Cómo hacer una factura en Alemania siendo autónomo: requisitos y Kleinunternehmer

Si vives en Alemania y trabajas por tu cuenta, tus facturas tienen que cumplir la ley alemana del IVA (Umsatzsteuergesetz, UStG), no la normativa española. En esta guía te explicamos qué datos debe llevar una factura alemana, cómo facturar si te acoges al régimen de pequeños empresarios (Kleinunternehmerregelung), cómo facturar a clientes en España, en otros países de la UE o fuera de ella, y qué supone para ti la factura electrónica.

La información refleja la normativa vigente en 2026. Las normas fiscales tienen excepciones, así que para tu caso concreto consulta con un asesor fiscal (Steuerberater).

Autónomo en Alemania: Freiberufler o Gewerbetreibender

En Alemania no existe una figura idéntica al «autónomo» español. Quien trabaja por cuenta propia suele encajar en una de estas dos categorías:

• Freiberufler (profesional liberal): actividades como las que enumera el § 18 de la ley del impuesto sobre la renta (EStG), por ejemplo profesiones científicas, artísticas, literarias o docentes, o profesiones como médico, arquitecto, ingeniero, periodista o traductor. No registras un negocio (Gewerbe): te das de alta directamente en tu oficina tributaria (Finanzamt).
• Gewerbetreibender (actividad empresarial o comercial): por ejemplo comercio, hostelería o artesanía. Registras la actividad en la oficina municipal de actividades económicas (Gewerbeamt) y, a partir de cierto beneficio, puedes tener que pagar el impuesto municipal sobre actividades económicas (Gewerbesteuer).

Para facturar, la diferencia importa poco: en ambos casos se aplican las mismas reglas del IVA alemán (Umsatzsteuer). Si no tienes claro en qué categoría encajas, coméntalo con un asesor fiscal antes de darte de alta.

Datos obligatorios de una factura en Alemania

El § 14, apartado 4, UStG enumera lo que debe incluir una factura estándar. Si cobras IVA, tu factura necesita:

1. Tu nombre completo y dirección, y el nombre completo y la dirección de tu cliente.
2. Tu número fiscal alemán (Steuernummer) o tu número de IVA intracomunitario (USt-IdNr).
3. La fecha de la factura.
4. Un número de factura único y correlativo.
5. La cantidad y el tipo de bienes, o el alcance y el tipo del servicio.
6. La fecha de la entrega o del servicio (basta con el mes si coincide con ese periodo).
7. La base imponible desglosada por tipo de IVA y cualquier descuento acordado (por ejemplo, por pronto pago) que no esté ya incluido.
8. El tipo de IVA y la cuota de IVA, o una indicación de que se aplica una exención.
9. En casos especiales, otras menciones; por ejemplo, la palabra «Gutschrift» si es tu cliente quien emite la factura en tu nombre (autofacturación).

Steuernummer o USt-IdNr: ¿cuál pongo?

La Steuernummer te la asigna tu Finanzamt cuando te das de alta como trabajador por cuenta propia. La USt-IdNr la emite la Oficina Central Federal de Impuestos (Bundeszentralamt für Steuern) y se usa para operaciones dentro de la UE. En facturas a clientes en Alemania basta con una de las dos. Muchos freelancers prefieren la USt-IdNr porque revela menos datos personales. Para facturar a empresas de otros países de la UE, como España, normalmente necesitas la USt-IdNr (lo vemos más abajo). Ten en cuenta que, si tu actividad está dada de alta en Alemania, en la factura van tus números alemanes, no tu NIF o NIE españoles.

Tipos de IVA: 19 % y 7 %

El tipo general del IVA en Alemania es del 19 %. Un tipo reducido del 7 % se aplica a determinados bienes y servicios, por ejemplo la mayoría de los alimentos y los libros. Si una factura contiene conceptos con tipos distintos, indica la base imponible y el IVA por separado para cada tipo.

Facturas pequeñas de hasta 250 €

Para facturas de hasta 250 € en total, IVA incluido (Kleinbetragsrechnung), el § 33 UStDV (reglamento de aplicación del IVA) establece reglas simplificadas. Solo necesitas tu nombre y dirección, la fecha de la factura, la cantidad y el tipo de bienes o servicios, y el importe total junto con el tipo de IVA. No hacen falta los datos del cliente, el número de factura ni la cuota de IVA por separado.

Factura como Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

Según el § 19 UStG, puedes acogerte al régimen de pequeños empresarios (Kleinunternehmer) si tu volumen de negocio total no superó los 25.000 € en el año natural anterior y no supera los 100.000 € en el año en curso. Desde 2025, tus ventas quedan entonces exentas de IVA. Si durante el año superas los 100.000 €, el régimen deja de aplicarse desde ese momento. También puedes renunciar al régimen de forma voluntaria; esa decisión te vincula durante al menos cinco años naturales.

