Rechnung online erstellen: Anleitung, Pflichtangaben und E-Rechnung

Eine Rechnung online zu erstellen heißt: Sie füllen im Browser ein Formular aus, und daraus entsteht eine fertige Rechnung als PDF oder E-Rechnung – ohne Software zu installieren. Ob ein einfacher Online-Generator reicht oder ein Online-Rechnungsprogramm besser passt, hängt davon ab, wie oft Sie Rechnungen schreiben und an wen. Diese Anleitung zeigt beide Wege, die Pflichtangaben und was sich durch die E-Rechnung ändert.

Zwei Wege, eine Rechnung online zu erstellen

Online-Rechnungsgenerator

Ein Generator ist ein einzelnes Webformular: Angaben eintragen, PDF herunterladen, fertig. Viele Generatoren sind kostenlos und funktionieren ohne Anmeldung. Der Nachteil zeigt sich ab der zweiten Rechnung: Kunden- und Leistungsdaten werden oft nicht gespeichert, die Rechnungsnummer müssen Sie selbst fortführen, und um Ablage und Aufbewahrung kümmern Sie sich ebenfalls selbst. Die meisten Generatoren erzeugen nur ein PDF, keine E-Rechnung.

Online-Rechnungsprogramm

Ein Online-Rechnungsprogramm läuft ebenfalls im Browser, speichert aber Ihre Kunden, Leistungen und Rechnungen in einem Konto. Neue Rechnungen entstehen aus vorhandenen Daten, Rechnungsnummern werden fortlaufend vergeben, und neben PDF-Rechnungen erzeugt das Programm E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Dazu kommen Angebote, Mahnungen und die Übergabe an die Steuerberatung.

Was passt zu Ihnen?

• Eine einzelne Rechnung, etwa für einen einmaligen Verkauf an eine Privatperson: Ein Generator oder eine Vorlage reicht.
• Regelmäßige Rechnungen an wiederkehrende Kunden: Ein Online-Rechnungsprogramm spart Zeit und vermeidet Fehler bei Nummern und Pflichtangaben.
• Rechnungen an Unternehmen oder Behörden: Sie brauchen ein Programm, das E-Rechnungen erzeugt – spätestens wenn die Pflicht für Sie gilt.

Welche Arten von Rechnungssoftware es insgesamt gibt, zeigt der Überblick Programme zum Rechnungen schreiben. Welche kostenlosen Lösungen es gibt und wo ihre Grenzen liegen, lesen Sie unter Rechnungsprogramm kostenlos.

Diese Angaben braucht jede Rechnung

Egal ob Generator, Vorlage oder Programm: Eine Rechnung an ein Unternehmen muss die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten:

• vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden
• Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsdatum und eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer
• Menge und Art der Lieferung bzw. Art und Umfang der Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Nettobetrag nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, Steuersatz und Steuerbetrag – oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung
• im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen, zum Beispiel Skonto

Für Kleinunternehmer gelten vereinfachte Angaben, siehe Rechnung schreiben als Kleinunternehmer; für Beträge bis 250 € gibt es die Kleinbetragsrechnung. Die vollständige Checkliste finden Sie unter Pflichtangaben einer Rechnung.

Rechnung online erstellen mit XRechnungs.de: Schritt für Schritt

1. Konto anlegen: Registrieren und die Testphase starten – 14 Tage, bis zu 50 Dokumente, ohne Kreditkarte.
2. Firmendaten hinterlegen: Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung und Ihren Steuerstatus – Kleinunternehmerregelung oder Regelbesteuerung. Diese Angaben geben Sie nur einmal ein.
3. Kunden und Leistungen anlegen: einzeln oder per CSV-Import.
4. Rechnung erstellen: Kunden wählen, Positionen mit Menge, Preis und Steuersatz hinzufügen. Auch mehrere Steuersätze in einer Rechnung sind möglich; Summen und Steuern werden berechnet.
5. Prüfen: Die Validierung zeigt fehlende oder fehlerhafte Angaben, bevor die Rechnung den Kunden erreicht.
6. Erzeugen und versenden: als PDF, XRechnung oder ZUGFeRD – per E-Mail direkt aus dem Programm, als Download oder über das Peppol-Netzwerk.
7. Zahlung verfolgen: Bleibt sie aus, erstellen Sie eine Mahnung; Fehler korrigieren Sie über eine Stornorechnung.

Ihre Rechnungen bleiben im Konto gespeichert und lassen sich jederzeit exportieren. Für Ihre Steuerkanzlei übertragen Sie sie direkt an DATEV Unternehmen online – mehr dazu unter E-Rechnung und DATEV. Die Web-App läuft auf Laptop, Tablet und Smartphone.

