Factureren aan Belgische klanten: moeten je facturen via Peppol?

Sinds 1 januari 2026 sturen Belgische bedrijven elkaar gestructureerde e-facturen via Peppol. Heb je als Nederlandse ondernemer klanten in België, dan krijg je waarschijnlijk de vraag of jouw facturen voortaan ook via Peppol kunnen. Op deze pagina lees je of je daartoe verplicht bent, waarom je klant er toch om kan vragen en hoe je het in de praktijk regelt.

Kort antwoord

• De Belgische e-facturatieplicht geldt voor binnenlandse B2B-facturen tussen ondernemingen die in België gevestigd en btw-plichtig zijn.
• Heeft je Nederlandse onderneming geen vaste inrichting in België, dan val je daar volgens fiscale toelichtingen in principe niet onder.
• Je Belgische klant moet wel e-facturen via Peppol kunnen ontvangen, en vraagt daar daarom vaak om.
• Voor de btw verandert er niets: bij diensten aan Belgische ondernemers geldt meestal btw verlegd, bij goederen meestal een intracommunautaire levering, en beide horen in je ICP-opgaaf.

Wat houdt de Belgische e-facturatieplicht in?

Volgens de Belgische overheid (efactuur.belgium.be) moeten sinds 1 januari 2026 alle Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling gestructureerde elektronische facturen gebruiken. Een pdf per e-mail volstaat dan niet meer. De facturen worden verstuurd via Peppol, een internationaal netwerk voor het uitwisselen van e-facturen.

Het standaardformaat is Peppol BIS Billing 3.0. Volgens toelichtingen bij de wetgeving mogen partijen onderling een ander formaat afspreken, zolang dat aan de Europese norm EN 16931 voldoet. Meer over de Belgische regels lees je op onze pagina over e-facturatie verplicht in België.

Geldt de verplichting ook voor Nederlandse ondernemingen?

In de meeste gevallen niet. De verplichting is gericht op ondernemingen die voor de btw in België gevestigd zijn. Fiscale toelichtingen bij de wet gaan ervan uit dat buitenlandse ondernemingen zonder vaste inrichting in België buiten de verplichting vallen, ook als ze een Belgisch btw-nummer hebben.

Anders ligt het als je onderneming wel een vaste inrichting in België heeft, bijvoorbeeld een vestiging met eigen personeel en middelen die bij de handeling betrokken is. Dan word je voor deze regels behandeld als een Belgische onderneming. Twijfel je over je situatie, gebruik dan de controletool op efactuur.belgium.be of vraag je belastingadviseur om advies.

Waarom je Belgische klant toch om Peppol vraagt

Ook als jij niet verplicht bent, werkt je Belgische klant inmiddels met software die e-facturen via Peppol ontvangt en automatisch verwerkt. Een pdf moet hij handmatig inboeken, en dat past niet meer in zijn proces. Het is daarom goed mogelijk dat hij je vraagt om voortaan via Peppol te factureren, of dat afspreekt in het contract of de inkoopvoorwaarden.

Voor jou heeft het ook voordelen: je factuur komt direct in het systeem van je klant terecht, zonder risico dat een e-mail in een spammap belandt.

Zo pak je het in de praktijk aan

1. Vraag je klant hoe hij facturen wil ontvangen en welk Peppol-ID hij gebruikt. Je kunt het ook zelf nakijken; hoe dat werkt, lees je in Peppol-ID opzoeken.
2. Zorg dat je zelf via Peppol kunt versturen, via software of een serviceprovider.
3. Controleer het btw-nummer van je klant in VIES, het controlesysteem van de Europese Commissie.
4. Maak de factuur op in Peppol BIS 3.0 met de juiste btw-vermelding, en neem referenties zoals een bestelnummer over als je klant daarom vraagt.
5. Verwerk de factuur in je btw-aangifte en je opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP).

Moet je een factuur corrigeren, stuur dan een creditnota via hetzelfde kanaal. Zie creditnota via Peppol.

Btw bij facturen aan Belgische zakelijke klanten

Het factuurformaat verandert niets aan de btw-regels. Voor de meeste B2B-handelingen met een Belgische ondernemer met een geldig btw-nummer geldt:

• Diensten: in de meeste gevallen verleg je de btw naar je klant. Je rekent geen Nederlandse btw en vermeldt ‘btw verlegd’ op de factuur. Je klant draagt de btw af in België.
• Goederen die je naar België vervoert: dit is doorgaans een intracommunautaire levering tegen 0%, mits je aan de voorwaarden voldoet en het vervoer kunt aantonen.
• Vermeld je eigen btw-id en dat van je klant op de factuur.
• Neem deze diensten en leveringen op in je btw-aangifte en in je opgaaf intracommunautaire prestaties.

Er zijn uitzonderingen. Volgens business.gov.nl kun je bijvoorbeeld de btw niet verleggen bij diensten met betrekking tot onroerend goed, restaurant- en cateringdiensten, personenvervoer en toegang tot evenementen. Laat twijfelgevallen nakijken door je boekhouder.

Belgische klanten factureren met XRechnungs.de

Met XRechnungs.de kun je facturen in Peppol BIS 3.0 via Peppol versturen en ontvangen. Zo factureer je je Belgische klanten in het formaat dat zij verwachten, en ontvang je ook facturen van Belgische leveranciers via hetzelfde netwerk.

• Ingebouwde validatie voordat je een factuur verstuurt.
• Klanten, producten, offertes en pakbonnen beheren in dezelfde omgeving.
• Een webapplicatie in het Nederlands, Duits, Engels, Frans en Spaans, handig als je ook Franstalige klanten hebt.
• Gegevens gehost in Duitsland, binnen de EU.

Factureer je ook aan Duitse klanten of aan de Nederlandse overheid? Lees dan ook factureren aan Duitse klanten vanuit Nederland en e-factureren aan de overheid via Peppol.

Veelgestelde vragen

Ben ik als Nederlandse ondernemer verplicht om via Peppol te factureren aan Belgische klanten?

In principe niet, zolang je geen vaste inrichting in België hebt. De Belgische verplichting richt zich op ondernemingen die in België gevestigd zijn. Je klant kan Peppol wel als voorwaarde stellen in jullie afspraken.

Mag ik mijn Belgische klant nog een pdf-factuur sturen?

Als je niet onder de Belgische verplichting valt en je klant akkoord gaat, kan dat. Veel Belgische bedrijven verwerken facturen inmiddels via Peppol en geven daarom de voorkeur aan een e-factuur. Stem het vooraf af met je klant.

Welk formaat gebruik ik voor een e-factuur aan een Belgische klant?

Peppol BIS Billing 3.0 is in België het standaardformaat. Een ander formaat dat aan EN 16931 voldoet is mogelijk als je klant daarmee akkoord gaat.

Wat zet ik op de factuur als ik de btw verleg?

Je rekent geen Nederlandse btw, vermeldt ‘btw verlegd’ en zet zowel je eigen btw-id als het btw-nummer van je klant op de factuur. Controleer het btw-nummer van je klant vooraf in VIES.

Moet een factuur aan een Belgische klant in de ICP-opgaaf?

Ja, als het gaat om een dienst waarbij je de btw verlegt of om een intracommunautaire levering van goederen. Je neemt die op in je btw-aangifte en in de opgaaf intracommunautaire prestaties.

Wil je je Belgische klanten via Peppol factureren? Probeer XRechnungs.de 14 dagen gratis, met tot 50 documenten en zonder creditcard, of bekijk eerst de abonnementen. Meer over de Nederlandse situatie lees je op e-facturatie verplicht in Nederland.