Rechnungsprogramm für Freiberufler: Rechnungen und E-Rechnungen online schreiben

Als Freiberufler schreibst du Rechnungen meist nebenbei – zwischen Projekten, Terminen und Abgabefristen. Ein Rechnungsprogramm nimmt dir die wiederkehrende Arbeit ab: fortlaufende Nummern, vollständige Pflichtangaben, der richtige Steuerhinweis und E-Rechnungen für Unternehmenskunden. Hier erfährst du, worauf es bei Rechnungen für Freiberufler ankommt und was XRechnungs.de dafür bietet.

Was bei Rechnungen für Freiberufler anders ist – und was nicht

Freiberufler nach § 18 EStG – etwa Designer, Texter, Übersetzer, Berater mit freiberuflicher Tätigkeit, Ingenieure, Architekten oder Dozenten – melden kein Gewerbe an und zahlen keine Gewerbesteuer. Für die Rechnung spielt das keine Rolle: Es gelten dieselben Pflichtangaben nach § 14 UStG wie für alle Unternehmer. Entscheidend ist dein umsatzsteuerlicher Status:

• Kleinunternehmer nach § 19 UStG: keine Umsatzsteuer auf der Rechnung, dafür ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Mehr dazu unter Rechnung schreiben als Kleinunternehmer.
• Regelbesteuert: Umsatzsteuer meist 19 %, für manche Leistungen 7 % – etwa bei der Einräumung bestimmter Urheberrechte. Im Zweifel klärt das deine Steuerberatung.
• Steuerfreie Leistungen: Ärzte, Heilpraktiker oder bestimmte Bildungsleistungen sind oft von der Umsatzsteuer befreit. Auf der Rechnung steht dann ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Welche Angaben auf jede Rechnung gehören, zeigt die Checkliste Pflichtangaben einer Rechnung.

Was ein Rechnungsprogramm für Freiberufler können sollte

• Angebote schreiben und nach Zusage in eine Rechnung umwandeln
• Stunden- oder Tagessätze als Positionen anlegen und wiederverwenden
• Fortlaufende Rechnungsnummern ohne Lücken oder Doppelungen
• Kleinunternehmer-Hinweis automatisch einfügen, wenn du die Regelung nutzt
• Wiederkehrende Rechnungen für Retainer, Wartungsverträge oder monatliche Pauschalen
• E-Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD für Unternehmen und Behörden
• Zahlungserinnerungen und Mahnungen, wenn eine Rechnung offen bleibt
• Übergabe an die Steuerberatung, zum Beispiel per DATEV-Export

Was XRechnungs.de für Freiberufler bietet

• Web-App im Browser – auf Laptop, Tablet oder Smartphone, ohne Installation
• Angebote, Lieferscheine und Rechnungen; Angebote lassen sich in Rechnungen umwandeln
• Kleinunternehmer-Hinweis nach § 19 UStG automatisch
• E-Rechnungen als XRechnung (UBL und CII), ZUGFeRD und Factur-X, Versand und Empfang über Peppol
• Zeiterfassung für deine Arbeitszeiten
• Mahnungen, Stornorechnungen und Gutschriften
• Wiederkehrende Rechnungen ab dem Tarif Pro
• DATEV-Export und Zugang für die Steuerberatung über Benutzerrollen
• Datenspeicherung in Deutschland; Export aller Rechnungen jederzeit möglich

Arbeitest du neben der freiberuflichen Tätigkeit auch gewerblich, kannst du beide Bereiche gegen Aufpreis getrennt im selben Konto führen – mehr dazu im Rechnungsprogramm für mehrere Firmen.

Für Architekten, Ingenieure und Energieberater

Für Planungsberufe gibt es eigene Anforderungen, etwa Abrechnungen nach HOAI oder Förderanträge. Diese Themen behandeln die Seiten Rechnungssoftware für Architekten, HOAI-Rechnung erstellen und Rechnungsprogramm für Energieberater.

E-Rechnung: Was für Freiberufler gilt

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können – auch Freiberufler. Ausstellen musst du E-Rechnungen an inländische Unternehmen ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, sonst ab 2028. Ausgenommen sind Kleinunternehmer, Rechnungen an Privatpersonen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und bestimmte steuerfreie Leistungen, etwa von Ärzten. Alle Fristen findest du unter E-Rechnung Pflicht.

