Wat moet er op een factuur in België? Alle verplichte vermeldingen

Een Belgische factuur moet een vaste set gegevens bevatten: wie levert, aan wie, wat, wanneer, tegen welk btw-tarief en voor welk bedrag. Die vermeldingen staan in de btw-regelgeving, vooral in artikel 5 van het Koninklijk Besluit nr. 1 bij het Btw-Wetboek. Sinds 1 januari 2026 komt daar een tweede laag bij: tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen moet de factuur een gestructureerde e-factuur zijn, in de praktijk verstuurd via Peppol. Hieronder vindt u alle vermeldingen op een rij, een voorbeeld en de fouten die we het vaakst zien.

Meer over de verplichting zelf leest u in onze uitleg over de verplichte e-facturatie in België.

Verplichte vermeldingen op elke factuur

Op een factuur voor een handeling tussen ondernemingen moeten in de regel de volgende gegevens staan:

• Datum van uitreiking van de factuur.
• Volgnummer: een uniek nummer uit een doorlopende reeks, zodat geen nummers ontbreken of dubbel voorkomen.
• Gegevens van de leverancier: naam of handelsnaam, adres en btw-nummer. Het btw-nummer is in België gelijk aan het ondernemingsnummer met het voorvoegsel BE.
• Gegevens van de klant: naam, adres en, als de klant btw-plichtig is, zijn btw-nummer.
• Datum van de levering of dienst (of van de vooruitbetaling), als die verschilt van de factuurdatum.
• Omschrijving van de geleverde goederen of diensten: hoeveelheid en aard, voldoende precies om de handeling te identificeren.
• Maatstaf van heffing per btw-tarief: het bedrag exclusief btw, met de eenheidsprijs en eventuele kortingen.
• Btw-tarief en btw-bedrag per tarief, en het totale btw-bedrag.
• Bijzondere vermeldingen wanneer er geen btw wordt aangerekend, bijvoorbeeld bij een vrijstelling of een verlegging van heffing (zie verder).

Daarnaast vraagt het vennootschapsrecht van rechtspersonen nog enkele vermeldingen op hun facturen, zoals de rechtsvorm, het adres van de zetel, het ondernemingsnummer met de vermelding RPR en de afdeling van de bevoegde ondernemingsrechtbank. Vermeld ook uw rekeningnummer (IBAN) en de vervaldatum, zodat uw klant vlot kan betalen.

Btw-tarieven en btw-bedrag

België kent een normaal tarief van 21 % en verlaagde tarieven van 12 % en 6 %. Voor een beperkt aantal handelingen geldt 0 %. Welk tarief van toepassing is, hangt af van het goed of de dienst en soms van de klant. Gebruikt u op één factuur meerdere tarieven, dan vermeldt u de maatstaf van heffing en het btw-bedrag apart per tarief.

Factureert u in een andere munt dan de euro, dan moet het totale btw-bedrag toch in euro op de factuur staan.

Bijzondere vermeldingen: vrijstelling, verlegging en kleine ondernemingen

Rekent u geen btw aan, dan moet de factuur uitleggen waarom. De meest voorkomende situaties:

• Vrijstelling: vermeld dat de handeling vrijgesteld is en verwijs naar de toepasselijke bepaling, bijvoorbeeld bij een intracommunautaire levering aan een btw-plichtige klant in een andere EU-lidstaat.
• Verlegging van heffing: bij handelingen waarbij de klant de btw voldoet, zoals werk in onroerende staat aan een btw-plichtige die periodieke aangiften indient. Voor die bouwhandelingen geldt sinds 2023 een uitgebreide verplichte clausule. Meer daarover in facturen in de bouw met btw verlegd.
• Vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen: wie deze regeling toepast, rekent geen btw aan en vermeldt op de factuur dat de bijzondere vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen wordt toegepast. Zie ook e-facturatie voor zelfstandigen en kleine ondernemingen.
• Factuur opgemaakt door de klant (self-billing): de factuur moet aangeven dat ze door de afnemer is uitgereikt. Daarvoor is een voorafgaand akkoord tussen beide partijen nodig.
• Creditnota: een creditnota verwijst naar de oorspronkelijke factuur. Meer daarover in creditnota's via Peppol.

