Een creditnota versturen via Peppol: zo werkt het

Een factuur die al vertrokken is, past u niet meer aan. Klopt er iets niet, of geeft u achteraf een korting of terugbetaling, dan maakt u een creditnota op. Sinds de e-facturatieplicht van 1 januari 2026 geldt daarbij een belangrijke regel: corrigeert de creditnota een gestructureerde e-factuur, dan verstuurt u ook de creditnota als gestructureerd elektronisch document, in de praktijk via Peppol. Hieronder leest u wanneer u een creditnota nodig heeft, wat erop moet staan en hoe ze er in Peppol BIS 3.0 uitziet.

Wanneer heeft u een creditnota nodig?

Een creditnota is een verbeterend document: ze vermindert of annuleert (een deel van) een eerder uitgereikte factuur. Typische situaties zijn:

• De factuur bevat een fout, bijvoorbeeld een verkeerd bedrag, een verkeerd btw-tarief of een verkeerde hoeveelheid.
• De factuur is naar de verkeerde klant of de verkeerde onderneming gestuurd.
• Uw klant stuurt goederen terug of een dienst gaat (gedeeltelijk) niet door.
• U geeft achteraf een korting of een commerciële toegeving.
• Dezelfde factuur is per vergissing twee keer uitgereikt.

Een uitgereikte factuur verwijdert of overschrijft u niet. Ze blijft in uw boekhouding en de fout wordt rechtgezet met een creditnota. De FOD Financiën bevestigt in de FAQ op efactuur.belgium.be dat dit door de e-facturatieplicht niet verandert: ten onrechte gefactureerde bedragen moeten het voorwerp uitmaken van een verbeterend stuk.

Ook creditnota's vallen onder de e-facturatieplicht

Volgens de FOD Financiën geldt elk document dat de oorspronkelijke gestructureerde elektronische factuur wijzigt en er specifiek naar verwijst, zelf als gestructureerde elektronische factuur. Creditnota's (en debetnota's) bij een Peppol-factuur verstuurt u dus langs dezelfde weg, en niet als pdf per e-mail.

Voor de overgang geeft de FOD Financiën een nuance: die eis geldt alleen als de oorspronkelijke factuur een gestructureerde e-factuur was. Crediteert u in 2026 een pdf-factuur uit 2025, dan mag de creditnota nog als pdf, zolang uw klant dat aanvaardt. Kiest u toch voor een gestructureerde creditnota, dan moet de klant die aanvaarden. Meer over de verplichting zelf leest u in e-facturatie verplicht in België.

Wat moet er op een creditnota staan?

Een creditnota bevat in grote lijnen dezelfde gegevens als een factuur, aangevuld met een duidelijke verwijzing naar wat er gecorrigeerd wordt:

• Een uniek, opeenvolgend nummer en de datum van uitreiking.
• Naam, adres en btw-nummer of ondernemingsnummer van u en van uw klant, identiek aan de oorspronkelijke factuur.
• Het nummer en de datum van de oorspronkelijke factuur of facturen.
• Een omschrijving van wat gecrediteerd wordt en waarom, bijvoorbeeld een retour of een prijscorrectie.
• Het gecrediteerde bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag per tarief, en het totaal.

In België vermelden creditnota's die btw corrigeren gewoonlijk ook dat de btw aan de Staat moet worden teruggestort voor zover ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht. Vraag uw boekhouder welke formulering u precies gebruikt. Een overzicht van de gewone factuurvermeldingen vindt u in verplichte vermeldingen op een factuur in België.

De creditnota in Peppol BIS 3.0

Peppol BIS Billing 3.0 kent een apart berichttype voor creditnota's: het UBL-document CreditNote met documenttypecode 381. Het documenttype zelf geeft aan dat het om een creditering gaat. Daarom staan de bedragen op een creditnota normaal positief; u zet ze niet zelf in het min. De specificatie voorziet ook in een negatieve factuur als alternatief, en ontvangende systemen moeten beide varianten kunnen verwerken.

De verwijzing naar de oorspronkelijke factuur komt in het element BillingReference (in de Europese norm: BG-3, de verwijzing naar een voorgaande factuur). Een creditnota kan naar één of meer facturen verwijzen. Het factuurnummer is daarbij verplicht; de factuurdatum moet erbij als het nummer niet uniek is. Een vereenvoudigd fragment ter illustratie:

<CreditNote xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CreditNote-2" ...>
  <cbc:ID>CN-2026-0007</cbc:ID>
  <cbc:IssueDate>2026-10-15</cbc:IssueDate>
  <cbc:CreditNoteTypeCode>381</cbc:CreditNoteTypeCode>
  <cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
  <cac:BillingReference>
    <cac:InvoiceDocumentReference>
      <cbc:ID>F-2026-0142</cbc:ID>
      <cbc:IssueDate>2026-09-30</cbc:IssueDate>
    </cac:InvoiceDocumentReference>
  </cac:BillingReference>
  ...
</CreditNote>

Hoe een Peppol-bericht verder is opgebouwd, leest u in Peppol BIS 3.0 uitgelegd. Stuur de creditnota naar hetzelfde Peppol-ID als de oorspronkelijke factuur. Twijfelt u aan het juiste adres, bekijk dan hoe u het Peppol-ID van een klant opzoekt.

