ZUGFeRD-Rechnung erstellen: Anleitung, Profile und typische Fehler

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF, in das eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten eingebettet ist. Ihr Kunde sieht eine gewohnte Rechnung, seine Buchhaltungssoftware liest die Daten automatisch aus. Mit Word oder Excel lässt sich so eine Datei nicht erzeugen – Sie brauchen eine Software, die PDF und XML in einer PDF/A-3-Datei verbindet.

Diese Anleitung zeigt, was Sie vorbereiten müssen, welches Profil das richtige ist, wie Sie eine ZUGFeRD-Rechnung Schritt für Schritt erstellen und welche Fehler Sie vermeiden sollten. Was ZUGFeRD grundsätzlich ist, erklärt der Beitrag ZUGFeRD Rechnung einfach erklärt.

Was Sie für eine ZUGFeRD-Rechnung brauchen

• Alle Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG, etwa Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer und Leistungsdatum
• Eine Software, die ZUGFeRD in der aktuellen Version erzeugt
• Das passende Profil für Ihren Empfänger (siehe nächster Abschnitt)
• Bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID

Welches ZUGFeRD-Profil ist das richtige?

ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen, die unterschiedlich viele Daten enthalten. Aktuell ist ZUGFeRD 2.5 (Juni 2026), technisch identisch mit dem französischen Factur-X 1.09. Eine Übersicht aller Versionen und Profile finden Sie unter ZUGFeRD-Versionen und Profile.

• MINIMUM und BASIC WL: enthalten nur wenige Daten und gelten in Deutschland nicht als E-Rechnung.
• BASIC: einfache Rechnungen mit Positionen; erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung.
• EN 16931 (früher COMFORT): bildet die europäische Norm vollständig ab – für die meisten Rechnungen an Unternehmen die sichere Wahl.
• EXTENDED: zusätzliche Felder für komplexe Fälle, etwa in Industrie oder Handel.
• XRECHNUNG: die XML-Daten folgen den Regeln der XRechnung – für öffentliche Auftraggeber, die ZUGFeRD akzeptieren.

Faustregel: Für Rechnungen an Unternehmen wählen Sie EN 16931. Für Behörden ist die XRechnung der Standard; ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG nur, wenn der Auftraggeber es ausdrücklich annimmt.

ZUGFeRD-Rechnung erstellen mit XRechnungs.de: Schritt für Schritt

1. Konto anlegen: Registrieren und die Testphase starten – 14 Tage, bis zu 50 Dokumente, ohne Kreditkarte.
2. Firmendaten hinterlegen: Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung und Kontaktdaten. Sie geben sie nur einmal ein.
3. Kunden und Artikel anlegen: einzeln oder per CSV-Import; bei Behörden die Leitweg-ID beim Kunden eintragen.
4. Rechnung erstellen: Kunden wählen, Positionen mit Menge, Preis und Steuersatz hinzufügen; Summen und Steuern werden berechnet.
5. Prüfen: Vor dem Export wird die Rechnung gegen die Regeln der E-Rechnung geprüft. Fehlen Pflichtangaben, sehen Sie einen Hinweis.
6. Als ZUGFeRD exportieren und versenden: XRechnungs.de erzeugt ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei in der aktuellen ZUGFeRD-Version. Sie senden die Datei per E-Mail oder laden sie herunter.

Kunden in Frankreich schicken Sie dieselbe Rechnung als Factur-X. Wer eine reine XML-Datei braucht, erstellt aus denselben Daten eine XRechnung – wie das geht, zeigt die Anleitung XRechnung kostenlos erstellen.

ZUGFeRD-Rechnung prüfen

Dass das PDF korrekt aussieht, sagt noch nichts über die XML-Daten aus. Prüfen Sie vor dem ersten Versand, ob die XML-Datei eingebettet ist, welches Profil sie hat und ob Beträge und Steuersätze mit dem PDF übereinstimmen. Mit dem kostenlosen Validator für XRechnung und ZUGFeRD testen Sie die Datei gegen die offiziellen Regeln.

Bestehende PDF-Rechnung in ZUGFeRD umwandeln

Haben Sie Rechnungen bisher als einfaches PDF geschrieben, müssen Sie nicht von vorn beginnen. Mit dem Konverter für PDF zu ZUGFeRD und XRechnung werden die Daten per Texterkennung ausgelesen; Sie prüfen und ergänzen sie, und daraus entsteht eine ZUGFeRD-Rechnung. Kontrollieren Sie die erkannten Werte immer vor dem Versand.

