XRechnung, ZUGFeRD y Factur-X: formatos de factura electrónica en Alemania (EN 16931)

Si facturas a clientes en Alemania, tarde o temprano te pedirán una XRechnung o una factura ZUGFeRD. Los dos son formatos de factura electrónica que cumplen la norma europea EN 16931 y los dos se aceptan con las reglas alemanas de facturación electrónica. La diferencia principal: la XRechnung es un archivo XML puro, mientras que ZUGFeRD es un PDF que lleva esos mismos datos XML incrustados. En esta guía te explicamos cómo funciona cada formato, qué tiene que ver con Factur-X y cuál te conviene usar.

¿Qué cuenta como factura electrónica en Alemania?

En Alemania, una factura electrónica (en alemán, E-Rechnung) es una factura que se emite, se envía y se recibe en un formato electrónico estructurado que permite procesarla automáticamente. El formato debe cumplir la EN 16931, la norma europea de facturación electrónica, o haberse acordado entre las partes y permitir extraer correctamente los mismos datos.

Una factura en PDF normal no es una factura electrónica en este sentido, aunque la mandes por correo electrónico: se considera una “otra factura” (sonstige Rechnung). Las empresas establecidas en Alemania deben poder recibir facturas electrónicas desde el 1 de enero de 2025, y la obligación de emitirlas en operaciones B2B nacionales se introduce de forma gradual hasta 2028. Encontrarás las fechas y las excepciones en nuestra guía sobre la factura electrónica obligatoria en Alemania.

¿Qué es la XRechnung?

La XRechnung es la especificación nacional alemana de la EN 16931 (lo que se denomina una CIUS, Core Invoice Usage Specification). La publica KoSIT, la oficina de coordinación de estándares informáticos de los estados federados alemanes. Una XRechnung es un archivo XML sin diseño visual: el software la lee automáticamente, pero una persona necesita un visor para verla.

• Sintaxis: la XRechnung puede escribirse en dos sintaxis XML, UBL (Universal Business Language) o UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice). Las dos contienen la misma información comercial.
• Sector público: la XRechnung es el formato estándar para facturar a las administraciones públicas alemanas (B2G). Las autoridades federales exigen facturas electrónicas a sus proveedores desde noviembre de 2020; los estados federados tienen sus propias normas.
• Leitweg-ID: en las facturas a organismos públicos normalmente necesitas la referencia del comprador llamada Leitweg-ID (identificador de enrutamiento). Te la facilita el propio organismo y se indica en el campo de referencia del comprador de la factura.
• Reglas adicionales: la XRechnung añade reglas de negocio alemanas a la EN 16931; por ejemplo, exige que figuren determinados datos de contacto del vendedor.

¿Has recibido una XRechnung y no puedes abrirla? Lee cómo abrir y leer una XRechnung. Si facturas a un organismo alemán, te ayudará nuestra guía para facturar a la administración pública alemana.

¿Qué es ZUGFeRD?

ZUGFeRD es un formato híbrido de factura electrónica desarrollado por FeRD, el foro alemán de facturación electrónica. Una factura ZUGFeRD es un archivo PDF/A-3 que lleva incrustado un archivo XML (en sintaxis CII). Las personas lo abren como cualquier PDF y el software contable lee los datos del XML. El nombre viene de “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”.

ZUGFeRD tiene varios perfiles. Cada perfil define cuántos datos contiene el XML:

• MINIMUM y BASIC WL: solo contienen datos de cabecera. Según el Ministerio Federal de Finanzas alemán (carta del BMF de 15 de octubre de 2024), no cuentan como facturas electrónicas en Alemania.
• BASIC: incluye las líneas de la factura y sirve para facturas sencillas.
• EN 16931 (antes COMFORT): cubre la factura básica europea completa. Es la opción habitual para facturas B2B.
• EXTENDED: añade campos que van más allá de la EN 16931 para casos más complejos.
• XRECHNUNG: incrusta un XML que sigue las reglas de la XRechnung, de modo que el PDF también cumple la especificación nacional alemana.

Para que sirva como factura electrónica en Alemania, elige el perfil BASIC o superior, en la versión 2.0.1 de ZUGFeRD o posterior. La versión actual es ZUGFeRD 2.3.

ZUGFeRD y Factur-X: un mismo estándar, dos nombres

Factur-X es el nombre francés del mismo estándar híbrido. Desde ZUGFeRD 2.1, FeRD y la asociación francesa FNFE-MPE lo publican conjuntamente: ZUGFeRD 2.3 y Factur-X 1.07 son técnicamente idénticos. Por eso, una factura ZUGFeRD con el perfil EN 16931 también es una factura Factur-X válida, algo práctico si tienes clientes tanto en Alemania como en Francia.

XRechnung y ZUGFeRD de un vistazo

                        XRechnung                   ZUGFeRD / Factur-X
Tipo de archivo         Solo XML                    PDF/A-3 con XML incrustado
Legible por personas    Solo con un visor           Sí, como cualquier PDF
Sintaxis XML            UBL o CII                   CII
Norma                   EN 16931 + reglas alemanas  EN 16931 (perfil BASIC o superior)
Publicado por           KoSIT                       FeRD (con FNFE-MPE)
Uso típico              Sector público (B2G)        B2B, clientes internacionales
Válido en Alemania      Sí                          Sí, salvo MINIMUM y BASIC WL

¿Qué formato deberías usar?

