Facturen in de bouw: btw verlegd (medecontractant) en Peppol

In de bouw gelden voor facturen een paar eigen regels. Werkt u als aannemer of onderaannemer voor een andere btw-plichtige onderneming, dan rekent u vaak geen btw aan: de btw wordt verlegd naar uw klant, de medecontractant. Daarvoor moet een vaste clausule op de factuur staan. Werkt u voor particulieren, dan kan onder voorwaarden 6 % btw gelden. En sinds 1 januari 2026 moeten facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen als gestructureerde e-factuur via Peppol worden verstuurd, ook vorderingsstaten en eindafrekeningen. Deze pagina zet alles op een rij.

De algemene regels over e-facturatie vindt u in de verplichte e-facturatie in België.

Wanneer wordt de btw verlegd? De medecontractantregeling

De verlegging van heffing geldt voor werk in onroerende staat en daarmee gelijkgestelde handelingen: bouwen, verbouwen, afbreken, installeren of herstellen aan een gebouw, en vergelijkbare werken. De regeling is van toepassing als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

• Het gaat om werk in onroerende staat of een daarmee gelijkgestelde handeling.
• Uw klant is een btw-plichtige die in België periodieke btw-aangiften indient. Sinds 1 januari 2023 geldt dat ook voor een buitenlandse onderneming die rechtstreeks in België voor btw is geïdentificeerd.

Kleine ondernemingen met de vrijstellingsregeling en landbouwers onder de bijzondere landbouwregeling dienen geen periodieke aangiften in. Zij moeten dat aan de aannemer meedelen, die dan gewoon btw aanrekent. Voor particulieren en andere klanten zonder btw-aangifteplicht rekent u eveneens btw aan, tegen 21 % of onder voorwaarden 6 %.

De verplichte clausule op de factuur

Sinds 1 januari 2023 volstaat de korte vermelding "btw verlegd" niet meer. Een factuur met verlegging van heffing voor werk in onroerende staat moet de volgende clausule bevatten:

“Verlegging van heffing. Bij gebrek aan schriftelijke betwisting binnen een termijn van één maand na de ontvangst van de factuur, wordt de afnemer geacht te erkennen dat hij een belastingplichtige is gehouden tot de indiening van periodieke aangiften. Als die voorwaarde niet vervuld is, is de afnemer ten aanzien van die voorwaarde aansprakelijk voor de betaling van de verschuldigde belasting, interesten en geldboeten.”

Betwist uw klant de factuur niet schriftelijk binnen een maand, dan bent u als aannemer wat betreft de hoedanigheid van de klant ontslagen van aansprakelijkheid, tenzij er sprake is van samenspanning. Laat de exacte formulering in uw facturatiesjablonen best nakijken door uw boekhouder.

Btw verlegd op een Peppol-factuur

Factureert u met verlegging aan een Belgische btw-plichtige klant, dan valt die factuur onder de e-facturatieplicht en verstuurt u ze via Peppol. In de praktijk betekent dat:

• De factuurregels krijgen de btw-categorie voor verlegging van heffing (in Peppol BIS de code AE), met een btw-bedrag van 0 euro en een reden voor de verlegging.
• De volledige clausule neemt u volgens de FAQ van de FOD Financiën op als notitie op de Peppol-factuur.
• Volgens dezelfde FAQ hoeft de ontvanger een factuur niet te weigeren wanneer daarop alleen "btw verlegd" of "verlegging van heffing" staat. Als aannemer vermeldt u wel de volledige clausule.
• Ook creditnota's voor zulke werken gaan via Peppol. Meer daarover in creditnota's via Peppol.

Hoe een Peppol-factuur is opgebouwd, leest u in Peppol BIS 3.0 uitgelegd. Een overzicht van alle algemene factuurvermeldingen vindt u in verplichte vermeldingen op een factuur.

6 % btw voor renovatie van privéwoningen

Voor renovatiewerken aan woningen van particulieren kan het verlaagde tarief van 6 % gelden. De belangrijkste voorwaarden:

• De woning werd voor het eerst in gebruik genomen in een kalenderjaar dat minstens tien jaar voorafgaat aan de datum van de eerste factuur voor de werken.
• Na de werken wordt de woning uitsluitend of hoofdzakelijk als privéwoning gebruikt.
• De werken worden verstrekt en gefactureerd aan de eindverbruiker.

Sinds 2022 is daarvoor geen apart attest van de klant meer nodig. In de plaats komt een vermelding op de factuur van de aannemer. Betwist de klant die niet schriftelijk binnen een maand na ontvangst, dan wordt hij geacht de voorwaarden te aanvaarden. Is niet aan de voorwaarden voldaan, dan is de klant aansprakelijk voor de verschuldigde btw, interesten en boetes. Er gelden nog bijkomende voorwaarden en uitzonderingen; controleer de actuele regels en de exacte tekst van de vermelding bij de FOD Financiën of uw boekhouder.

Renovatiefacturen aan particulieren vallen niet onder de e-facturatieplicht. U mag ze als pdf of op papier versturen.