Btw corrigeren met een creditnota

Een creditnota heeft gevolgen voor de btw aan beide kanten:

• U als leverancier neemt de creditnota op in uw boekhouding en btw-aangifte, zodat de te veel aangerekende btw wordt gecorrigeerd.
• Uw klant moet de btw die hij op de oorspronkelijke factuur in aftrek bracht, in dezelfde mate corrigeren.
• Ging de factuur naar de verkeerde klant, dan is de btw volgens de FOD Financiën toch verschuldigd en moet de factuur in uw uitgaande facturen worden opgenomen; de correctie gebeurt met een creditnota.

Ontvangt u zelf een factuur die niet voor u bestemd is, dan geeft ze volgens de FOD Financiën geen recht op btw-aftrek. U weigert ze dan, bij voorkeur via Peppol met een zogenaamde Invoice Response met status geweigerd. Hoe en in welke rooster van de btw-aangifte u een creditnota verwerkt, hangt af van de situatie. Laat dit bij twijfel nakijken door uw boekhouder.

Veelgemaakte fouten

• De oorspronkelijke factuur aanpassen of verwijderen in plaats van ze te crediteren.
• Een creditnota als pdf mailen terwijl de oorspronkelijke factuur als gestructureerde e-factuur via Peppol vertrok.
• Geen of een onvolledige verwijzing naar de oorspronkelijke factuur, waardoor de klant de creditnota niet kan koppelen.
• Negatieve bedragen gebruiken in een creditnota van type 381, waardoor de correctie in het systeem van de klant omgekeerd kan uitvallen.
• Een ander btw-tarief op de creditnota dan op de oorspronkelijke factuur.
• Na een volledige creditering vergeten een nieuwe, correcte factuur uit te reiken.

E-facturen versturen en ontvangen met XRechnungs.de

Met XRechnungs.de kunt u facturen in Peppol BIS 3.0 via Peppol verzenden en ontvangen. De ingebouwde validatie wijst u vóór verzending op ontbrekende of foutieve gegevens, en u beheert uw klanten en producten centraal, zodat adressen, btw-nummers en tarieven telkens overeenkomen. Werkt u ook met offertes en leveringsbonnen, dan maakt u die in dezelfde webapp, die beschikbaar is in het Nederlands, Frans, Duits, Engels en Spaans. Meer over de mogelijkheden leest u op Peppol-facturatiesoftware voor België. Heeft u een specifieke vraag over creditnota's in de app, neem dan contact met ons op.

Veelgestelde vragen

Moet een creditnota via Peppol worden verstuurd?

Corrigeert de creditnota een gestructureerde e-factuur, dan geldt ze volgens de FOD Financiën zelf als gestructureerde e-factuur en verstuurt u ze op dezelfde manier, in de praktijk via Peppol. Crediteert u in 2026 een pdf-factuur uit 2025, dan mag de creditnota nog als pdf, zolang uw klant dat aanvaardt.

Mag ik een foutieve factuur gewoon verwijderen?

Nee. Een uitgereikte factuur blijft in uw boekhouding. U corrigeert ze met een creditnota die naar de oorspronkelijke factuur verwijst en reikt zo nodig daarna een nieuwe, correcte factuur uit.

Kan ik een factuur gedeeltelijk crediteren?

Ja. U neemt op de creditnota alleen de lijnen of het bedrag op dat u corrigeert, bijvoorbeeld de teruggestuurde artikelen, en verwijst naar het nummer en de datum van de oorspronkelijke factuur.

Creditnota of negatieve factuur: wat gebruik ik in Peppol BIS 3.0?

Peppol BIS 3.0 kent beide varianten en ontvangende systemen moeten beide kunnen verwerken. Een creditnota van type 381 met positieve bedragen is voor de meeste klanten het duidelijkst, omdat het documenttype al aangeeft dat het om een creditering gaat.

Wat doet mijn klant met de btw op een creditnota?

Uw klant moet de btw die hij op de oorspronkelijke factuur in aftrek bracht, in dezelfde mate corrigeren. Hoe dat in de btw-aangifte gebeurt, bespreekt hij best met zijn boekhouder.

Aan de slag

Wilt u facturen in Peppol BIS 3.0 opmaken, controleren en verzenden in een overzichtelijke webapp? Start uw gratis proefperiode: 14 dagen, tot 50 documenten en zonder creditcard. De abonnementen vindt u op de prijspagina.