• Facturas a administraciones públicas alemanas: usa XRechnung con la Leitweg-ID, salvo que el organismo acepte otro formato. Comprueba los requisitos del organismo o del portal concreto.
• Facturas B2B a empresas en Alemania: los dos formatos son válidos. ZUGFeRD suele ser más cómodo para clientes pequeños, porque pueden seguir leyendo el PDF. Las empresas grandes con cuentas a pagar automatizadas pueden preferir XRechnung. Pregunta a tu cliente qué formato procesa su sistema.
• Clientes fuera de Alemania: ZUGFeRD / Factur-X suele ser la opción práctica, porque cualquier destinatario puede abrir el PDF aunque no tenga software de facturación electrónica. Otros países pueden tener sus propios requisitos, así que revisa las normas del país de tu cliente.

No tienes que quedarte con uno solo. Un buen programa de facturación genera los dos formatos a partir de los mismos datos, para que cada cliente reciba el que necesita.

Nota para empresas en España: estos formatos se refieren a la facturación hacia Alemania. Para las facturas que emites dentro de España rigen las normas españolas: el sistema VeriFactu será obligatorio a partir del 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y del 1 de julio de 2027 para el resto, y la factura electrónica B2B prevista en el RD 238/2026 tendrá plazos que se cuentan a partir de la publicación de la orden ministerial correspondiente.

¿Y Peppol?

Peppol no es un formato de factura, sino una red para intercambiar documentos electrónicos entre empresas y organismos públicos. Una XRechnung puede enviarse a través de Peppol, y los portales de facturación federales alemanes aceptan Peppol entre otros canales. Para las facturas B2B en Alemania no hay un canal de envío obligatorio: el correo electrónico está permitido, siempre que la factura tenga un formato estructurado válido.

Errores frecuentes

• Enviar un archivo ZUGFeRD con el perfil MINIMUM o BASIC WL y tratarlo como factura electrónica.
• Olvidar la Leitweg-ID en las facturas a organismos públicos.
• Importes del PDF que no coinciden con los del XML incrustado.
• Falta de NIF-IVA, datos de pago o datos de contacto del vendedor exigidos por las reglas de negocio.

Puedes comprobar un archivo con las reglas oficiales en nuestro validador gratuito de XRechnung y ZUGFeRD.

Cómo te ayuda XRechnungs.de con ambos formatos

XRechnungs.de es una aplicación web para crear facturas electrónicas para Alemania. Introduces la factura una vez y la exportas como XRechnung, ZUGFeRD o Factur-X según la EN 16931. Si ya tienes facturas en PDF, puedes convertirlas con el conversor de PDF a XRechnung / ZUGFeRD, que incluye reconocimiento de texto (OCR) para documentos escaneados; consulta también cómo convertir una factura PDF. El visor de XRechnung y el validador son gratuitos y funcionan sin cuenta. Tus datos se alojan en Alemania (UE), la aplicación está disponible en español y puedes gestionar varias empresas desde una misma cuenta.

Preguntas frecuentes sobre XRechnung y ZUGFeRD

¿Qué diferencia hay entre XRechnung y ZUGFeRD?

La XRechnung es un archivo XML puro basado en la EN 16931 con reglas alemanas adicionales. ZUGFeRD es un archivo PDF/A-3 con un XML incrustado, de modo que las personas lo leen como un PDF y el software procesa los datos. Los dos son facturas electrónicas válidas en Alemania si el perfil ZUGFeRD es BASIC o superior.

¿Una factura en PDF es una factura electrónica en Alemania?

No. Un PDF sin datos estructurados es una “otra factura” (sonstige Rechnung). Solo los formatos estructurados como XRechnung o ZUGFeRD (a partir del perfil BASIC) cuentan como facturas electrónicas.

¿Factur-X es lo mismo que ZUGFeRD?

Sí. Factur-X es el nombre francés del mismo estándar híbrido. ZUGFeRD 2.3 y Factur-X 1.07 son técnicamente idénticos.

¿Aceptan ZUGFeRD las administraciones públicas alemanas?

La XRechnung es el formato estándar del sector público. Algunos portales aceptan también otros formatos EN 16931, como ZUGFeRD con el perfil EN 16931 o XRECHNUNG. Comprueba los requisitos del organismo al que facturas.

¿Qué perfiles ZUGFeRD no son válidos como factura electrónica?

MINIMUM y BASIC WL. Según la carta del BMF de 15 de octubre de 2024, no contienen datos suficientes para considerarse facturas electrónicas en Alemania.

Conclusión

XRechnung y ZUGFeRD son dos maneras de enviar los mismos datos de factura EN 16931. Usa XRechnung para las administraciones públicas alemanas y ZUGFeRD o Factur-X cuando tus clientes quieran seguir leyendo un PDF. Lo más seguro es trabajar con un programa que genere ambos formatos y los valide antes de enviarlos.

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