Vorderingsstaten, voorschotfacturen en eindafrekening

Bouwprojecten worden zelden in één keer gefactureerd. Meestal volgt u een vast patroon: een voorschotfactuur bij de start, vorderingsstaten naargelang de werken vorderen en een eindafrekening na de oplevering. Elke factuur die u daarbij aan een Belgische btw-plichtige klant uitreikt, valt onder de e-facturatieplicht en gaat via Peppol. Een vorderingsstaat die u eerst ter goedkeuring voorlegt, is op zich nog geen factuur; de factuur die erop volgt wel.

Enkele praktische tips:

• Verwijs op elke factuur naar het project, de opdracht of het bestek en naar de periode of de vordering waarop ze betrekking heeft.
• Toon de cumulatieve stand: totaal uitgevoerd, eerder gefactureerd en nu te factureren.
• Verreken in de eindafrekening de voorschotten en vorderingsstaten die u al gefactureerd heeft, zodat niets dubbel wordt aangerekend.
• Factureer meer- en minderwerken herkenbaar, zodat uw klant ze kan koppelen aan de opdracht.
• Neem bij verlegging van heffing de clausule op elke factuur op, ook op voorschotfacturen en vorderingsstaten.

Waarborg en inhouding

Bouwcontracten voorzien vaak een waarborg voor de goede uitvoering, bijvoorbeeld een inhouding op de vorderingsstaten die pas na de oplevering wordt vrijgegeven, of een borgtocht. Hoe u een inhouding op de factuur verwerkt en welke gevolgen dat heeft voor de btw, hangt af van de afspraken in het contract. Bespreek dat vooraf met uw boekhouder, zodat uw facturen en uw boekhouding op elkaar aansluiten.

Bouwfacturatie met XRechnungs.de

Met XRechnungs.de kunt u facturen in Peppol BIS 3.0 via Peppol verzenden en ontvangen. Voor bouwbedrijven, vakmensen en projectmatig werk is er het abonnement Bau & Projekte. Volgens de prijspagina omvat dat onder meer:

• Vorderingsstaten (voorschot- of tussentijdse facturen) met een eigen nummerreeks per project.
• Facturatie op basis van een percentage van de uitgevoerde werken, waarbij u de totale stand of alleen de nieuwe prestaties factureert.
• Gedeeltelijke eindfacturen.
• Inhoudingen als waarborg, projectbreed of per factuur, met een instelbare bovengrens.
• Meerwerken en toeslagen.
• Een projectoverzicht met de eerder gefactureerde vorderingsstaten.

De Belgische fiscale vermeldingen, zoals de clausule bij verlegging van heffing of de vermelding voor 6 % btw, blijven uw verantwoordelijkheid: controleer of ze op elke factuur staan. Daarnaast maakt u in XRechnungs.de offertes en leveringsbonnen op, controleert u facturen met de ingebouwde validatie en factureert u Duitse klanten met XRechnung of ZUGFeRD. Meer over de software leest u op Peppol-facturatiesoftware voor België.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik als aannemer de btw verleggen?

Wanneer u werk in onroerende staat of een daarmee gelijkgestelde handeling uitvoert voor een btw-plichtige klant die in België periodieke btw-aangiften indient. U rekent dan geen btw aan en vermeldt de verplichte clausule over de verlegging van heffing op de factuur.

Wat als een kleine onderneming met vrijstellingsregeling werken bestelt?

Een kleine onderneming met de vrijstellingsregeling dient geen periodieke aangiften in. Zij moet dat aan de aannemer meedelen, die dan gewoon btw aanrekent. Doet zij dat niet en factureert de aannemer met de verplichte clausule, dan is de klant aansprakelijk als de voorwaarde niet vervuld blijkt.

Is de korte vermelding "btw verlegd" nog voldoende?

Nee. Sinds 1 januari 2023 moet de volledige clausule over de verlegging van heffing op de factuur staan. Volgens de FAQ van de FOD Financiën hoeft de ontvanger een Peppol-factuur met alleen "btw verlegd" niet te weigeren, maar als aannemer vermeldt u best altijd de volledige clausule.

Moeten renovatiefacturen aan particulieren via Peppol?

Nee. De e-facturatieplicht geldt tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Aan particulieren mag u een pdf of papieren factuur sturen. Is de particulier zelf op Peppol geregistreerd, dan geldt die registratie als akkoord om een gestructureerde e-factuur te ontvangen.

Moeten vorderingsstaten ook via Peppol?

Ja, als u de vorderingsstaat als factuur uitreikt aan een Belgische btw-plichtige klant. Een vorderingsstaat die u alleen ter goedkeuring voorlegt, is nog geen factuur; de factuur die erop volgt, gaat wel via Peppol.

Kan ik met XRechnungs.de vorderingsstaten en inhoudingen verwerken?

Ja, met het abonnement Bau & Projekte. Het omvat onder meer vorderingsstaten met een eigen nummerreeks per project, gedeeltelijke eindfacturen, inhoudingen met een instelbare bovengrens en meerwerken. Alle details vindt u op de prijspagina.

Aan de slag

Wilt u testen hoe uw bouwfacturen in Peppol BIS 3.0 eruitzien? Probeer XRechnungs.de 14 dagen gratis, met tot 50 documenten en zonder creditcard. Start uw gratis proefperiode, bekijk de abonnementen of neem contact met ons op als u eerst een vraag heeft.