Factureren aan Duitse klanten vanuit Nederland: XRechnung, ZUGFeRD en Peppol

Duitsland voert de e-factuur voor bedrijven stap voor stap in. Heb je als Nederlandse ondernemer Duitse klanten, dan krijg je steeds vaker vragen over XRechnung, ZUGFeRD of een Leitweg-ID. Op deze pagina lees je wat de Duitse regels voor jou betekenen, welk formaat je kiest en hoe je de btw en je ICP-opgaaf goed regelt.

Kort antwoord

• De Duitse B2B-e-factuurplicht geldt voor handelingen tussen ondernemingen die in Duitsland gevestigd zijn. Zonder vestiging in Duitsland ben je als Nederlands bedrijf niet verplicht.
• Je Duitse klant kan wel om een e-factuur vragen, omdat hij die al moet kunnen ontvangen en automatisch wil verwerken.
• Voor de Duitse overheid heb je in de regel een XRechnung met Leitweg-ID nodig.
• Voor de btw gelden de gewone regels: meestal btw verlegd bij diensten of een intracommunautaire levering bij goederen, plus vermelding in je ICP-opgaaf.

Geldt de Duitse e-factuurplicht voor Nederlandse bedrijven?

Het Duitse ministerie van Financiën (BMF) heeft de regels toegelicht in een schrijven van 15 oktober 2024. Volgens die toelichting geldt de verplichting voor handelingen tussen ondernemers die in Duitsland gevestigd zijn. Factureer je vanuit Nederland zonder vestiging in Duitsland, dan geldt de verplichting niet voor jou.

Voor Duitse bedrijven loopt de invoering zo:

• Sinds 1 januari 2025 moeten ze e-facturen kunnen ontvangen.
• Vanaf 1 januari 2027 moeten bedrijven met een omzet van meer dan €800.000 in het voorgaande jaar e-facturen uitreiken.
• Vanaf 1 januari 2028 geldt de uitreikingsplicht voor alle betrokken bedrijven.

Omdat Duitse bedrijven hun inkoopfacturen steeds vaker automatisch verwerken, is de kans groot dat je klant je vraagt om een XRechnung of ZUGFeRD-factuur, ook al ben je daar wettelijk niet toe verplicht. Heb je wel een vaste inrichting in Duitsland, laat je situatie dan beoordelen door een belastingadviseur.

XRechnung, ZUGFeRD of Peppol: welk formaat kies je?

Een Duitse e-factuur moet volgens het BMF in een gestructureerd formaat zijn dat aan de Europese norm EN 16931 voldoet. In de praktijk kom je drie varianten tegen.

XRechnung

De Duitse standaard: een zuiver XML-bestand in UBL- of CII-syntaxis. Duitse overheden vragen dit formaat, en veel bedrijven accepteren het ook. Een ontvangen XRechnung open je zonder account met de gratis XRechnung-viewer.

ZUGFeRD en Factur-X

Een hybride formaat: een pdf met een ingebed XML-bestand. Leesbaar voor mensen en verwerkbaar door software, en daarom populair bij Duitse mkb-bedrijven. Volgens het BMF is ZUGFeRD toegestaan vanaf versie 2.0.1, met uitzondering van de profielen MINIMUM en BASIC-WL. Het Franse Factur-X is technisch gelijk.

Peppol BIS 3.0

Peppol BIS 3.0 is ook op EN 16931 gebaseerd. Toelichtingen bij het BMF-schrijven noemen het als voorbeeld van een toegestaan formaat, maar of je klant het kan ontvangen, hangt af van zijn software. Veel Duitse bedrijven ontvangen e-facturen nog per e-mail en zijn niet op Peppol aangesloten. Spreek daarom vooraf met je klant af welk formaat en kanaal hij wil.

Factureren aan de Duitse overheid: Leitweg-ID en OZG-RE

Voor Duitse overheidsopdrachten gelden aparte regels. De federale overheid vraagt e-facturen volgens de XRechnung-standaard, met een Leitweg-ID op de factuur. Dat is een routeringsnummer waarmee de factuur bij de juiste dienst terechtkomt. Je krijgt het van je opdrachtgever.

Facturen aan de federale overheid dien je in via OZG-RE. De twee federale factuurportalen zijn in september 2025 samengevoegd; het oude portaal ZRE is sinds het vierde kwartaal van 2025 niet meer beschikbaar. OZG-RE ondersteunt invoer via een webformulier, het uploaden van een bestand en verzending via Peppol. Via Peppol is het adres van de ontvanger het voorvoegsel 0204, gevolgd door de Leitweg-ID. Volgens e-rechnung-bund.de is Peppol BIS 3.0 compatibel met XRechnung.

