E-facturatie voor zelfstandigen en kleine ondernemingen in België

Ook als zelfstandige of kleine onderneming ontsnapt u in de meeste gevallen niet aan e-facturatie. Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen elkaar gestructureerde elektronische facturen sturen, en de overheid koppelt die plicht aan één eenvoudige vraag: heeft u een actief btw-nummer? Dan geldt de verplichting in principe ook voor u, ook als u de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen toepast. Op deze pagina leest u wat dat concreet betekent, welke uitzonderingen er zijn en hoe u het praktisch en betaalbaar regelt.

De algemene regels en de tijdlijn vindt u in onze uitleg over de verplichte e-facturatie in België.

Geldt de e-facturatieplicht ook voor u?

Volgens de FOD Financiën hangt het af van uw btw-statuut en van wie uw klanten en leveranciers zijn:

• Btw-plichtig met periodieke aangiften: u verzendt e-facturen naar Belgische btw-plichtige klanten en moet e-facturen van uw leveranciers kunnen ontvangen.
• Vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (jaaromzet tot 25.000 euro): de verplichting geldt in principe ook voor u.
• Forfaitaire btw-regeling: geen verplichting om e-facturen te verzenden, wel om ze te kunnen ontvangen. Deze regeling verdwijnt uiterlijk op 1 januari 2028.
• Alleen vrijgestelde handelingen volgens artikel 44 van het Btw-Wetboek (bijvoorbeeld bepaalde medische of onderwijsactiviteiten): geen verplichting om te verzenden of te ontvangen.
• Alleen particuliere klanten: uw facturen aan particulieren vallen buiten de verplichting, maar u moet wel e-facturen van uw Belgische leveranciers kunnen ontvangen.

Twijfelt u, dan kunt u uw situatie nagaan met de online tool van de overheid op efactuur.belgium.be of het bespreken met uw boekhouder. Of uw klant btw-plichtig is, ziet u in de Kruispuntbank van Ondernemingen.

Kleine ondernemingen met vrijstellingsregeling: wat moet u doen?

Met de vrijstellingsregeling rekent u geen btw aan en dient u geen periodieke btw-aangiften in. U blijft wel een btw-plichtige onderneming met een actief btw-nummer. Voor de e-facturatie betekent dat:

• Verzenden: facturen aan Belgische btw-plichtige klanten stuurt u als gestructureerde e-factuur, in de praktijk via Peppol. Op de factuur vermeldt u dat de bijzondere vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen wordt toegepast. Welke vermeldingen verder verplicht zijn, leest u in verplichte vermeldingen op een factuur.
• Ontvangen: u moet e-facturen van uw leveranciers kunnen ontvangen. Daarvoor moet u via Peppol bereikbaar zijn. Hoe dat werkt, leest u in een Peppol-factuur ontvangen.
• Bouwwerken bestellen: laat u werk in onroerende staat uitvoeren, meld dan aan de aannemer dat u geen periodieke aangiften indient. Zo weet hij dat de btw niet verlegd mag worden. Meer daarover in facturen in de bouw.

Zelfstandige in bijberoep

Voor de e-facturatieplicht maakt het geen verschil of u zelfstandige in hoofdberoep of in bijberoep bent. Wat telt, is uw btw-statuut. Heeft u als zelfstandige in bijberoep een actief btw-nummer, dan gelden dezelfde regels als hierboven. Veel zelfstandigen in bijberoep gebruiken de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen; ook dan moet u in principe e-facturen kunnen verzenden naar Belgische btw-plichtige klanten en kunnen ontvangen van uw leveranciers.

Welke oplossing past bij een kleine onderneming?

Een zelfstandige die een tiental facturen per maand opmaakt, heeft geen zwaar ERP-pakket nodig. De gangbare mogelijkheden zijn:

• Facturatiesoftware met Peppol-aansluiting: u maakt facturen op in een webapp, die ze in Peppol BIS-formaat verstuurt en inkomende e-facturen ontvangt.
• Uw boekhoudpakket: sommige boekhoudprogramma's bieden een Peppol-module aan, eventueel tegen meerprijs.
• Via uw boekhouder: sommige kantoren verzorgen de ontvangst en verwerking van e-facturen voor hun klanten.
• Gratis of goedkope oplossingen: er bestaan gratis basisoplossingen en instapformules. Let er wel op dat u zowel kunt verzenden als ontvangen, en dat u uw facturen bewaart. Wat het verschil is tussen de overheidsoplossing Hermes en facturatiesoftware, leest u in Hermes of facturatiesoftware.

Vergelijk vooral op wat u dagelijks nodig heeft: verzenden en ontvangen via Peppol, bewaring van uw facturen, een overzicht van openstaande bedragen, offertes, en de prijs per maand. Meer over het kiezen van software leest u in Peppol-facturatiesoftware voor België.

