¿Sigue siendo válida una factura en PDF en Alemania? PDF frente a factura electrónica

Respuesta corta: sí, por ahora, pero no por mucho tiempo en las operaciones nacionales entre empresas (B2B). Una factura en PDF sigue siendo una factura válida en Alemania, pero no es una factura electrónica (E-Rechnung). Entre empresas establecidas en Alemania, puedes enviar facturas en PDF hasta finales de 2026 si tu cliente lo acepta, y en 2027 solo si tu volumen de negocio del año anterior no superó los 800.000 €. A partir del 1 de enero de 2028, un PDF deja de ser suficiente, por regla general, para las facturas B2B nacionales. Para clientes particulares y para la mayoría de las facturas transfronterizas, el PDF sigue siendo válido.

Si tu empresa está en España y no tiene establecimiento en Alemania, la obligación alemana no se aplica a las facturas que emites a tus clientes alemanes: puedes seguir enviándoles PDF. Aun así, tu cliente puede pedirte una factura electrónica, y muchas empresas alemanas ya la prefieren porque la procesan automáticamente.

En esta guía te explicamos las reglas, las excepciones y cómo pasar del PDF a la factura electrónica. El contexto completo de la obligación alemana lo tienes en nuestra guía sobre la factura electrónica en Alemania.

Por qué una factura en PDF no es una factura electrónica

Desde el 1 de enero de 2025, la ley alemana del IVA distingue dos tipos de factura en formato electrónico:

• Factura electrónica (E-Rechnung): se emite, transmite y recibe en un formato electrónico estructurado que permite su procesamiento automático y cumple la norma europea EN 16931; por ejemplo, XRechnung o ZUGFeRD.
• Otra factura electrónica (sonstige Rechnung): cualquier otro formato electrónico, como un PDF, una imagen escaneada o un archivo de Word.

Un PDF está pensado para que lo lean personas. Un programa no puede extraer de él los datos de la factura de forma fiable. Da igual cómo lo envíes: un PDF adjunto a un correo sigue siendo un PDF, no una factura electrónica.

Hasta cuándo puedes enviar facturas en PDF: el calendario de transición

La obligación de emitir facturas electrónicas se aplica a operaciones entre empresas establecidas ambas en Alemania. Para estas facturas B2B nacionales rigen estas normas transitorias:

• Desde el 1 de enero de 2025: toda empresa establecida en Alemania debe poder recibir facturas electrónicas.
• 2025 y 2026: se siguen admitiendo facturas en papel. El PDF y otras facturas electrónicas que no son E-Rechnung solo se admiten si el destinatario está de acuerdo.
• 2027: el papel y el PDF solo se admiten si tu volumen de negocio total en 2026 no superó los 800.000 €. Por encima de ese umbral, hay que emitir facturas electrónicas.
• Desde el 1 de enero de 2028: todas las empresas establecidas en Alemania deben emitir facturas electrónicas en sus operaciones B2B nacionales, con las excepciones que verás a continuación.

Cuándo se sigue admitiendo el PDF después de 2027

Incluso después del periodo transitorio puedes seguir usando PDF o papel en estos casos:

• Facturas a clientes particulares (B2C).
• Facturas a clientes que no están establecidos en Alemania y facturas de proveedores que no están establecidos en Alemania.
• Facturas de pequeño importe, con un total de hasta 250 € IVA incluido.
• Facturas emitidas por Kleinunternehmer (pequeños empresarios acogidos a la franquicia del IVA del § 19 UStG).
• Billetes de transporte que tienen consideración de factura y determinadas operaciones exentas de IVA.

En todos estos casos tu cliente puede pedirte igualmente una factura electrónica, y tú siempre puedes enviarla de forma voluntaria.

Qué significa para empresas españolas

Si facturas desde España a clientes alemanes y no tienes establecimiento en Alemania, la obligación alemana no te afecta como emisor: tus facturas en PDF siguen siendo admisibles según las normas alemanas, también después de 2027. Hay, sin embargo, tres puntos que conviene tener en cuenta:

• Tu cliente alemán puede pedirte una XRechnung o una factura ZUGFeRD para procesarla automáticamente. Poder ofrecerla es una ventaja comercial.
• Si trabajas para un organismo público alemán, se aplican otras reglas: lo explicamos en cómo facturar a la administración pública alemana.
• Las normas españolas de facturación son independientes de las alemanas. Comprueba por separado qué te exige la normativa española o consulta con tu asesor fiscal.

ZUGFeRD y Factur-X: el PDF que sí es factura electrónica

ZUGFeRD (llamado Factur-X en Francia) parece un PDF normal, pero lleva incrustado un archivo XML con los datos estructurados de la factura. Esa parte XML es la que la convierte en factura electrónica. Una factura ZUGFeRD a partir de la versión 2.0.1 cuenta como factura electrónica en Alemania, salvo los perfiles MINIMUM y BASIC WL, que no contienen todos los datos que exige una factura.

