Cómo facturar a la administración pública alemana: XRechnung, Leitweg-ID y OZG-RE

Si suministras bienes o prestas servicios a un organismo público alemán, lo normal es que te pidan la factura como XRechnung (una factura electrónica estructurada en XML) y no como PDF o en papel. En esta guía verás qué organismos la exigen, qué es la Leitweg-ID, cómo enviar la factura a través de la plataforma federal OZG-RE o de Peppol y cómo evitar los motivos de rechazo más frecuentes. Sirve tanto para proveedores establecidos en España como en cualquier otro país.

Si ya facturas a la Administración española, el planteamiento te sonará: allí se trabaja con el formato Facturae y el punto general de entrada FACe. En Alemania la lógica es parecida, pero el formato y los portales son otros. Un fichero Facturae no es una XRechnung, así que necesitas generar la factura en el formato alemán.

¿Qué organismos públicos exigen la XRechnung?

Desde el 27 de noviembre de 2020, los proveedores de la administración federal alemana deben facturar en formato electrónico. La base legal es la E-Rechnungsverordnung (ERechV, el reglamento federal de facturación electrónica). Según este reglamento:

• El estándar que debe usarse es XRechnung. Se admite otro estándar si cumple la norma europea de facturación electrónica EN 16931.
• Las facturas se envían a través de un portal de la administración federal, y para ello necesitas una cuenta de usuario registrada.
• Las facturas de encargos directos (Direktaufträge) de hasta 1.000 € netos están exentas y pueden seguir enviándose en papel. Hay otras excepciones, por ejemplo para determinadas contrataciones confidenciales.

Los estados federados (Länder) y los municipios tienen sus propias normas de facturación electrónica. Los plazos, los umbrales y los portales varían de un estado a otro, y algunos aceptan también facturas a través del portal federal. Revisa siempre lo que indique tu contrato o tu pedido, o pregunta al organismo contratante.

¿No tienes claro en qué se diferencia la XRechnung de ZUGFeRD? Lo explicamos en XRechnung, ZUGFeRD y Factur-X: diferencias. Las reglas entre empresas (B2B), que son distintas, las tienes en nuestra guía sobre la factura electrónica en Alemania.

¿Qué es la Leitweg-ID?

La Leitweg-ID (identificador de enrutamiento) indica al portal qué organismo, y qué unidad dentro de él, debe recibir tu factura. Cumple una función parecida a los códigos DIR3 que conocerás de FACe. Para los organismos federales es obligatoria: la ERechV la incluye entre los datos que debe contener toda factura electrónica, junto con los datos bancarios, las condiciones de pago y la dirección de correo electrónico del emisor. Si el organismo te asignó un número de proveedor y un número de pedido al hacer el encargo, también deben aparecer en la factura.

Cómo se estructura una Leitweg-ID

• Direccionamiento general (obligatorio): 8, 9 o 12 dígitos derivados del código regional alemán, que identifican el estado federado, el distrito y el municipio o el nivel federal.
• Direccionamiento fino (opcional): hasta 30 letras y cifras que identifican una oficina o un departamento concreto.
• Dígitos de control (obligatorios): dos cifras calculadas con el método Módulo 97-10, el mismo que se usa en los IBAN.

Las partes se separan con guiones, por ejemplo con el formato 992-0148201900-73. Un solo carácter erróneo suele bastar para que el portal no pueda enrutar tu factura.

Dónde la consigues

La Leitweg-ID no la creas tú. Te la facilita el organismo contratante, normalmente en el pedido o en el contrato. Si no la tienes, pídesela a tu contacto en el organismo antes de emitir la factura. Algunos estados federados no usan Leitweg-ID, sino otros identificadores; en ese caso, pregunta qué valor debes indicar.

Dónde va en la factura

La Leitweg-ID se introduce en el campo «referencia del comprador» (Buyer reference, BT-10 en la norma EN 16931). Si envías por Peppol, se usa además como dirección electrónica del destinatario. Para ver dónde está el campo BT-10 en un fichero real, puedes abrir cualquier XRechnung con nuestro visor gratuito de XRechnung.

La plataforma federal: OZG-RE

Desde finales de septiembre de 2025, la OZG-RE (OZG-konforme Rechnungseingangsplattform, la plataforma de recepción de facturas de la administración federal) es la única plataforma de recepción de facturas de la administración federal directa. La antigua plataforma ZRE se ha cerrado. La OZG-RE también la utilizan organismos federales indirectos y algunos estados federados.

Registro

Antes de enviar facturas tienes que registrarte una vez, sea cual sea el canal que uses. El registro es gratuito: introduces tus datos, aceptas las condiciones de uso y confirmas un enlace de activación que recibes por correo electrónico. Con una cuenta de producción tienes también acceso a un entorno de pruebas, así que puedes hacer un primer envío de prueba.

Canales de envío

• Carga de archivo: subes un fichero XRechnung que has creado con tu propio software.
• Correo electrónico: tras registrarte recibes una dirección de correo individual. Envía una sola factura electrónica por correo; si un correo contiene más de una factura, se descartan todos los adjuntos.
• Peppol: envío automatizado entre sistemas a través de un punto de acceso Peppol.
• Formulario web: introduces la factura directamente en el portal. Es útil para facturas ocasionales, pero lento si facturas con regularidad.

El portal comprueba cada factura con las reglas de XRechnung (o de otro estándar EN 16931 admitido). Las facturas correctas se reenvían automáticamente al organismo; las que tienen errores formales se rechazan y se te informa. En el portal puedes seguir el estado de tramitación y activar avisos por correo electrónico.

