Het Peppol-ID van een klant opzoeken (KBO-nummer en Peppol Directory)

Om een e-factuur via Peppol te versturen, heeft u het Peppol-ID van uw klant nodig. Voor Belgische ondernemingen is dat meestal eenvoudig: volgens de FOD Financiën zijn ze op Peppol minstens geregistreerd met hun ondernemingsnummer uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Kent u het ondernemingsnummer, dan kent u in de regel ook het Peppol-ID. Hieronder leest u hoe het ID is opgebouwd, waar u het controleert en wat u doet als uw klant niet gevonden wordt.

Wat is een Peppol-ID?

Een Peppol-ID (ook participant identifier genoemd) is het adres van een onderneming op het Peppol-netwerk. De FOD Financiën vergelijkt het met een telefoonnummer: wie het nummer kent, kan de onderneming bereiken. Het ID bestaat uit twee delen, gescheiden door een dubbelpunt:

• een schemacode die aangeeft welk soort nummer volgt, bijvoorbeeld 0208 voor het Belgische ondernemingsnummer;
• het nummer zelf, bijvoorbeeld 0123456789.

Samen geeft dat 0208:0123456789 (fictief voorbeeld). Een onderneming registreert zich niet rechtstreeks op Peppol, maar via een erkende Peppol-dienstverlener, meestal via haar facturatie- of boekhoudsoftware.

Welke Peppol-ID's worden in België gebruikt?

• 0208 – ondernemingsnummer (KBO): de standaard voor Belgische ondernemingen. Tien cijfers, zonder punten, spaties of landcode, bijvoorbeeld 0208:0123456789. Volgens de FOD Financiën zijn Peppol-dienstverleners contractueel verplicht Belgische ondernemingen minstens met dit nummer te registreren.
• 9925 – btw-nummer: een bijkomend schema met het btw-nummer inclusief landcode, bijvoorbeeld 9925:BE0123456789. De FOD Financiën noemt het btw-nummer, net als IBAN, GLN en DUNS, een Peppol-ID dat aanvullend en op vrijwillige basis kan worden gebruikt.

Begin bij een Belgische klant dus altijd met 0208 en het ondernemingsnummer. Vindt u de klant ook onder 9925, dan is dat meestal dezelfde onderneming met een extra registratie.

Het ondernemingsnummer van uw klant vinden

Het ondernemingsnummer staat vaak al in uw klantgegevens: bij Belgische ondernemingen is het btw-nummer het ondernemingsnummer met BE ervoor. Van BE0123456789 gebruikt u voor schema 0208 dus 0123456789. Heeft u het nummer niet, dan zoekt u het op naam op in KBO Public Search van de FOD Economie, of vraagt u het aan uw klant. Let op dat u het ondernemingsnummer gebruikt en niet het nummer van een vestigingseenheid.

Opzoeken in Lookup Peppol en de Peppol Directory

Er zijn twee openbare hulpmiddelen om na te gaan of een onderneming op Peppol bereikbaar is:

1. Lookup Peppol (lookup.peppol.org): de FOD Financiën verwijst in zijn FAQ naar dit hulpmiddel. U zoekt op naam of op ondernemingsnummer; geef het nummer in als 0208: gevolgd door het ondernemingsnummer. U ziet dan of de onderneming geregistreerd is en welke documenttypes ze kan ontvangen.
2. Peppol Directory (directory.peppol.eu): de openbare zoekfunctie van OpenPeppol, waarin u vrij kunt zoeken op naam, nummer of land. Vindt u een klant hier niet, controleer het ID dan ook in Lookup Peppol voordat u besluit dat de klant niet geregistreerd is.

Twee aandachtspunten: controleer dat uw klant facturen in Peppol BIS Billing 3.0 kan ontvangen, en weet dat deze hulpmiddelen volgens de FOD Financiën niet tonen of een onderneming ook documenten kan versturen. In veel facturatiesoftware gebeurt deze controle trouwens automatisch: de FOD Financiën raadt een Peppol-first-aanpak aan, waarbij de software Peppol verkiest zodra de handelspartner aangesloten is. Wat u na registratie ontvangt, leest u in een Peppol-factuur ontvangen.