Como Kleinunternehmer no puedes mostrar IVA en tus facturas ni deducir el IVA soportado de tus compras. Desde 2025 se aplican reglas de facturación simplificadas según el § 34a UStDV. Tu factura debe contener:

• Tu nombre completo y dirección, y los de tu cliente.
• Tu Steuernummer o USt-IdNr (o, en su caso, un número de identificación de pequeño empresario).
• La fecha de la factura.
• La cantidad y el tipo de bienes, o el alcance y el tipo del servicio.
• El importe total a pagar.
• Una indicación de que se aplica el régimen de pequeños empresarios.

Una fórmula habitual para esa indicación es: «Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG» (exención de IVA para pequeños empresarios según el § 19 UStG). Aunque la ley no exige un número de factura correlativo en estas facturas, es muy recomendable usarlo: mantiene tu contabilidad ordenada, y tus clientes y el Finanzamt lo esperan.

Importante: si como Kleinunternehmer muestras IVA en una factura por error, debes ingresar ese importe en el Finanzamt. Revisa bien tu plantilla.

Si tu cliente es Kleinunternehmer

Si tú cobras IVA, facturas a un Kleinunternehmer exactamente igual que a cualquier otro cliente, con IVA. La situación de tu cliente no cambia tu factura; la única diferencia está de su lado: no puede deducirse el IVA que le cobras. No estás obligado a comprobar si un cliente es realmente Kleinunternehmer.

Facturar a clientes en España, en la UE y fuera de la UE

Empresas en España y otros países de la UE (inversión del sujeto pasivo)

Si prestas la mayoría de tipos de servicios a una empresa de otro país de la UE, por ejemplo a una empresa española, el lugar de prestación suele ser el país del cliente y es el cliente quien declara el IVA allí (en España se conoce como inversión del sujeto pasivo; en alemán, Reverse Charge). En ese caso tu factura:

• no incluye IVA alemán;
• incluye tu USt-IdNr y el número de IVA intracomunitario de tu cliente (§ 14a UStG); en España, es el NIF-IVA que empieza por «ES»;
• contiene la mención «Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers». Según la administración tributaria alemana, también se acepta la fórmula equivalente de otra versión lingüística de la Directiva del IVA, como «Inversión del sujeto pasivo» o «Reverse charge»;
• debe emitirse como tarde el día 15 del mes siguiente a la prestación del servicio.

Además, declaras estas operaciones en la declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias (Zusammenfassende Meldung). Se aplican reglas distintas a las entregas de bienes, a los clientes particulares y a algunos servicios, como los relacionados con inmuebles o eventos. Si eres Kleinunternehmer, también hay reglas especiales para las operaciones transfronterizas: consúltalo con tu asesor fiscal.

Clientes fuera de la UE

Los servicios a empresas de fuera de la UE, en la mayoría de los casos, no están sujetos al IVA alemán, porque el lugar de prestación es el país del cliente. Tu factura no muestra entonces IVA alemán y debería indicar el motivo, por ejemplo «nicht im Inland steuerbar» (no sujeto en Alemania). Comprueba las reglas concretas para tu tipo de servicio.

Idioma y moneda

No es obligatorio facturar en alemán: puedes emitir facturas en inglés o en otro idioma, como el español. En casos concretos, el Finanzamt puede pedirte una traducción. También puedes facturar en otra moneda, como dólares estadounidenses o libras esterlinas. Sin embargo, según la normativa europea del IVA, cualquier cuota de IVA que aparezca en la factura debe indicarse también en euros.

Factura electrónica: qué te afecta como autónomo o Kleinunternehmer

Desde el 1 de enero de 2025, toda empresa establecida en Alemania debe poder recibir facturas electrónicas estructuradas (XRechnung o ZUGFeRD). Esto incluye a freelancers y Kleinunternehmer. La obligación de emitir facturas electrónicas a clientes empresariales en Alemania se introduce de forma escalonada hasta 2028. Los Kleinunternehmer están exentos de la obligación de emitirlas y pueden seguir enviando facturas en papel o en PDF. Las facturas pequeñas de hasta 250 € también están exentas. Encontrarás el calendario completo en nuestra guía sobre la factura electrónica obligatoria en Alemania.

Si recibes una XRechnung y no sabes cómo leerla, te explicamos cómo abrir una XRechnung. También puedes usar nuestro visor gratuito de XRechnung.

