Factura electrónica en Alemania: lo que deben saber las empresas españolas (2025–2028)

Alemania está trasladando la facturación entre empresas (B2B) a la factura electrónica estructurada de forma escalonada. Desde el 1 de enero de 2025, las empresas establecidas en Alemania deben poder recibir facturas electrónicas, y entre 2027 y 2028 también estarán obligadas a emitirlas. Si tu empresa está en España y vende a clientes alemanes, esta guía te explica el calendario, a quién se aplica la obligación, qué formatos se aceptan y qué cambia (y qué no) para ti.

El calendario en resumen

• Desde el 1 de enero de 2025: toda empresa establecida en Alemania debe poder recibir y conservar facturas electrónicas de otras empresas nacionales.
• Hasta el 31 de diciembre de 2026: en operaciones B2B nacionales todavía se pueden emitir facturas en papel o en PDF. El PDF y otros formatos electrónicos requieren el consentimiento del destinatario.
• Durante 2027: el papel y el PDF solo siguen permitidos para proveedores cuya facturación total del año anterior (2026) no superó los 800.000 €.
• Desde el 1 de enero de 2028: todas las facturas B2B nacionales incluidas en el ámbito de aplicación deben emitirse como factura electrónica.

La base legal es el § 14 de la Ley alemana del IVA (Umsatzsteuergesetz, UStG), modificado por la Ley de Oportunidades de Crecimiento (Wachstumschancengesetz). El Ministerio Federal de Finanzas (BMF) ha desarrollado los detalles en dos circulares oficiales, del 15 de octubre de 2024 y del 15 de octubre de 2025.

¿Qué cuenta como factura electrónica en Alemania?

Según la normativa alemana del IVA, una factura electrónica (E-Rechnung) es una factura que se emite, se transmite y se recibe en un formato electrónico estructurado que permite su procesamiento automático. El formato debe cumplir la norma europea EN 16931. Un PDF, una factura en papel escaneada o una foto de una factura no son facturas electrónicas, aunque las envíes por correo electrónico. La ley alemana las llama «otras facturas» (sonstige Rechnungen).

Todos los datos obligatorios de la factura deben estar en los datos estructurados. En formatos híbridos como ZUGFeRD, a efectos fiscales solo cuenta el XML incrustado; el PDF visible es únicamente una copia legible. Si quieres saber más sobre por qué un PDF no basta, lee si una factura en PDF sigue siendo válida en Alemania.

¿A quién se aplica la obligación?

La obligación afecta a las operaciones B2B nacionales: tanto el proveedor como el cliente deben ser empresas establecidas en Alemania. En general, una empresa está establecida en Alemania si tiene allí su domicilio social, su sede de dirección o un establecimiento permanente (Betriebsstätte) que intervenga en la operación o, en el caso de empresarios individuales, su residencia.

Estar dado de alta a efectos de IVA en Alemania no es lo mismo que estar establecido allí. Una empresa extranjera que solo tiene un número de IVA alemán, por ejemplo porque almacena mercancía en un almacén en Alemania, en general no se considera establecida en Alemania a efectos de la factura electrónica. La circular del BMF indica además que, como proveedor, puedes basarte en la información que te facilite tu cliente, por ejemplo el número de identificación a efectos del IVA que te comunique.

Las facturas a consumidores finales (B2C) no están incluidas. Las facturas a organismos públicos siguen reglas propias, que explicamos más abajo.

Qué significa para tu empresa española

Vendes a clientes en Alemania

Si tu empresa no está establecida en Alemania, la obligación alemana de emitir facturas electrónicas no se te aplica, aunque tu cliente sea una empresa alemana. Por ejemplo, una empresa de Valencia con NIF español que vende componentes a un fabricante de Stuttgart puede seguir facturando según las normas que correspondan a esa operación, por ejemplo en PDF.

En la práctica, sin embargo, muchos clientes alemanes están automatizando su contabilidad de proveedores en torno a XRechnung y ZUGFeRD, y algunos te pedirán una factura estructurada porque la procesan más rápido. Enviar voluntariamente un archivo ZUGFeRD o XRechnung puede ayudarte a cobrar a tiempo. Las diferencias entre los formatos se explican en nuestra guía XRechnung, ZUGFeRD y Factur-X: diferencias. Si trabajas por cuenta propia, consulta también cómo facturar como autónomo a clientes en Alemania.