Por eso ZUGFeRD es una opción práctica si tus clientes quieren seguir viendo un PDF de siempre. Tienes la comparación completa en XRechnung, ZUGFeRD y Factur-X: diferencias.

PDF frente a factura electrónica de un vistazo

• Legible para personas: PDF, sí. XRechnung, solo con un visor. ZUGFeRD, sí.
• Datos estructurados legibles por máquina: PDF, no. XRechnung, sí (XML). ZUGFeRD, sí (XML incrustado).
• Cuenta como factura electrónica en Alemania: PDF, no. XRechnung, sí. ZUGFeRD, sí, salvo MINIMUM y BASIC WL.
• B2B nacional desde 2028: PDF, por regla general ya no es suficiente. XRechnung y ZUGFeRD, admitidas.

Qué pasa si envías un PDF cuando se exige factura electrónica

Cuando la obligación ya se te aplica, una factura en PDF por una operación B2B nacional no cumple los requisitos legales de una factura correcta. En la práctica, tu cliente puede rechazarla y pedirte una factura electrónica, lo que puede retrasar el cobro. También puede peligrar su derecho a deducir el IVA soportado. Si tienes dudas sobre un caso concreto, consulta con un asesor fiscal (en Alemania, un Steuerberater).

Qué hacer si recibes una factura en PDF

Si tu empresa está establecida en Alemania, durante el periodo transitorio puedes aceptar facturas en PDF de proveedores alemanes. Consérvalas en su forma original durante el plazo de conservación obligatorio. A partir de 2028 (o de 2027 en el caso de proveedores más grandes) puedes pedir a un proveedor alemán una factura electrónica. Si recibes una XRechnung y no sabes cómo leerla, te ayudará nuestra guía para abrir una XRechnung.

Cómo pasar del PDF a la factura electrónica

1. Identifica qué clientes son empresas establecidas en Alemania y cuáles te piden ya factura electrónica.
2. Elige un formato: XRechnung para organismos públicos; XRechnung o ZUGFeRD para clientes del sector privado.
3. Crea las facturas electrónicas directamente en un programa de facturación, en lugar de exportar PDF desde Word o Excel.
4. Para facturas en PDF ya existentes, usa un conversor como solución puntual: te lo explicamos en cómo convertir un PDF en XRechnung o ZUGFeRD.
5. Comprueba cada factura con un validador antes de enviarla.

XRechnungs.de es un software de factura electrónica para Alemania: una aplicación web, disponible también en español, para crear facturas XRechnung (UBL y CII), ZUGFeRD y Factur-X conformes con la norma EN 16931. Incluye además un conversor de PDF con OCR, un validador online y un visor de XRechnung gratuitos que puedes usar sin cuenta. Los datos se alojan en Alemania (UE).

Preguntas frecuentes

¿Sigue siendo válida una factura en PDF en Alemania?

Sí, sigue siendo una factura válida, pero no es una factura electrónica. En operaciones B2B nacionales, el PDF se admite con el consentimiento del destinatario hasta finales de 2026, en 2027 solo para empresas con un volumen de negocio del año anterior de hasta 800.000 € y, por regla general, deja de admitirse a partir de 2028.

¿Puede mi empresa española seguir enviando PDF a clientes alemanes?

Sí, si no tiene establecimiento en Alemania. La obligación alemana solo se aplica a operaciones entre empresas establecidas en Alemania. Tu cliente puede pedirte, no obstante, una factura electrónica.

¿Un PDF enviado por correo electrónico es una factura electrónica?

No. Una factura electrónica debe contener datos estructurados en un formato conforme con la norma EN 16931. Un PDF adjunto a un correo sigue siendo otra factura electrónica (sonstige Rechnung).

¿Puedo seguir enviando facturas en PDF a particulares?

Sí. La obligación de facturación electrónica solo afecta a operaciones entre empresas establecidas en Alemania. Las facturas a particulares no están incluidas.

¿Una factura ZUGFeRD es un PDF o una factura electrónica?

Las dos cosas: es un PDF con datos XML incrustados. A partir de la versión 2.0.1 cuenta como factura electrónica en Alemania, salvo los perfiles MINIMUM y BASIC WL.

¿Puedo convertir una factura en PDF en factura electrónica?

Sí, con un conversor que lea los datos de la factura, por ejemplo mediante OCR, y genere un archivo XRechnung o ZUGFeRD estructurado. Revisa siempre el resultado con un validador. Si facturas con regularidad, es más fiable crear las facturas electrónicas directamente.

Siguiente paso

La factura en PDF va desapareciendo en el B2B nacional alemán, pero el cambio es gradual. Si empiezas ahora, puedes probar la factura electrónica con tus clientes antes de que lleguen los plazos o de que te la pidan. Prueba XRechnungs.de gratis durante 14 días, con hasta 50 documentos y sin tarjeta. Los planes empiezan en 12 € al mes y puedes cancelar cuando quieras; los tienes en la página de precios.