u het volgende nodig:

• Software die Peppol-facturen kan ontvangen en weergeven, bijvoorbeeld een facturatie- of boekhoudpakket.
• Een registratie op het Peppol-netwerk. U kunt zich niet rechtstreeks registreren: dat gebeurt via een erkende Peppol-dienstverlener, meestal via uw software.
• Een Peppol-ID op basis van uw ondernemingsnummer uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). In België gebeurt dat minstens met het schema 0208, gevolgd door uw ondernemingsnummer.

Of een onderneming op Peppol bereikbaar is, kunt u opzoeken in de Peppol-directory (bijvoorbeeld met 0208:[ondernemingsnummer]). Let wel: die opzoeking toont of een onderneming documenten kan ontvangen, niet of ze ook via Peppol verstuurt. Meer uitleg geeft de FAQ over Peppol van de FOD Financiën.

Wat is een ontvangen e-factuur precies?

Een Peppol-factuur is geen pdf maar een XML-bestand in het formaat Peppol BIS Billing 3.0. Dat formaat volgt de Europese norm EN 16931 en beschrijft elk gegeven in een vast veld: de verkoper en koper met hun btw-nummers, het factuurnummer en de factuurdatum, de factuurlijnen, de btw-tarieven en -bedragen, de te betalen som en de betalingsgegevens. Daardoor kan software de factuur automatisch inlezen, zonder overtypen.

Soms voegt de leverancier een pdf-weergave of andere bijlagen toe aan het XML-bestand. Die bijlage is handig om mee te kijken, maar de gestructureerde gegevens vormen de eigenlijke e-factuur. Hoe het formaat is opgebouwd, leest u in Peppol BIS 3.0 uitgelegd.

Een Peppol-factuur openen en lezen

Als u een XML-bestand opent in een teksteditor, ziet u een lange reeks codes en tags. Dat is normaal: het bestand is in de eerste plaats gemaakt voor software. Om de factuur leesbaar te maken, gebruikt u:

• De software waarmee u Peppol-facturen ontvangt. Die toont de factuur doorgaans als een gewoon document en laat u ze verder verwerken.
• Een viewer. Krijgt u bijvoorbeeld van een Duitse leverancier een XRechnung of ZUGFeRD-factuur, dan kunt u die zonder account openen met de gratis XRechnung-viewer.

De factuur controleren voor u betaalt

Dat een factuur technisch correct via Peppol is aangekomen, zegt nog niets over de inhoud. Controleer daarom zoals altijd:

1. Klopt de leverancier, en staan uw naam, adres en btw-nummer correct op de factuur?
2. Komen de factuurlijnen overeen met uw bestelling, offerte of leverbon?
3. Zijn de btw-tarieven en -bedragen juist, en is een eventuele vermelding van verlegging van heffing correct?
4. Kloppen het rekeningnummer en de gestructureerde mededeling? Wijkt het rekeningnummer af van wat u gewend bent, neem dan eerst contact op met de leverancier via een kanaal dat u kent.

Wilt u een XRechnung-bestand ook technisch laten controleren, dan kan dat met de online XRechnung-validator.

Boeken en archiveren

Na controle boekt u de factuur in uw boekhouding of geeft u ze door aan uw boekhouder. Voor de bewaring gelden de gewone fiscale regels: btw-facturen worden volgens de huidige regels tien jaar bewaard, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking. U moet daarbij de echtheid van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid kunnen waarborgen.

Praktisch advies: bewaar het originele XML-bestand dat u heeft ontvangen, en niet alleen een afdruk of pdf-weergave. Bespreek met uw boekhouder hoe u de archivering het best organiseert.

Wat doet u met pdf-facturen van leveranciers?

Krijgt u van een Belgische btw-plichtige leverancier nog een pdf, dan is dat in die relatie in principe geen geldige factuur meer. Vraag de leverancier om de factuur via Peppol te sturen en geef zo nodig uw Peppol-ID door. Niet elke afzender valt echter onder de Belgische verplichting, bijvoorbeeld een buitenlandse leverancier zonder vestiging in België. Van zulke leveranciers kunt u nog pdf-facturen ontvangen.

Wilt u zo'n pdf-factuur toch in een gestructureerd formaat verwerken, dan kunt u ze met de pdf-naar-XRechnung/ZUGFeRD-converter met OCR omzetten. Let wel: een omzetting door uzelf vervangt geen e-factuur die de leverancier wettelijk via Peppol moet sturen.

Peppol-facturen ontvangen met XRechnungs.de

Met XRechnungs.de kunt u facturen in Peppol BIS 3.0 via Peppol verzenden en ontvangen. De webapp is beschikbaar in het Nederlands en helpt u ook met XRechnung en ZUGFeRD voor Duitse klanten, offertes, leverbonnen en uw klanten- en productbestand. Lees meer over onze Peppol-facturatiesoftware voor Belgische ondernemingen of bekijk de abonnementen. U kunt 14 dagen gratis testen, met tot 50 documenten en zonder creditcard.

Veelgestelde vragen

Moet ik Peppol-facturen kunnen ontvangen als ik alleen aan particulieren verkoop?

Ja, als u aankopen doet bij Belgische btw-plichtige ondernemingen. Volgens de FOD Financiën moeten ook ondernemingen die alleen aan particulieren verkopen e-facturen van hun leveranciers kunnen ontvangen.

Kan ik mij rechtstreeks registreren op het Peppol-netwerk?

Nee. Registratie op Peppol verloopt via een erkende Peppol-dienstverlener, meestal via de software die u gebruikt. In België gebeurt de registratie minstens met uw ondernemingsnummer.

Hoe weet ik of een leverancier of klant op Peppol bereikbaar is?

Via de Peppol-directory kunt u zoeken op naam of ondernemingsnummer. Die opzoeking toont of een onderneming documenten kan ontvangen, maar niet of ze ook via Peppol verstuurt.

Volstaat het om een pdf-afdruk van de e-factuur te bewaren?

Bewaar bij voorkeur het originele XML-bestand. U moet de herkomst, de integriteit en de leesbaarheid van de factuur gedurende de hele bewaartermijn kunnen aantonen. Overleg met uw boekhouder over de juiste werkwijze.

Hoe lang moet ik ontvangen e-facturen bewaren?

Volgens de huidige fiscale regels bewaart u btw-facturen tien jaar, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking.

Mag een buitenlandse leverancier mij nog een pdf-factuur sturen?

De Belgische verplichting geldt tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Een buitenlandse leverancier zonder vestiging in België valt daar in principe niet onder en kan u dus nog een pdf of een ander formaat sturen. Twijfelt u over een specifieke leverancier, vraag het dan na bij uw boekhouder.

Heeft u nog vragen over het ontvangen van e-facturen met XRechnungs.de? Neem contact met ons op.