Tienes una filial o un establecimiento permanente en Alemania

Una filial alemana es una empresa alemana: ya debe recibir facturas electrónicas y tendrá que emitirlas según el calendario anterior. Lo mismo puede aplicarse a un establecimiento permanente en Alemania que realice o reciba la operación. Consulta con tu asesor fiscal cómo se trata tu estructura.

Recibes facturas electrónicas de proveedores alemanes

Los proveedores alemanes no están obligados a enviarte una factura electrónica si tu empresa está establecida fuera de Alemania. Aun así, algunos lo hacen porque su programa de facturación genera archivos XRechnung o ZUGFeRD por defecto. Si recibes un archivo XML que no puedes leer, nuestra guía cómo abrir y leer una XRechnung te explica tus opciones.

¿Qué facturas quedan exentas?

Incluso entre dos empresas alemanas, algunas facturas no tienen que ser electrónicas:

• Facturas de pequeño importe, con un total bruto de hasta 250 €.
• Billetes que hacen las veces de factura, por ejemplo en el transporte de viajeros.
• Determinadas operaciones exentas de IVA según el § 4 n.º 8 a 29 UStG, como muchos servicios financieros, de seguros y médicos.
• Facturas de empresas acogidas al régimen de pequeños empresarios (Kleinunternehmer, según el § 19 UStG).

Estas excepciones solo afectan a la emisión. Toda empresa establecida en Alemania, incluidas las acogidas al régimen Kleinunternehmer, debe poder recibir facturas electrónicas.

Formatos aceptados

• XRechnung: la implementación alemana en XML de la norma EN 16931 y el estándar para facturar a organismos públicos.
• ZUGFeRD 2.0.1 o posterior: un PDF híbrido con un XML incrustado. Sirven todos los perfiles excepto MINIMUM y BASIC-WL, porque estos dos no contienen todos los datos que necesita una factura.
• Factur-X: el equivalente franco-alemán de ZUGFeRD, técnicamente alineado con él.
• Otros formatos: otros formatos conformes con la EN 16931 y, si ambas partes lo acuerdan, formatos como EDI, siempre que los datos exigidos puedan extraerse correctamente.

Recibir facturas electrónicas: qué necesitas

Según el BMF, como mínimo basta con un buzón de correo electrónico para recibir facturas electrónicas. Además necesitas una forma de leer el archivo estructurado, comprobarlo y conservarlo. Como una XRechnung es un archivo XML puro, es difícil de leer sin una herramienta. Nuestro visor gratuito de XRechnung muestra la factura con un diseño legible y el validador gratuito de XRechnung comprueba un archivo frente a la norma. Ninguno de los dos requiere cuenta.

Conservación de las facturas

Las facturas electrónicas deben conservarse en su formato estructurado original; una copia impresa no es suficiente. Desde 2025, el plazo de conservación de las facturas como justificantes contables en Alemania es de ocho años. La circular del BMF de 2025 indica que, a efectos del IVA, basta con conservar la parte estructurada sin modificar. El archivo también debe cumplir los principios contables alemanes conocidos como GoBD; pregunta a tu asesor fiscal cómo se aplican a tus sistemas.

Facturar a la Administración pública alemana (B2G)

Las facturas al sector público siguen reglas propias. Los proveedores de organismos federales deben enviar, por norma general, facturas electrónicas desde el 27 de noviembre de 2020, según el Reglamento federal de facturación electrónica (E-Rechnungsverordnung). En la práctica, esto significa XRechnung, enviada a través de los portales federales de facturas e incluyendo la Leitweg-ID (identificador de enrutamiento del destinatario público), que identifica al organismo receptor. Los estados federados y los municipios tienen sus propias normas, así que revisa los requisitos de tu contrato. Estas reglas B2G también pueden aplicarse a proveedores extranjeros. Te lo explicamos en detalle en cómo facturar a la Administración pública alemana.

¿Qué pasa si una factura no cumple los requisitos?

Una vez terminado el periodo transitorio que te corresponda, una factura en un formato incorrecto no es una factura correcta según la normativa alemana del IVA. Según la circular del BMF de 2025, si el archivo no cumple la sintaxis de la EN 16931, no es una factura electrónica y tu cliente puede perder el derecho a deducir el IVA soportado. Por eso, lo habitual es que los clientes rechacen esas facturas y pidan una correcta, lo que puede retrasar el cobro.

Mirando al futuro: el paquete ViDA de la UE

La obligación alemana forma parte de una evolución europea más amplia. En marzo de 2025, la UE adoptó el paquete «El IVA en la era digital» (ViDA). Entre otras cosas, permite a los Estados miembros introducir la factura electrónica obligatoria a nivel nacional sin autorización especial y prevé la factura electrónica con notificación digital para las operaciones B2B intracomunitarias a partir de julio de 2030. Si vendes en varios países de la UE, tiene sentido elegir ya procesos y herramientas basados en la EN 16931.