Deelstaten en gemeenten kunnen eigen portalen en regels hebben. Vraag dus altijd na via welk kanaal je opdrachtgever de factuur wil ontvangen.

Btw: verlegd, intracommunautaire levering en ICP-opgaaf

Het e-factuurformaat verandert niets aan de btw. Voor de meeste B2B-handelingen met een Duitse ondernemer met een geldig btw-nummer geldt:

• Diensten: in de meeste gevallen verleg je de btw. Je rekent geen Nederlandse btw en vermeldt ‘btw verlegd’ op de factuur. In het Duits heet dit ‘Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers’.
• Goederen die naar Duitsland worden vervoerd: doorgaans een intracommunautaire levering tegen 0%, mits je aan de voorwaarden voldoet.
• Controleer het btw-nummer van je klant in VIES en vermeld beide btw-nummers op de factuur.
• Neem deze diensten en leveringen op in je btw-aangifte en in de opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP).

Er zijn uitzonderingen, bijvoorbeeld voor diensten met betrekking tot onroerend goed, personenvervoer of toegang tot evenementen. Factureer je aan een Duitse overheid of een klant zonder btw-nummer, laat de btw-behandeling dan nakijken door je boekhouder.

Duitse klanten factureren met XRechnungs.de

XRechnungs.de is ontwikkeld voor de Duitse e-factuur en werkt ook in het Nederlands. Je kunt er:

• XRechnung (UBL en CII) en ZUGFeRD/Factur-X aanmaken, met ondersteuning voor de Leitweg-ID.
• Je facturen controleren met de ingebouwde validatie voordat je ze verstuurt.
• Facturen in Peppol BIS 3.0 via Peppol versturen en ontvangen, bijvoorbeeld voor klanten in Nederland en België.
• Bestaande pdf-facturen met de pdf-converter met OCR omzetten naar XRechnung of ZUGFeRD.

XRechnungs.de dient facturen niet rechtstreeks in bij OZG-RE. Je downloadt de XRechnung en dient die in via het kanaal dat je opdrachtgever aangeeft. Een ontvangen e-factuur controleer je zonder account met de online XRechnung-validator.

Veelgestelde vragen

Moet ik als Nederlands bedrijf een XRechnung sturen naar Duitse bedrijfsklanten?

Nee, zolang je geen vestiging in Duitsland hebt. De Duitse B2B-verplichting geldt voor handelingen tussen in Duitsland gevestigde ondernemingen. Vraagt je klant om een e-factuur, dan is het wel praktisch om daarop in te gaan.

Wat is het verschil tussen XRechnung en ZUGFeRD?

Een XRechnung is een zuiver XML-bestand. ZUGFeRD combineert een pdf met een ingebed XML-bestand. Beide kunnen aan EN 16931 voldoen, maar Duitse overheden vragen doorgaans een XRechnung.

Kan ik mijn Duitse klant ook via Peppol factureren?

Dat kan als je klant via Peppol bereikbaar is. Peppol BIS 3.0 is op EN 16931 gebaseerd, maar veel Duitse bedrijven zijn nog niet op Peppol aangesloten. Stem het kanaal vooraf af.

Wat is een Leitweg-ID en waar vind ik die?

Een Leitweg-ID is een routeringsnummer waarmee Duitse overheidsdiensten binnenkomende e-facturen bij de juiste afdeling laten belanden. Je krijgt het van je opdrachtgever en zet het op de factuur.

Moet een factuur aan een Duitse klant in mijn ICP-opgaaf?

Ja, als je de btw verlegt bij een dienst of een intracommunautaire levering van goederen doet. Je neemt die op in je btw-aangifte en in de opgaaf intracommunautaire prestaties.

Kan XRechnungs.de facturen rechtstreeks bij OZG-RE indienen?

Nee. XRechnungs.de maakt de XRechnung met Leitweg-ID aan, die je downloadt of per e-mail verstuurt. Het indienen bij het portaal regel je zelf via het kanaal dat je opdrachtgever aangeeft.

Factureer je ook aan Belgische klanten, lees dan factureren aan Belgische klanten via Peppol. Wil je XRechnung, ZUGFeRD en Peppol in één tool? Probeer XRechnungs.de 14 dagen gratis, met tot 50 documenten en zonder creditcard, of bekijk de abonnementen.