E-factureren aan de overheid in Nederland via Peppol: zo werkt het

Lever je goederen of diensten aan een ministerie, gemeente of andere overheidsorganisatie? Dan krijg je vroeg of laat de vraag om een e-factuur te sturen in plaats van een pdf. Op deze pagina lees je wie een e-factuur moet sturen, welke formaten en kanalen de overheid gebruikt, welke gegevens er verplicht op moeten en waardoor een e-factuur vaak vastloopt.

Kort antwoord

• Lever je aan de Rijksoverheid, dan moet je een e-factuur sturen. Een pdf per e-mail is geen e-factuur.
• Gemeenten, provincies en waterschappen kunnen ook een e-factuur eisen. Staat het in de inkoopvoorwaarden van je contract, dan ben je verplicht.
• De e-factuur gaat in de praktijk via het Peppol-netwerk, via je eigen software, een serviceprovider of een factuurportaal. Voor incidentele facturen aan het Rijk is er het Leveranciersportaal.
• Zet altijd het juiste ordernummer en het OIN van de ontvangende organisatie op de factuur.

Wie moet een e-factuur sturen naar de overheid?

Volgens het overheidsloket voor ondernemers (business.gov.nl) moeten leveranciers van de Rijksoverheid e-facturen sturen. Decentrale overheden, zoals gemeenten, provincies en waterschappen, kunnen dat ook van je vragen. Is het opgenomen in de inkoopvoorwaarden van je opdracht, dan ben je eraan gebonden.

Andersom geldt: organisaties die onder de aanbestedingsregels vallen, zoals overheden maar ook bijvoorbeeld onderwijsinstellingen en musea, moeten e-facturen kunnen ontvangen en verwerken. Dat vloeit voort uit de Europese richtlijn 2014/55/EU over elektronische facturering bij overheidsopdrachten.

Voor facturen tussen bedrijven onderling bestaat in Nederland op dit moment geen algemene e-factuurplicht. Wat er op dat vlak aankomt, lees je op onze pagina over e-facturatie verplicht in Nederland.

Wat is een e-factuur volgens de overheid?

Een e-factuur is een gestructureerd bestand waarin elk gegeven op een vaste plek staat, zodat het boekhoudsysteem van de ontvanger de factuur automatisch kan verwerken. Een pdf, een gescande factuur of een Word-bestand voldoet daar niet aan, ook niet als je die per e-mail stuurt.

Inhoudelijk gelden dezelfde eisen als voor een papieren factuur. De e-factuur bevat dus onder meer je factuurnummer, factuurdatum, omschrijving, btw-tarief en btw-bedrag.

Welke formaten worden geaccepteerd?

De Nederlandse Peppolautoriteit (NPa), die onder het ministerie van Binnenlandse Zaken valt, noemt voor facturen in het Nederlandse Peppol-domein twee specificaties:

• Peppol BIS Billing 3.0: de internationale Peppol-specificatie voor facturen en creditnota's, gebaseerd op de Europese norm EN 16931. Meer uitleg vind je in Peppol BIS 3.0 uitgelegd.
• SI-UBL 2.0: de Nederlandse invulling van EN 16931, ook bekend als NLCIUS.

Beide specificaties zijn op dezelfde Europese norm gebaseerd. Individuele overheidsorganisaties kunnen in hun inkoopvoorwaarden of factuurinstructies wel extra eisen stellen. Lees die dus altijd na, of vraag je opdrachtgever welk formaat hij verwacht.

Via welk kanaal verstuur je de e-factuur?

De Helpdesk e-factureren van de Rijksoverheid noemt vier manieren om een e-factuur te sturen:

1. Via je eigen boekhoud- of factuursoftware, als die op Peppol is aangesloten.
2. Via een serviceprovider die je boekhoudpakket met Peppol verbindt.
3. Via een algemeen factuurportaal dat Peppol ondersteunt. Daarmee bereik je ook gemeenten, waterschappen en bedrijven.
4. Via het Leveranciersportaal van de Rijksoverheid. Dat is bedoeld voor incidentele facturen en werkt alleen voor het Rijk: je vult de factuur daar handmatig in.

Volgens Logius ontvangt de Rijksoverheid e-orders en e-facturen sinds begin 2024 via een eigen Rijksoverheid Access Point op Peppol. Peppol is daarmee het hoofdkanaal voor e-facturen aan het Rijk.

Peppol-ID's in Nederland: OIN, KvK en btw-nummer

Op Peppol heeft elke deelnemer een Peppol-ID: een code voor het type nummer, gevolgd door het nummer zelf. De NPa noemt voor Nederland deze varianten:

• 0190 + OIN: het Organisatie-identificatienummer van 20 cijfers. Volgens de NPa is het OIN verplicht voor rijksoverheden, provincies en gemeenten.
• 0106 + KvK-nummer: veel gebruikt door Nederlandse bedrijven.
• 9944 + btw-nummer: een alternatief voor bedrijven die hun btw-identificatienummer als Peppol-ID gebruiken.

Het OIN van je opdrachtgever vind je meestal in de opdrachtbrief of bestelling. Sommige organisaties hebben meer dan één OIN, dus gebruik precies het nummer dat je opdrachtgever opgeeft. Hoe je een Peppol-ID in het algemeen terugvindt, lees je in Peppol-ID opzoeken.