¿Y tus facturas dentro de España?

España tiene sus propias reglas, independientes de las alemanas: VeriFactu se aplicará desde el 1 de enero de 2027 a las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades y desde el 1 de julio de 2027 al resto de obligados, y la factura electrónica B2B regulada por el RD 238/2026 tendrá plazos que se cuentan desde la publicación de la orden ministerial correspondiente. XRechnungs.de está pensado para facturar a Alemania (XRechnung, ZUGFeRD y Factur-X). Para tus facturas dentro de España necesitas un software que cumpla la normativa española.

Cómo prepararte

1. Comprueba si tu empresa está establecida en Alemania y si lo están tus clientes.
2. Asegúrate de que puedes recibir, leer y conservar archivos XRechnung y ZUGFeRD.
3. Si tienes una filial o establecimiento en Alemania, averigua qué fecha de emisión le corresponde (2027 o 2028) según la facturación del año anterior.
4. Acuerda un formato con tus clientes y configura un software que genere facturas conformes con la EN 16931.
5. Revisa tu sistema de archivo con tu asesor fiscal.

XRechnungs.de es una aplicación web para crear, convertir y validar facturas XRechnung (UBL y CII), ZUGFeRD y Factur-X conformes con la EN 16931, con la interfaz disponible en español y los datos alojados en Alemania (UE). Puedes descargar la factura o enviarla por correo electrónico a tu cliente. Si todavía generas tus facturas en PDF, el convertidor de PDF a XRechnung y ZUGFeRD las transforma en facturas electrónicas estructuradas; en nuestra guía para convertir una factura PDF a XRechnung o ZUGFeRD te explicamos cómo funciona. Y si estás comparando herramientas, consulta qué debe ofrecer un software de factura electrónica para Alemania.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatoria la factura electrónica en Alemania?

En parte. Desde el 1 de enero de 2025, las empresas establecidas en Alemania deben poder recibir facturas electrónicas. La obligación de emitirlas se aplica desde 2027 a las empresas con una facturación del año anterior superior a 800.000 € y desde el 1 de enero de 2028 a todas las empresas incluidas en el ámbito de aplicación.

¿Tiene mi empresa española que enviar facturas electrónicas a clientes alemanes?

No. La obligación B2B alemana solo se aplica cuando tanto el proveedor como el cliente están establecidos en Alemania. Un proveedor extranjero sin establecimiento en Alemania puede enviar una factura electrónica de forma voluntaria, y algunos clientes alemanes lo prefieren.

¿Tener un número de IVA alemán me obliga a cumplir la normativa?

En general, no. Estar dado de alta a efectos de IVA en Alemania no es lo mismo que estar establecido allí. Lo que cuenta es tener en Alemania el domicilio social, la sede de dirección o un establecimiento permanente. Si tienes dudas, consulta a tu asesor fiscal.

¿Una factura en PDF es una factura electrónica?

No. Un PDF no contiene datos estructurados que puedan procesarse automáticamente. En facturas B2B nacionales solo se admite durante el periodo transitorio y únicamente con el consentimiento del destinatario.

¿Qué formatos se aceptan?

Los formatos conformes con la EN 16931, en particular XRechnung y ZUGFeRD a partir de la versión 2.0.1 (excepto los perfiles MINIMUM y BASIC-WL), así como Factur-X. Otros formatos como EDI son posibles por acuerdo entre las partes si los datos exigidos pueden extraerse correctamente.

¿Las pequeñas empresas alemanas tienen que emitir facturas electrónicas?

Las empresas acogidas al régimen Kleinunternehmer del § 19 UStG no tienen que emitirlas. Como todas las empresas establecidas en Alemania, sí deben poder recibirlas.

¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas electrónicas?

En Alemania, las facturas deben conservarse por norma general durante ocho años, y las facturas electrónicas, en su formato estructurado original.

Siguiente paso

Tanto si tu filial alemana tiene que emitir facturas electrónicas como si simplemente quieres facilitar las cosas a tus clientes alemanes, conviene empezar pronto. Puedes probar XRechnungs.de gratis durante 14 días, con hasta 50 documentos y sin tarjeta. Los planes, desde 12 € al mes y cancelables en cualquier momento, están en la página de precios. Esta guía es información general y no sustituye el asesoramiento fiscal.