Numeración, fechas y conservación de facturas

• Números de factura: cada número debe ser único y seguir una secuencia coherente. Tú eliges el formato, por ejemplo 2026-001 o FA-26001. Se permiten series separadas, por ejemplo una por año.
• Fechas: la fecha de la factura y la fecha (o el mes) del servicio son dos datos distintos. Si coinciden, basta con una nota como «Fecha del servicio = fecha de la factura» (en alemán, «Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum»).
• Conservación: según el § 14b UStG, las facturas deben conservarse durante ocho años, contados desde el final del año natural en que se emitieron. Las facturas electrónicas deben guardarse en su formato electrónico original.

Errores frecuentes que debes evitar

• Mostrar IVA siendo Kleinunternehmer u olvidar la mención del § 19 UStG.
• Números de factura que faltan o se repiten.
• No indicar la fecha del servicio o usar una descripción vaga, como «consultoría», sin alcance ni periodo.
• Cobrar IVA alemán a una empresa de otro país de la UE en lugar de aplicar la inversión del sujeto pasivo, o no incluir los números de IVA en esas facturas.
• Indicar la cuota de IVA solo en una moneda extranjera.
• Aplicar por costumbre reglas españolas, como la retención de IRPF, que no forman parte de una factura alemana.
• Enviar un PDF cuando un cliente empresarial en Alemania ya necesita una factura electrónica.

Cómo te ayuda XRechnungs.de

XRechnungs.de es una aplicación web para crear facturas y facturas electrónicas, disponible también en español. Puedes crear facturas como XRechnung (UBL y CII) o ZUGFeRD/Factur-X conforme a la norma EN 16931, añadir la mención de Kleinunternehmer, descargarlas o enviarlas por correo electrónico, y revisarlas con la validación integrada o con nuestro validador gratuito de XRechnung. Los datos se alojan en Alemania. Si quieres entender bien los formatos, lee nuestra comparativa XRechnung, ZUGFeRD y Factur-X. Los planes empiezan en 12 € al mes y puedes cancelar cuando quieras; tienes los detalles en la página de precios.

Preguntas frecuentes

¿Qué debe incluir una factura en Alemania?

Nombre y dirección de ambas partes, tu Steuernummer o USt-IdNr, la fecha de la factura, un número de factura único y correlativo, la descripción de los bienes o servicios, la fecha de la prestación, la base imponible, el tipo y la cuota de IVA (o la indicación de una exención). Hay reglas simplificadas para facturas de hasta 250 € y para Kleinunternehmer.

¿Es lo mismo ser autónomo en España que Freiberufler en Alemania?

No exactamente. En Alemania, quien trabaja por cuenta propia es Freiberufler (profesional liberal, según el § 18 EStG) o Gewerbetreibender (actividad empresarial registrada en el Gewerbeamt). Para facturar se aplican en ambos casos las mismas reglas del IVA alemán.

¿Qué mención necesita un Kleinunternehmer en la factura?

Una indicación de que se aplica el régimen de pequeños empresarios, por ejemplo «Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG». La factura no puede mostrar IVA.

¿Cuáles son los límites para ser Kleinunternehmer?

Desde 2025, el volumen de negocio total no puede haber superado los 25.000 € en el año anterior ni puede superar los 100.000 € en el año en curso.

¿Cómo facturo a una empresa en España desde Alemania?

En la mayoría de los servicios a empresas, sin IVA alemán y con inversión del sujeto pasivo: incluye tu USt-IdNr, el NIF-IVA de tu cliente y la mención «Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers» o su equivalente, como «Inversión del sujeto pasivo». Hay excepciones, así que consulta tu caso con un asesor fiscal.

¿Puedo hacer mis facturas en español o en inglés?

Sí. No es obligatorio facturar en alemán, aunque el Finanzamt puede pedir una traducción en casos concretos. Si facturas en una moneda extranjera, la cuota de IVA debe indicarse también en euros.

¿Tengo que emitir facturas electrónicas como freelancer?

Desde 2025 debes poder recibir facturas electrónicas si estás establecido en Alemania. La obligación de emitirlas a clientes empresariales en Alemania se introduce de forma escalonada hasta 2028. Los Kleinunternehmer y las facturas de hasta 250 € están exentos de la obligación de emisión.

¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas en Alemania?

Ocho años según el § 14b UStG, contados desde el final del año natural en que se emitió la factura. Guarda las facturas electrónicas en su formato original.

Conclusión

Una factura correcta en Alemania depende sobre todo de tu situación fiscal: si cobras IVA, necesitas todos los datos del § 14 UStG; como Kleinunternehmer, basta una factura más sencilla con la mención del § 19. Para clientes en España y otros países, lo importante son la inversión del sujeto pasivo y los números de IVA. Con una buena plantilla y una numeración coherente evitarás la mayoría de los errores.

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