Welke gegevens moeten op de e-factuur?

Naast de gewone factuurvereisten letten overheidsorganisaties vooral op deze gegevens:

• Ordernummer of referentie: neem het nummer uit de opdrachtbrief exact over. Voeg geen spaties, leestekens of woorden als ‘ordernummer’ toe, tenzij die in het nummer zelf staan.
• Orderregelnummer: sommige opdrachtgevers vragen per factuurregel het bijbehorende regelnummer uit de bestelling.
• OIN van de ontvangende organisatie.
• Je eigen KvK-nummer en btw-nummer, zonder punten of spaties (bijvoorbeeld NL123456789B01). Als zzp’er gebruik je je btw-id, niet je omzetbelastingnummer.
• Een uniek factuurnummer, de factuurdatum, een omschrijving en het btw-tarief.

Sommige organisaties vragen meer. De politie bijvoorbeeld verlangt een ordernummer of, als dat ontbreekt, een kostenplaats als kopersreferentie. Controleer dus altijd de factuurinstructies in je opdracht.

Veelvoorkomende redenen voor afwijzing of vertraging

• Ontbrekend of verkeerd ordernummer, of een ordernummer met extra tekens.
• Een factuurnummer dat je al eerder hebt gebruikt.
• Een btw-nummer in het verkeerde formaat.
• Een verkeerd of ontbrekend OIN, bijvoorbeeld een KvK-nummer op de plek van het OIN van de ontvanger.
• Een bestand dat technisch niet aan de specificatie voldoet, of bijlagen die te groot zijn.
• Een pdf in plaats van een gestructureerde e-factuur.

Krijg je geen foutmelding maar ook geen betaling? De Helpdesk e-factureren ziet de betaalstatus niet. Neem na het verstrijken van de betaaltermijn contact op met je opdrachtgever.

E-factureren aan de overheid met XRechnungs.de

Met XRechnungs.de kun je facturen in Peppol BIS 3.0 via Peppol versturen en ontvangen. De webapplicatie is beschikbaar in het Nederlands en helpt je bij het voorbereiden van een correcte e-factuur:

• Ingebouwde validatie, zodat je fouten in je factuur ziet voordat je die verstuurt.
• Klanten en producten opslaan, zodat je referenties en gegevens niet steeds opnieuw hoeft in te voeren.
• Ook offertes en pakbonnen maken in dezelfde omgeving.
• Je gegevens worden gehost in Duitsland, binnen de EU.

Vraag bij je opdrachtgever na of een factuur in Peppol BIS 3.0 past binnen zijn factuurinstructies. Wil je een ontvangen e-factuur controleren, dan kan dat zonder account met de online validator. Een overzicht van wat je in Nederland van Peppol-software mag verwachten, vind je op de pagina over Peppol-facturatiesoftware voor Nederland.

Veelgestelde vragen

Is een pdf-factuur per e-mail voldoende voor de Rijksoverheid?

Nee. Leveranciers van de Rijksoverheid moeten een e-factuur sturen, en een pdf is geen e-factuur. Een pdf als bijlage bij de e-factuur is alleen nodig als je opdrachtgever daarom vraagt.

Moet ik ook aan gemeenten, provincies en waterschappen een e-factuur sturen?

Dat hangt af van je contract. Decentrale overheden kunnen een e-factuur eisen, en staat dat in de inkoopvoorwaarden, dan ben je verplicht. Ze moeten e-facturen in elk geval kunnen ontvangen.

Wat is een OIN en waar vind ik het?

Het OIN is een Organisatie-identificatienummer van 20 cijfers waarmee overheidsorganisaties elektronisch bereikbaar zijn. Je vindt het meestal in de opdrachtbrief of bestelling. Staat het er niet in, vraag het dan aan je contactpersoon bij de opdrachtgever.

Kan ik het KvK-nummer van de overheidsorganisatie gebruiken in plaats van het OIN?

Nee. Het OIN is verplicht op e-facturen aan overheidsorganisaties. Facturen met een ander nummer op die plek worden volgens de Helpdesk e-factureren niet geaccepteerd.

Ik factureer maar af en toe aan het Rijk. Heb ik dan software nodig?

Niet per se. Voor incidentele facturen aan de Rijksoverheid kun je het Leveranciersportaal gebruiken. Dat werkt alleen voor het Rijk. Factureer je ook aan gemeenten of bedrijven, dan is software met Peppol-koppeling of een factuurportaal praktischer.

Hoe corrigeer ik een e-factuur die al verstuurd is?

Je past een verzonden e-factuur niet aan. Je crediteert de factuur volledig en stuurt daarna een nieuwe factuur met een nieuw, uniek factuurnummer. Hoe een creditnota via Peppol werkt, lees je in creditnota via Peppol.

Wil je e-facturen via Peppol versturen zonder eerst een abonnement af te sluiten? Probeer XRechnungs.de 14 dagen gratis, met tot 50 documenten en zonder creditcard. De abonnementen zijn op elk moment opzegbaar; bekijk ze op de prijspagina. Heb je een vraag, neem dan contact met ons op.