Wanneer moet u de factuur uitreiken?

In de regel moet u de factuur uitreiken uiterlijk op de 15de dag van de maand die volgt op de maand waarin de levering of dienst plaatsvond. Ontvangt u vooraf een betaling, dan kan er ook voor die vooruitbetaling een factuur nodig zijn. Wie te laat factureert, riskeert een boete. Twijfelt u over een specifieke situatie, zoals doorlopende diensten of verzamelfacturen, overleg dan met uw boekhouder.

Wat verandert er met e-facturatie via Peppol?

De inhoudelijke vermeldingen blijven dezelfde, maar sinds 1 januari 2026 moet een factuur tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen als gestructureerd bestand worden uitgewisseld. Volgens de overheid gebeurt dat via het Peppol-netwerk in het Peppol BIS-formaat, tenzij beide partijen iets anders afspreken dat de Europese norm EN 16931 respecteert. Een pdf per e-mail volstaat dan niet meer. Hoe dat formaat in elkaar zit, leest u in Peppol BIS 3.0 uitgelegd.

Enkele praktische gevolgen:

• Elke vermelding komt in een vast veld van het bestand terecht: btw-nummers, datums, tarieven en bedragen worden door de software van uw klant automatisch gelezen. Een ontbrekend of fout veld valt sneller op.
• Voor een vrijstelling kiest u een btw-categorie en vermeldt u de reden. Bestaat er nog geen passende vrijstellingscode, dan volstaat het volgens de FOD Financiën om de vrijstelling in het vrije tekstveld op te nemen.
• Uitgebreide btw-clausules, zoals de clausule bij verlegging van heffing in de bouw, neemt u op als notitie op de Peppol-factuur.
• U kunt bijlagen toevoegen, zoals een pdf-versie of een detailstaat. De Europese norm laat onder meer pdf, png, jpg, csv, xlsx en ods toe.
• Om iemand via Peppol te bereiken, heeft u zijn Peppol-ID nodig. Hoe u dat vindt, leest u in een Peppol-ID opzoeken.
• Facturen aan particulieren vallen niet onder de verplichting: daar mag u een pdf of papieren factuur blijven sturen.

Voorbeeld van een factuur met alle vermeldingen

Het onderstaande voorbeeld gebruikt fictieve gegevens en toont welke informatie op een factuur aan een Belgische btw-plichtige klant thuishoort. In een Peppol-factuur staan dezelfde gegevens in gestructureerde velden; de opmaak hieronder is enkel ter illustratie.

FACTUUR

Leverancier:      Studio Voorbeeld BV (fictief)
                  Kerkstraat 1, 9000 Gent
                  Ondernemingsnummer: 0000.111.222 (fictief)
                  Btw-nummer: BE 0000.111.222 (fictief)
                  RPR Gent, afdeling Gent
                  IBAN: BE00 0000 0000 0000 (fictief)

Klant:            Bakkerij Testmans BV (fictief)
                  Marktplein 5, 2000 Antwerpen
                  Btw-nummer: BE 0000.333.444 (fictief)

Factuurnummer:    2026-0142
Factuurdatum:     14/10/2026
Leveringsdatum:   30/09/2026
Vervaldatum:      13/11/2026

Omschrijving                         Aantal  Eenheidsprijs  Btw   Bedrag excl. btw
Ontwerp en bouw website (5 pagina's)      1       1.200,00  21 %          1.200,00
Hosting en onderhoud okt. 2026 - sep. 2027
                                         12          20,00  21 %            240,00
Handboek 'Webshop starten' (boek)         1          40,00   6 %             40,00

Maatstaf van heffing 21 %:   1.440,00 EUR   Btw 21 %:  302,40 EUR
Maatstaf van heffing  6 %:      40,00 EUR   Btw  6 %:    2,40 EUR

