Hermes of facturatiesoftware: welke Peppol-oplossing past bij u?

Wie zich op de e-facturatieplicht voorbereidde, kwam vaak Hermes tegen: een gratis oplossing van de federale overheid om e-facturen via Peppol uit te wisselen. Vandaag is die keuze anders. Volgens publicaties van onder meer Deloitte, Sovos en Comarch werd Hermes op 31 december 2025 uitgeschakeld voor het verzenden en ontvangen van documenten, net voor de start van de verplichting. De overheid kiest uitdrukkelijk voor oplossingen uit de markt. De vraag is dus niet meer of u Hermes of software gebruikt, maar welke Peppol-oplossing bij uw onderneming past.

Wat was Hermes?

Hermes was een platform van de FOD Beleid en Ondersteuning (BOSA), die sinds 2016 ook de Belgische Peppol Authority is. Het was bedoeld als overgangsoplossing: ondernemingen die nog niet op Peppol aangesloten waren, konden er toch e-facturen mee uitwisselen. Volgens marktpartijen kon een ontvanger die niet op Peppol stond, zich met een e-mailadres registreren en ontving hij de factuur dan als pdf per e-mail.

Hermes was dus een brug naar Peppol, geen volwaardig facturatiepakket voor de lange termijn.

Is Hermes nog beschikbaar?

Nee. Volgens dezelfde publicaties is Hermes sinds 31 december 2025 volledig uitgeschakeld voor verzenden en ontvangen, en konden gebruikers hun gearchiveerde gegevens nog tot 31 maart 2026 raadplegen en downloaden. Ook die termijn is intussen verstreken. Als reden wordt een evaluatie van de Business Expert Group e-facturatie aangehaald, die oordeelde dat de Belgische markt voor e-facturatie volwassen genoeg is. Op de overzichtspagina van die groep op einvoice.belgium.be staat de werkgroep rond Hermes als afgerond vermeld. Had u nog vragen over gegevens die in Hermes stonden, richt u dan tot de FOD BOSA.

Waarom geen gratis oplossing van de overheid?

Op de officiële e-facturatiewebsite legt de overheid uit dat ze bewust kiest voor een gedecentraliseerde, marktgedreven aanpak in plaats van één centraal platform. Daarvoor geeft ze drie redenen:

• Er ontstaat geen single point of failure dat het factuurverkeer van alle ondernemingen tegelijk kan stilleggen.
• Een centrale basistoepassing zou veel economische waarde laten liggen; op de markt zijn al toepassingen beschikbaar die meer bieden, sommige zelfs gratis.
• Als overheid moet ze neutraal blijven en kan ze geen commercieel advies geven.

Mercurius, het platform voor facturen aan overheidsdiensten, is geen alternatief voor facturen tussen ondernemingen: het dient voor facturatie aan de overheid (B2G).

Waar let u op bij het kiezen van een Peppol-oplossing?

Of u nu een gratis of een betaalde oplossing overweegt, deze vragen helpen u kiezen:

• Kunt u zowel verzenden als ontvangen? De verplichting geldt in beide richtingen.
• Ondersteunt de oplossing Peppol BIS 3.0, ook voor creditnota's?
• Controleert de software uw factuur vóór verzending, zodat fouten niet pas bij de klant opduiken?
• Kunt u ontvangen e-facturen leesbaar bewaren gedurende de wettelijke bewaartermijn? De FOD Financiën vraagt dat de ontvanger de gestructureerde factuur in een leesbare vorm bewaart, met gegarandeerde integriteit.
• Hoe geraken uw gegevens bij uw boekhouder?
• Zijn er limieten op het aantal documenten, gebruikers of ondernemingen, en wat kost het als u groeit?
• Is de software beschikbaar in uw taal, en kunt u ze maandelijks opzeggen?

Gratis oplossing of volwaardige facturatiesoftware?

Een eenvoudige of gratis oplossing kan volstaan als u weinig facturen maakt en vooral wilt kunnen ontvangen. Bekijk dan wel goed welke beperkingen er gelden, bijvoorbeeld op het aantal documenten of de functies. Volwaardige facturatiesoftware is interessanter als u regelmatig factureert en uw hele proces op één plek wilt: offertes, leveringsbonnen, facturen, creditnota's en klant- en productbeheer. Dat bespaart dubbel invoerwerk en verkleint de kans op fouten.

Voor betaalde abonnementen kunnen kleine kmo's en zelfstandigen bovendien gebruikmaken van een verhoogde kostenaftrek. Meer daarover leest u in fiscaal voordeel voor e-facturatie in België.

Wanneer XRechnungs.de bij u past

Met XRechnungs.de kunt u facturen in Peppol BIS 3.0 via Peppol verzenden en ontvangen. Daarnaast vindt u in dezelfde webapp:

• ingebouwde validatie vóór verzending;
• offertes, leveringsbonnen en beheer van klanten en producten;
• XRechnung en ZUGFeRD/Factur-X voor klanten in Duitsland;
• een interface in het Nederlands, Frans, Duits, Engels en Spaans;
• hosting van uw gegevens in Duitsland, binnen de EU.

De abonnementen starten vanaf €12 per maand en zijn op elk moment opzegbaar. Zonder account kunt u bovendien de gratis XRechnung-viewer, de online validator en de pdf-converter met OCR gebruiken. Een volledig overzicht vindt u op Peppol-facturatiesoftware voor België.

U gebruikte Hermes: wat nu?

1. Kies een oplossing waarmee u via Peppol kunt verzenden én ontvangen, en laat uw onderneming via die oplossing registreren.
2. Controleer daarna of uw onderneming met uw ondernemingsnummer op Peppol vindbaar is. Hoe dat werkt, leest u in het Peppol-ID van een klant opzoeken.
3. Zorg dat de facturen die u eerder via Hermes uitwisselde, in uw eigen archief bewaard zijn voor de wettelijke bewaartermijn.
4. Laat uw leveranciers en klanten weten dat u voortaan via Peppol factureert en ontvangt.

Veelgestelde vragen

Kan ik Hermes nog gebruiken?

Nee. Volgens publicaties van onder meer Deloitte en Sovos is Hermes sinds 31 december 2025 uitgeschakeld voor het verzenden en ontvangen van documenten. U heeft dus een andere Peppol-oplossing nodig.

Biedt de overheid een andere gratis oplossing aan?

Nee. De overheid kiest bewust voor een gedecentraliseerde, marktgedreven aanpak en biedt geen centraal platform voor facturen tussen ondernemingen. Ze wijst er wel op dat er op de markt ook gratis toepassingen bestaan.

Wat is er met mijn facturen in Hermes gebeurd?

Volgens de beschikbare publicaties konden gebruikers hun archief tot 31 maart 2026 raadplegen en downloaden. Die termijn is verstreken. Heeft u nog vragen over gegevens in Hermes, neem dan contact op met de FOD BOSA.

Heb ik software nodig als ik alleen facturen ontvang?

Ja. Ook als u enkel facturen ontvangt, moet u als Belgische btw-plichtige onderneming in principe gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen en bewaren. Daarvoor heeft u een oplossing nodig die op Peppol is aangesloten.

Is Mercurius een alternatief voor Hermes?

Nee. Mercurius is het platform voor facturen aan overheidsdiensten. Voor facturen tussen ondernemingen heeft u een eigen Peppol-oplossing nodig.

Aan de slag

Wilt u zien of XRechnungs.de bij u past? Test de webapp 14 dagen gratis, met tot 50 documenten en zonder creditcard. Meer over het ontvangen van e-facturen leest u in een Peppol-factuur ontvangen, en met vragen kunt u altijd contact met ons opnemen.