Fiscaal voordeel: 120 % kostenaftrek

Zelfstandigen, vrije beroepen en kleine vennootschappen kunnen kosten voor e-facturatie verhoogd aftrekken. Volgens de overheid geldt een kostenaftrek van 120 % voor periodieke abonnementskosten voor een e-facturatie- of facturatiepakket, voor de meerprijs van een bestaand abonnement als die apart op de factuur staat, en voor advieskosten bij de invoering. Het gaat om kosten van 1 januari 2024 tot en met 31 december 2027. Afschrijvingen komen niet in aanmerking.

Daarnaast bestaat er een verhoogde investeringsaftrek van 20 % voor digitale investeringen die worden afgeschreven. Of en hoe u deze voordelen toepast, bespreekt u best met uw boekhouder. Meer details leest u in het fiscaal voordeel voor e-facturatie.

Checklist voor zelfstandigen en kleine ondernemingen

1. Controleer uw btw-statuut: btw-plichtig met aangiften, vrijstellingsregeling, forfaitair of alleen vrijgestelde handelingen.
2. Breng uw klanten in kaart: welke zijn Belgische btw-plichtige ondernemingen en welke particulieren?
3. Kies een oplossing waarmee u e-facturen via Peppol kunt verzenden én ontvangen.
4. Zorg dat u via Peppol bereikbaar bent, zodat leveranciers u e-facturen kunnen sturen.
5. Vul uw bedrijfsgegevens volledig in: naam, adres, ondernemingsnummer, btw-nummer en IBAN.
6. Controleer of de juiste vermelding op uw facturen staat, bijvoorbeeld de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen.
7. Spreek met uw boekhouder af hoe inkomende en uitgaande e-facturen bij hem terechtkomen.
8. Bewaar de kosten van uw facturatiesoftware apart, met het oog op de verhoogde kostenaftrek.

XRechnungs.de voor zelfstandigen en kleine ondernemingen

Met XRechnungs.de kunt u facturen in Peppol BIS 3.0 via Peppol verzenden en ontvangen. De webapp werkt in het Nederlands, Frans, Duits, Engels en Spaans. U beheert er ook uw klanten en producten, maakt offertes en leveringsbonnen op en controleert facturen met de ingebouwde validatie. Factureert u ook aan Duitse klanten, dan maakt u in dezelfde omgeving XRechnung- en ZUGFeRD-facturen. Uw gegevens worden gehost in Duitsland, binnen de EU.

De abonnementen zijn maandelijks opzegbaar; de actuele prijzen vindt u op de prijspagina. U kunt XRechnungs.de eerst 14 dagen gratis testen, met tot 50 documenten en zonder creditcard. Wilt u alleen even een ontvangen e-factuur bekijken, dan kan dat met de gratis viewer, zonder account.

Veelgestelde vragen

Moet ik als kleine onderneming met vrijstellingsregeling e-facturen versturen?

In principe wel. Volgens de FOD Financiën geldt de verplichting ook voor ondernemingen die de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen toepassen. Facturen aan Belgische btw-plichtige klanten stuurt u dus als gestructureerde e-factuur, en u moet e-facturen van uw leveranciers kunnen ontvangen.

Ik verkoop alleen aan particulieren. Moet ik iets doen?

Uw facturen aan particulieren vallen niet onder de verplichting. Koopt u wel bij Belgische ondernemingen, dan moet u hun e-facturen kunnen ontvangen.

Geldt de verplichting ook voor een zelfstandige in bijberoep?

Ja, als u een actief btw-nummer heeft. Of u in hoofdberoep of bijberoep werkt, maakt voor de e-facturatieplicht geen verschil.

Wat als mijn klant nog geen e-factuur kan ontvangen?

Kan uw klant technisch nog geen e-factuur ontvangen, dan moet u volgens de FOD Financiën toch een factuur uitreiken, op papier of bijvoorbeeld als pdf. Uw klant moet zelf zonder uitstel de nodige stappen zetten om e-facturen te kunnen ontvangen.

Kan ik de kosten van mijn facturatiesoftware fiscaal aftrekken?

Zelfstandigen, vrije beroepen en kleine vennootschappen kunnen periodieke abonnementskosten voor een e-facturatie- of facturatiepakket voor 120 % aftrekken, voor kosten van 2024 tot en met 2027. Bespreek met uw boekhouder of u in aanmerking komt.

Is er nog een tolerantieperiode?

De algemene tolerantieperiode liep tijdens de eerste drie maanden van 2026 en is afgelopen. Alleen in uitzonderlijke omstandigheden kan de administratie na een individueel onderzoek van het dossier nog beslissen om geen boete op te leggen.

Aan de slag

Wilt u uw facturatie als zelfstandige of kleine onderneming eenvoudig op Peppol afstemmen? Start uw gratis proefperiode of neem contact met ons op als u eerst een vraag heeft.