PDF oder E-Rechnung: Was Sie online erstellen müssen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen: Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz Rechnungen an inländische Unternehmen als E-Rechnung schicken, ab 2028 alle. Bis dahin ist eine PDF-Rechnung an Unternehmen noch möglich, wenn der Empfänger zustimmt.

Ein PDF aus einem Online-Generator ist keine E-Rechnung – auch wenn es per E-Mail verschickt wird. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, etwa eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung. Ausgenommen von der Pflicht sind Rechnungen an Privatpersonen, Rechnungen von Kleinunternehmern und Kleinbetragsrechnungen bis 250 €. Alle Fristen: E-Rechnung Pflicht.

Worauf Sie bei Online-Tools achten sollten

• Datenschutz: Kundendaten sind personenbezogene Daten. Achten Sie auf den Serverstandort und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. XRechnungs.de speichert die Daten in Deutschland.
• Aufbewahrung: Rechnungen müssen Sie acht Jahre aufbewahren, E-Rechnungen im Originalformat. Speichert ein Generator nichts, sind Sie für die Ablage selbst verantwortlich – siehe Wie lange Rechnungen aufbewahren?.
• Nummernkreis: Jede Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden. Bei Generatoren müssen Sie selbst mitzählen.
• Export: Sie sollten Ihre Rechnungen jederzeit vollständig exportieren können, auch wenn Sie den Anbieter wechseln.
• E-Rechnungsformate: Für Geschäftskunden zählt, ob das Tool XRechnung und ZUGFeRD erzeugt.

Was kostet es, eine Rechnung online zu erstellen?

Online-Generatoren sind meist kostenlos, Online-Rechnungsprogramme werden in der Regel als Abo angeboten. Sie können XRechnungs.de 14 Tage kostenlos testen – mit bis zu 50 Dokumenten und ohne Kreditkarte. Einen dauerhaft kostenlosen Tarif gibt es nicht; danach beginnen die Tarife bei 12 € pro Monat oder 10 € pro Monat bei jährlicher Zahlung, jeweils zzgl. MwSt. und jederzeit kündbar. Kostenlos nutzbar sind der XRechnung-Viewer und der Validator. Alle Tarife finden Sie auf der Preisseite.

Verwandte Themen

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• Rechnungsprogramm kostenlos: Gratis-Optionen und Grenzen
• Pflichtangaben einer Rechnung
• XRechnung kostenlos erstellen: Anleitung
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Häufige Fragen zum Erstellen von Rechnungen online

Kann ich eine Rechnung online kostenlos erstellen?

Ja, viele Online-Generatoren sind kostenlos, erzeugen aber meist nur ein PDF und speichern keine Daten. XRechnungs.de können Sie 14 Tage lang mit bis zu 50 Dokumenten und ohne Kreditkarte testen; danach beginnen die Tarife bei 10 € pro Monat bei jährlicher Zahlung.

Ist eine online erstellte PDF-Rechnung gültig?

Ja, wenn sie alle Pflichtangaben enthält. Für Rechnungen an inländische Unternehmen gilt aber: Ab 2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle, ist eine E-Rechnung vorgeschrieben. Bis dahin braucht eine PDF-Rechnung an Unternehmen die Zustimmung des Empfängers. An Privatpersonen dürfen Sie weiterhin PDF-Rechnungen schicken.

Muss eine Online-Rechnung unterschrieben werden?

Nein. Eine Unterschrift gehört nicht zu den Pflichtangaben einer Rechnung. Das gilt für PDF-Rechnungen ebenso wie für E-Rechnungen.

Kann ich online eine XRechnung erstellen?

Ja. Mit XRechnungs.de erstellen Sie XRechnungen in UBL oder CII im Browser und tragen bei Bedarf die Leitweg-ID ein. Wie das Schritt für Schritt geht, zeigt die Anleitung XRechnung kostenlos erstellen.

Wie vergebe ich die Rechnungsnummer richtig?

Jede Rechnungsnummer muss eindeutig sein und darf nur einmal vergeben werden. Ein Rechnungsprogramm führt den Nummernkreis automatisch fort; bei Generatoren und Vorlagen müssen Sie selbst darauf achten.

Kann ich Rechnungen auf dem Smartphone erstellen?

Ja. XRechnungs.de ist eine Web-App und läuft im Browser auf Laptop, Tablet und Smartphone, ohne Installation.

Fazit

Für eine einzelne Rechnung reicht ein Online-Generator. Wer regelmäßig Rechnungen schreibt – und erst recht an Unternehmen –, ist mit einem Online-Rechnungsprogramm besser bedient: Daten werden gespeichert, Nummern fortlaufend vergeben, und E-Rechnungen entstehen auf Knopfdruck. Jetzt 14 Tage kostenlos testen.