E-factuur als zzp'er: wanneer is het verplicht?

Kort antwoord: als zzp'er in Nederland ben je op dit moment niet algemeen verplicht om e-facturen te sturen aan andere bedrijven. Een pdf of papieren factuur mag nog. Factureer je aan de Rijksoverheid, dan moet het wel een e-factuur zijn. En het kabinet wil e-facturatie tussen bedrijven vanaf 1 juli 2030 verplicht maken. Hieronder lees je wat dat voor jou betekent en hoe je je kunt voorbereiden.

Wat is een e-factuur (en waarom een pdf dat niet is)?

Een e-factuur is een gestructureerd bestand in een standaardformaat dat de software van je klant automatisch kan inlezen en verwerken. Een pdf die je als bijlage per e-mail stuurt, is volgens de KvK geen e-factuur: het is een digitale factuur die een mens nog moet lezen of overtypen. Dat onderscheid is belangrijk, want waar een e-factuur verplicht is, voldoe je met een pdf niet.

Voor e-facturen wordt vaak het Peppol-netwerk gebruikt, met het formaat Peppol BIS 3.0. Meer daarover lees je in Peppol BIS 3.0 uitgelegd.

Wanneer is een e-factuur nu al verplicht?

• Rijksoverheid: lever je aan ministeries of andere onderdelen van de Rijksoverheid, dan moet je een e-factuur sturen; een pdf wordt niet geaccepteerd. Je kunt daarvoor je eigen facturatiesoftware gebruiken of het Leveranciersportaal van de overheid.
• Andere overheden: ook andere overheidsorganisaties kunnen een e-factuur vragen. Kijk wat je opdrachtgever in de inkoopvoorwaarden vraagt.
• Afspraak met je klant: buiten de overheid is een e-factuur nu optioneel en vraagt die instemming van je klant. Spreek je het af, dan houd je je er natuurlijk aan.

Alles over facturen aan overheden lees je in e-factureren aan de Nederlandse overheid via Peppol.

Klanten in België: Peppol op verzoek

In België sturen btw-plichtige ondernemingen elkaar sinds 2026 gestructureerde e-facturen, in de praktijk via Peppol. Heb je als Nederlandse zzp'er Belgische zakelijke klanten, dan kunnen zij je vragen om ook via Peppol te factureren, omdat hun boekhouding daarop is ingericht. Of en wanneer dat voor jou verplicht is, hangt af van je situatie; lees factureren aan Belgische klanten via Peppol voor de details. Werk je voor Duitse opdrachtgevers, kijk dan ook bij factureren aan Duitse klanten vanuit Nederland.

Wat verandert er vanaf 2030?

Op basis van de Europese plannen ‘VAT in the Digital Age’ (ViDA) wordt e-facturatie voor zakelijke transacties tussen EU-landen vanaf 1 juli 2030 verplicht. Het kabinet heeft in september 2026 gekozen om dit ook voor binnenlandse transacties tussen bedrijven in te voeren. Volgens de KvK geldt dan:

• vanaf 1 juli 2030: e-facturatie verplicht voor leveringen tussen bedrijven binnen de EU en binnen Nederland;
• vanaf 1 juli 2031: binnenlandse transacties tussen bedrijven ook digitaal rapporteren aan de Belastingdienst.

Let op: voor de binnenlandse verplichting is nog een wet nodig. Het wetsvoorstel moet nog door het parlement worden aangenomen; volgens berichtgeving over de aankondiging van het kabinet volgt eerst een internetconsultatie. Datums en details kunnen dus nog veranderen. Het complete overzicht staat op e-facturatie verplicht in Nederland.

Geldt de verplichting ook als je de KOR gebruikt?

Volgens de huidige plannen zijn ondernemers die de kleineondernemersregeling (KOR) gebruiken uitgezonderd van de digitale rapportage, zo meldt de KvK. In berichtgeving over het kabinetsbesluit wordt ook genoemd dat de binnenlandse e-factuurverplichting niet voor KOR-ondernemers gaat gelden. Dit staat nog niet in een aangenomen wet, dus houd de definitieve regels in de gaten. Ook met de KOR kan een klant of overheid je nog steeds om een e-factuur vragen.

Wat kun je als zzp'er nu al doen?

1. Breng in kaart hoe je nu facturen maakt, verstuurt en ontvangt.
2. Kijk welke klanten nu al een e-factuur willen of nodig hebben, zoals overheden en Belgische bedrijven.
3. Controleer of je facturatiesoftware e-facturen kan versturen en ontvangen en of die Peppol ondersteunt.
4. Zorg dat je facturen nu al alle verplichte gegevens bevatten; die gelden straks ook voor een e-factuur. Zie alle factuureisen in Nederland.
5. Bespreek de veranderingen met je boekhouder en stap geleidelijk over op een digitale administratie.

E-facturen versturen met XRechnungs.de

XRechnungs.de is een webapp waarmee je facturen, offertes en pakbonnen maakt en klanten en producten beheert, in het Nederlands, Duits, Engels, Frans of Spaans. Met XRechnungs.de kun je facturen in Peppol BIS 3.0 via Peppol versturen en ontvangen. Voor Duitse klanten maak je ook XRechnung en ZUGFeRD/Factur-X. Ingebouwde validatie controleert je e-factuur voordat je verstuurt. Je gegevens worden in Duitsland (EU) gehost en je kunt op elk moment opzeggen. Meer over de mogelijkheden lees je bij Peppol-facturatiesoftware voor Nederland.

Zonder account kun je ook gratis een ontvangen e-factuur openen met de e-factuurviewer, een bestand controleren met de online validator of een pdf omzetten met de pdf-converter met OCR.

Veelgestelde vragen

Moet ik als zzp'er nu al e-facturen sturen?

Niet in het algemeen. Aan bedrijven en particulieren mag je in Nederland nu nog een pdf of papieren factuur sturen. Factureer je aan de Rijksoverheid, dan is een e-factuur wel verplicht. Ook andere overheden of zakelijke klanten kunnen erom vragen.

Is een pdf-factuur een e-factuur?

Nee. Een pdf is een digitale factuur, maar geen e-factuur. Een e-factuur is een gestructureerd bestand in een standaardformaat dat software automatisch kan verwerken.

Hoe stuur ik een e-factuur naar de Rijksoverheid?

De Rijksoverheid ontvangt e-facturen via het Peppol-netwerk. Je kunt een e-factuur sturen vanuit facturatiesoftware die Peppol ondersteunt of via het Leveranciersportaal van de overheid.

Wordt e-facturatie in 2030 ook verplicht voor zzp'ers?

Volgens de huidige plannen geldt de verplichting vanaf 1 juli 2030 voor transacties tussen bedrijven, dus in principe ook voor zzp'ers die aan bedrijven factureren. Voor de binnenlandse verplichting moet het wetsvoorstel nog worden aangenomen, en voor KOR-ondernemers is een uitzondering gepland.

Ik gebruik de KOR. Moet ik iets doen?

Volgens de KvK ben je met de KOR onder de huidige plannen uitgezonderd van de digitale rapportage. Een klant of overheid kan je toch om een e-factuur vragen, dus het is verstandig om te weten hoe je er een maakt.

Wil je zien hoe een e-factuur via Peppol werkt? Probeer XRechnungs.de gratis: 14 dagen, tot 50 documenten en zonder creditcard. De abonnementen staan op de prijzenpagina en met vragen kun je terecht via het contactformulier.