Arbeitest du für Behörden, brauchst du in der Regel eine XRechnung mit Leitweg-ID. Was hinter dem Format steckt, erklärt der Beitrag XRechnung: Was ist das?.

Kunden im Ausland

Viele Freiberufler arbeiten für Kunden in anderen Ländern. Bei Dienstleistungen an Unternehmen im EU-Ausland schuldet in der Regel der Kunde die Umsatzsteuer; auf der Rechnung stehen dann beide USt-IdNr. und ein Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Wie das genau aussieht, zeigt der Beitrag Rechnung ins Ausland.

Preise und Testphase

Du kannst XRechnungs.de 14 Tage lang testen – mit bis zu 50 Dokumenten und ohne Kreditkarte. Danach wählst du einen Tarif, der jederzeit kündbar ist:

• Starter: 12 € pro Monat, bei jährlicher Zahlung 10 € pro Monat
• Pro: 24 € pro Monat, bei jährlicher Zahlung 20 € pro Monat – inklusive wiederkehrender Rechnungen

Einen dauerhaft kostenlosen Tarif gibt es nicht. Alle Tarife, Limits und Zusatzoptionen findest du auf der Preisseite.

So startest du

1. Konto anlegen und deine Daten eintragen: Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr. und Bankverbindung.
2. Steuerstatus festlegen: Kleinunternehmerregelung oder Regelbesteuerung.
3. Kunden und Leistungen anlegen, zum Beispiel deinen Stunden- oder Tagessatz.
4. Erstes Angebot oder erste Rechnung erstellen und als PDF, XRechnung oder ZUGFeRD versenden.

Verwandte Themen

• Rechnung schreiben als Kleinunternehmer
• Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer
• Programme zum Rechnungen schreiben: Arten und Auswahl
• Mahnung schreiben: Fristen, Gebühren und Muster

Häufige Fragen

Brauchen Freiberufler ein Rechnungsprogramm?

Gesetzlich nicht, praktisch oft schon: Ein Programm vergibt fortlaufende Rechnungsnummern, prüft Pflichtangaben und erzeugt E-Rechnungen, die Unternehmenskunden zunehmend verlangen. Wer nur wenige Rechnungen im Jahr schreibt, kommt anfangs auch mit einer Vorlage aus.

Kann ich als Freiberufler und Kleinunternehmer Rechnungen ohne Umsatzsteuer schreiben?

Ja. Nutzt du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, weist du keine Umsatzsteuer aus. XRechnungs.de fügt den Hinweis auf die Steuerbefreiung automatisch ein, wenn du die Regelung aktivierst.

Müssen Freiberufler E-Rechnungen ausstellen?

Für Rechnungen an inländische Unternehmen ja: ab 2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, sonst ab 2028. Kleinunternehmer sind davon ausgenommen, ebenso Rechnungen an Privatpersonen und bestimmte steuerfreie Leistungen, etwa von Ärzten. Empfangen können muss jeder Betrieb E-Rechnungen schon seit 2025.

Was muss auf einer Rechnung an einen Kunden im EU-Ausland stehen?

Bei Dienstleistungen an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land schuldet in der Regel der Kunde die Umsatzsteuer. Die Rechnung enthält dann keine deutsche Umsatzsteuer, aber die USt-IdNr. beider Seiten und einen Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Details erklärt der Beitrag zur Rechnung ins Ausland.

Kann meine Steuerberatung direkt auf die Rechnungen zugreifen?

Ja. Du kannst weitere Benutzer mit Rollen einladen, auch für deine Steuerberatung. Alternativ übergibst du die Rechnungsdaten per DATEV-Export.

Gibt es XRechnungs.de für Freiberufler kostenlos?

Einen dauerhaft kostenlosen Tarif gibt es nicht. Du kannst XRechnungs.de 14 Tage lang mit bis zu 50 Dokumenten und ohne Kreditkarte testen. Danach beginnen die Tarife bei 10 € pro Monat bei jährlicher Zahlung.

Fazit

Für Freiberufler gelten bei Rechnungen dieselben Regeln wie für alle Unternehmer – entscheidend sind Steuerstatus, Pflichtangaben und ab 2027/2028 das richtige E-Rechnungsformat für Unternehmenskunden. Ein Rechnungsprogramm wie XRechnungs.de erledigt Nummern, Hinweise und Formate für dich, damit du dich auf deine Projekte konzentrieren kannst. Jetzt 14 Tage kostenlos testen.