Typische Fehler – und wie Sie sie vermeiden

• Falsches Profil: Eine Datei im Profil MINIMUM oder BASIC WL ist keine E-Rechnung. Nutzen Sie mindestens BASIC, besser EN 16931.
• PDF und XML weichen ab: Maßgeblich ist der XML-Teil. Erzeugen Sie beide aus denselben Daten statt das PDF nachträglich zu ändern.
• Datei nach dem Export bearbeitet: Komprimieren, Zusammenführen oder Signieren mit einem PDF-Editor kann die XML-Datei entfernen oder das PDF/A-3-Format beschädigen.
• Leitweg-ID fehlt: Rechnungen an Behörden werden ohne sie oft abgelehnt.
• Nur Ausdruck archiviert: Bewahren Sie die vollständige Datei auf – in der Regel acht Jahre. Mehr dazu unter Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

ZUGFeRD oder XRechnung?

ZUGFeRD eignet sich, wenn Ihre Kunden weiterhin ein lesbares PDF erwarten und ihre Software gleichzeitig Daten auslesen soll – typisch zwischen Unternehmen. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei und bei öffentlichen Auftraggebern Standard. Beide erfüllen ab dem passenden Profil die Anforderungen an eine E-Rechnung. Den Vergleich im Detail finden Sie unter XRechnung: Was ist das?.

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Häufige Fragen zum Erstellen von ZUGFeRD-Rechnungen

Kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung mit Word oder Excel erstellen?

Nein. Word und Excel erzeugen nur ein normales PDF ohne eingebettete XML-Datei. Für eine ZUGFeRD-Rechnung brauchen Sie eine Software, die die strukturierten Daten erzeugt und mit dem PDF zu einer PDF/A-3-Datei verbindet.

Welches ZUGFeRD-Profil sollte ich wählen?

Für die meisten Rechnungen an Unternehmen ist das Profil EN 16931 die sichere Wahl, weil es die europäische Norm vollständig abbildet. Die Profile MINIMUM und BASIC WL gelten nicht als E-Rechnung. Für öffentliche Auftraggeber kommt das Profil XRECHNUNG oder direkt eine XRechnung in Frage.

Kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung kostenlos erstellen?

Sie können XRechnungs.de 14 Tage lang mit bis zu 50 Dokumenten und ohne Kreditkarte testen. Einen dauerhaft kostenlosen Tarif gibt es nicht; danach beginnen die Tarife bei 10 € pro Monat bei jährlicher Zahlung. Viewer und Validator sind kostenlos nutzbar.

Kann ich ZUGFeRD-Rechnungen an Behörden schicken?

Das hängt vom Auftraggeber ab. Standard bei öffentlichen Auftraggebern ist die XRechnung. Manche Rechnungsportale akzeptieren auch ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG – klären Sie das vorab und geben Sie die Leitweg-ID an.

Was gilt, wenn PDF und XML voneinander abweichen?

Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte XML-Teil maßgeblich. Abweichungen zwischen PDF-Ansicht und XML-Daten sollten deshalb gar nicht erst entstehen – erzeugen Sie beide Teile aus denselben Rechnungsdaten und verändern Sie die Datei nach dem Export nicht mehr.

Ist ZUGFeRD dasselbe wie Factur-X?

Technisch ja: Seit Version 2.1 sind ZUGFeRD und das französische Factur-X identisch. Die aktuelle Version ZUGFeRD 2.5 entspricht Factur-X 1.09. Unterschiede gibt es vor allem beim Namen und bei den nationalen Profilen wie XRECHNUNG.

Fazit: Mit dem richtigen Profil ist ZUGFeRD schnell erstellt

Eine ZUGFeRD-Rechnung entsteht nicht in Word, sondern in einer Software, die PDF und XML zusammenführt. Wählen Sie für Unternehmenskunden das Profil EN 16931, prüfen Sie die Datei vor dem ersten Versand und bearbeiten Sie sie danach nicht mehr. Mit XRechnungs.de erstellen Sie ZUGFeRD-Rechnungen in der aktuellen Version – testen Sie es 14 Tage lang ohne Kreditkarte: jetzt kostenlos testen.