Peppol en pocas palabras

Peppol es una red europea para intercambiar documentos electrónicos. Si tu empresa ya envía facturas electrónicas a través de un punto de acceso Peppol, puedes llegar a la OZG-RE por esta vía. Para destinatarios federales, el identificador de participante Peppol se forma con el prefijo 0204 seguido de la Leitweg-ID. Aun así, primero tienes que registrarte en la OZG-RE.

Paso a paso: del pedido a la factura cobrada

1. Reúne los datos del pedido: Leitweg-ID, número de pedido y, si te lo han dado, tu número de proveedor.
2. Regístrate una vez en el portal que utilice el organismo (para la administración federal, la OZG-RE).
3. Crea la factura como XRechnung en sintaxis UBL o CII, con la Leitweg-ID como referencia del comprador, tus datos bancarios, las condiciones de pago y tu dirección de correo electrónico.
4. Valida el fichero antes de enviarlo, por ejemplo con nuestro validador de XRechnung online.
5. Envía el fichero mediante carga, correo electrónico o Peppol y consulta el estado en el portal.
6. Guarda el fichero XML como justificante. Las facturas deben conservarse en su formato original.

Motivos habituales de rechazo

• Leitweg-ID ausente o incorrecta en la referencia del comprador (BT-10).
• Un PDF o una imagen en lugar de una factura XML estructurada.
• Identificador de especificación (BT-24) erróneo o desactualizado, por ejemplo en un fichero creado para una versión antigua de XRechnung.
• Faltan datos de contacto del vendedor o información de pago que exigen las reglas alemanas de XRechnung (reglas BR-DE).
• Importes totales o de IVA que no cuadran.
• Varias facturas en un mismo correo, o facturas enviadas desde una cuenta de correo que no está vinculada a tu cuenta del portal.

Qué debes tener en cuenta como proveedor español

Las reglas de la ERechV dependen del contrato público, no de dónde esté establecido el proveedor. Si te adjudican un contrato con un organismo federal alemán, cuenta con tener que facturar electrónicamente igual que un proveedor alemán. En la práctica:

• Revisa las instrucciones de facturación de tu contrato: a menudo indican el portal, la Leitweg-ID y otras referencias adicionales.
• Asegúrate de que la factura recoge los datos de IVA que correspondan a tu operación (por ejemplo, tu número de IVA intracomunitario y, si procede, la mención de inversión del sujeto pasivo). Si tienes dudas, consulta con un asesor fiscal.
• Si ya utilizas Peppol, suele ser el canal más sencillo.

Las reglas generales para facturar en Alemania las encontrarás en nuestra guía cómo hacer una factura en Alemania.

Cómo te ayuda XRechnungs.de

XRechnungs.de es una aplicación web para crear facturas electrónicas, disponible también en español. Para facturar al sector público puedes:

• introducir en la factura la Leitweg-ID de tu cliente público;
• crear la XRechnung en sintaxis UBL o CII, o una factura ZUGFeRD/Factur-X para clientes empresariales;
• comprobar la factura con la validación integrada;
• descargar el fichero XML o enviar la factura por correo electrónico.

XRechnungs.de no envía facturas a la OZG-RE ni a otros portales públicos en tu nombre. Descargas el fichero XML y lo subes al portal, o lo envías por uno de los canales que acepta. Los datos se alojan en Alemania (UE). Puedes probarlo gratis durante 14 días, con hasta 50 documentos y sin tarjeta: empieza tu prueba gratuita o consulta los planes y precios.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que enviar una XRechnung a todos los organismos públicos alemanes?

Para los organismos federales, la factura electrónica es obligatoria desde el 27 de noviembre de 2020, salvo en encargos directos de hasta 1.000 € netos y algunos otros casos. Los estados federados y los municipios tienen sus propias normas, así que revisa tu contrato o pregunta al organismo.

¿Dónde encuentro la Leitweg-ID?

Te la facilita el organismo contratante, normalmente en el pedido o en el contrato. Si no la tienes, pídesela antes de emitir la factura. No puedes crearla tú.

¿Sigue funcionando el portal ZRE?

No. La ZRE se cerró a finales de septiembre de 2025. Desde entonces, la OZG-RE es la única plataforma de recepción de facturas de la administración federal directa.

¿Puedo enviar una factura ZUGFeRD a un organismo federal?

La OZG-RE acepta XRechnung y otros estándares conformes con la norma EN 16931, como los perfiles de ZUGFeRD adecuados. XRechnung es el estándar que menciona el reglamento, así que es la opción más segura.

¿Puedo enviar una factura en formato Facturae?

Facturae es el formato de la Administración española y no es una XRechnung. Para la OZG-RE necesitas una XRechnung u otro formato conforme con la norma EN 16931 que el portal acepte.

¿Necesito registrarme para enviar facturas por correo electrónico?

Sí. Tienes que registrarte en la OZG-RE para cualquier canal. Tras el registro recibes una dirección de correo individual para enviar las facturas. Envía una sola factura por correo.

¿XRechnungs.de envía las facturas al portal por mí?

No. XRechnungs.de crea la XRechnung con la Leitweg-ID en sintaxis UBL o CII. Tú descargas el fichero y lo subes al portal o lo envías por otro canal admitido.

Conclusión

Facturar a la administración pública alemana se reduce a unos pocos pasos: pide la Leitweg-ID a tu cliente, regístrate en el portal correcto, crea una XRechnung válida, compruébala antes de enviarla y envíala por un canal admitido. Si te rechazan una factura, el informe de errores suele indicarte exactamente qué campo debes corregir. Si tienes dudas sobre el producto, escríbenos.