Wat als uw klant niet op Peppol staat?

Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen in principe gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen. Toch kan het gebeuren dat u een klant niet terugvindt. Ga dan zo te werk:

1. Controleer het nummer: een typfout, punten in het nummer of een vestigingseenheidsnummer zijn veelvoorkomende oorzaken.
2. Vraag uw klant of hij geregistreerd is en onder welk ID. Een registratie kan ook nog lopende zijn bij zijn dienstverlener.
3. Is uw klant nog niet klaar om via Peppol te ontvangen, dan mag u volgens de FAQ van de FOD Financiën een andere verzendwijze kiezen. Uw klant moet dan wel akkoord gaan met een veilig alternatief, bijvoorbeeld een pdf. Die alternatieve factuur is geldig; zodra het systeem van de klant werkt, factureert u verder via Peppol.

De tolerantieperiode die de FOD Financiën voor de eerste drie maanden van 2026 aankondigde, is intussen voorbij. Ga er dus niet van uit dat een pdf voor Belgische ondernemingen nog standaard volstaat. Niet elke klant valt overigens onder de verplichting: voor particulieren en voor veel buitenlandse klanten gelden andere regels. Factureert u bijvoorbeeld aan Duitse bedrijven, lees dan factureren aan Duitse klanten vanuit België. Wie precies onder de verplichting valt, leest u in e-facturatie verplicht in België.

Veelgemaakte fouten

• Het ondernemingsnummer met punten of spaties ingeven, bijvoorbeeld 0123.456.789 in plaats van 0123456789.
• De landcode BE toevoegen bij schema 0208. BE hoort alleen bij het btw-nummer onder schema 9925.
• Een vestigingseenheidsnummer gebruiken in plaats van het ondernemingsnummer.
• Een verkeerde entiteit kiezen binnen een groep, bijvoorbeeld de moedervennootschap in plaats van de dochter die de factuur moet krijgen.
• Ervan uitgaan dat een klant niet bereikbaar is omdat hij in één zoekfunctie niet verschijnt.

Facturen via Peppol versturen met XRechnungs.de

Met XRechnungs.de kunt u facturen in Peppol BIS 3.0 via Peppol verzenden en ontvangen. U legt de gegevens van uw klanten, zoals ondernemingsnummer en btw-nummer, één keer vast en de ingebouwde validatie controleert uw factuur vóór verzending. Meer daarover leest u op Peppol-facturatiesoftware voor België.

Veelgestelde vragen

Moet mijn klant mij zijn Peppol-ID bezorgen?

Volgens de FOD Financiën hoeft een klant zijn Peppol-ID niet door te geven. Belgische ondernemingen zijn op Peppol minstens met hun ondernemingsnummer geregistreerd, zodat u met 0208 en dat nummer kunt factureren.

Is het Peppol-ID hetzelfde als het btw-nummer?

Niet helemaal. Het standaard Peppol-ID in België is het ondernemingsnummer onder schema 0208, zonder BE. Het btw-nummer kan aanvullend gebruikt worden onder schema 9925, inclusief BE.

Wat betekent 0208 in een Peppol-ID?

0208 is de schemacode voor het Belgische ondernemingsnummer uit de Kruispuntbank van Ondernemingen. Ze vertelt het netwerk dat de tien cijfers erna een KBO-nummer zijn.

Mijn klant staat niet in de Peppol Directory. Wat nu?

Controleer het nummer ook in Lookup Peppol met 0208: gevolgd door het ondernemingsnummer en vraag uw klant naar zijn registratie. Is hij nog niet klaar, dan kunt u met zijn akkoord tijdelijk een veilig alternatief gebruiken, zoals een pdf.

Toont Lookup Peppol ook of mijn klant facturen kan versturen?

Nee. Volgens de FOD Financiën toont het hulpmiddel niet of een onderneming ook documenten kan versturen. Het toont wel of ze geregistreerd is en welke documenttypes ze kan ontvangen.

Aan de slag

Wilt u uw facturen in Peppol BIS 3.0 versturen en ontvangen? Test XRechnungs.de 14 dagen gratis, met tot 50 documenten en zonder creditcard, of bekijk de abonnementen op de prijspagina.