Totaal excl. btw:            1.480,00 EUR
Totaal btw:                    304,80 EUR
Totaal te betalen:           1.784,80 EUR

Veelgemaakte fouten op Belgische facturen

• Gaten of dubbels in de nummering, bijvoorbeeld door een aparte reeks te starten zonder logica of door een factuur te verwijderen in plaats van ze te crediteren.
• Ontbrekend of fout btw-nummer van de klant. Controleer het nummer vooraf; in de Kruispuntbank van Ondernemingen ziet u of een onderneming btw-plichtig is.
• Vage omschrijvingen zoals "prestaties" of "diverse werken" zonder periode of hoeveelheid.
• Geen reden bij 0 % of zonder btw. Elke factuur zonder btw heeft een vermelding van de vrijstelling of verlegging nodig.
• Btw-bedragen niet per tarief uitgesplitst wanneer verschillende tarieven op één factuur staan.
• Een pdf mailen naar een Belgische btw-plichtige klant terwijl een gestructureerde e-factuur via Peppol vereist is.
• Een factuur annuleren zonder creditnota. Een uitgereikte factuur corrigeert u met een creditnota, niet door ze te schrappen.

Facturen opmaken en controleren met XRechnungs.de

Met XRechnungs.de kunt u facturen in Peppol BIS 3.0 via Peppol verzenden en ontvangen. U legt uw klanten en producten één keer vast, zodat btw-nummers, adressen, prijzen en tarieven bij elke factuur klaarstaan. De ingebouwde validatie controleert de factuur technisch voordat ze vertrekt. Of de juiste fiscale vermelding voor uw situatie op de factuur staat, blijft wel uw verantwoordelijkheid. Daarnaast maakt u offertes en leveringsbonnen op, en factureert u Duitse klanten met XRechnung of ZUGFeRD.

Heeft u een e-factuur ontvangen en wilt u snel controleren wat erin staat? De gratis viewer en de online validator werken zonder account. Meer over de software leest u op Peppol-facturatiesoftware voor België.

Veelgestelde vragen

Is een pdf-factuur in België nog geldig?

Tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen niet meer: sinds 1 januari 2026 moeten zij elkaar gestructureerde elektronische facturen sturen, in de praktijk via Peppol. Kan de klant technisch nog geen e-factuur ontvangen, dan moet u volgens de FOD Financiën toch een factuur uitreiken, op papier of bijvoorbeeld als pdf. Aan particulieren mag u een pdf of papieren factuur blijven sturen.

Mag ik een factuur opmaken in een andere munt dan de euro?

Ja. Het totale btw-bedrag moet wel in euro op de factuur staan.

Hoe vermeld ik een btw-vrijstelling op een Peppol-factuur?

Vermeld de reden van de vrijstelling, bij voorkeur met een verwijzing naar de toepasselijke bepaling. Bestaat er nog geen passende vrijstellingscode, dan volstaat het volgens de FOD Financiën om de vrijstelling in het vrije tekstveld op te nemen. Langere btw-clausules neemt u op als notitie op de factuur.

Moet een creditnota ook via Peppol?

In principe wel. Creditnota's en debetnota's voor handelingen die onder de verplichting vallen, gaan net als facturen als gestructureerd document via Peppol. Voor bepaalde overgangssituaties aanvaardt de administratie in 2026 nog een creditnota als pdf, als de klant daarmee akkoord gaat.

In welke taal moet een factuur in Vlaanderen opgesteld worden?

Voor ondernemingen met een exploitatiezetel in het Nederlandse taalgebied schrijft de Vlaamse taalwetgeving in principe het Nederlands voor, onder meer voor facturen. Factureert u vanuit een andere regio of naar het buitenland, ga dan na welke taalregels voor uw situatie gelden.

Aan de slag

Wilt u uw facturen voortaan met alle vermeldingen in Peppol BIS 3.0 versturen? Test XRechnungs.de 14 dagen gratis, met tot 50 documenten en zonder creditcard. Start uw gratis proefperiode, bekijk de abonnementen of neem contact met ons op als u eerst een vraag heeft.