Mahnung schreiben: Zahlungserinnerung, Mahnstufen, Verzugszinsen und Mahngebühren

Eine Rechnung ist überfällig und der Kunde meldet sich nicht? Mit einer Mahnung fordern Sie ihn erneut zur Zahlung auf und schaffen, wo nötig, die Voraussetzung für den Zahlungsverzug. Erst ab Verzug können Sie Verzugszinsen, im B2B-Geschäft eine Pauschale von 40 € und weitere Kosten verlangen. Hier erfahren Sie, wann Verzug eintritt, wie Sie Zinsen mit dem aktuellen Basiszinssatz berechnen, welche Mahngebühren zulässig sind und wie ein praxistauglicher Mahnablauf aussieht – mit Mustertexten zum Anpassen.

Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei strittigen oder hohen Forderungen lohnt sich anwaltlicher Rat.

Zahlungserinnerung oder Mahnung: Wo liegt der Unterschied?

Das Gesetz kennt keinen festen Unterschied zwischen den Begriffen. Entscheidend ist der Inhalt: Eine Mahnung im Sinne von § 286 BGB ist eine eindeutige Aufforderung an den Kunden, die fällige Zahlung zu leisten. Auch eine höflich formulierte „Zahlungserinnerung“ kann diese Wirkung haben, wenn sie klar zur Zahlung auffordert.

In der Praxis nutzen viele Betriebe die Zahlungserinnerung als freundlichen ersten Schritt und die Bezeichnung „Mahnung“ für die folgenden, deutlicheren Schreiben. Wichtig ist nur: Eine Mahnung wirkt erst, wenn die Forderung fällig ist. Ein Mahnschreiben vor Fälligkeit – etwa zusammen mit der Rechnung – begründet keinen Verzug.

Wann gerät der Kunde in Zahlungsverzug?

Verzug ist die Grundlage für Verzugszinsen, die 40-€-Pauschale und den Ersatz weiterer Kosten. Nach § 286 BGB tritt er vor allem auf diesen Wegen ein:

• Durch Mahnung: Der Kunde zahlt nicht, nachdem ihm nach Fälligkeit eine Mahnung zugegangen ist.
• Durch einen vereinbarten Zahlungstermin: Ist der Termin nach dem Kalender bestimmt, etwa „Zahlung bis 15.11.2026“ im Vertrag, tritt Verzug ohne Mahnung ein. Ein Zahlungsziel, das Sie nur einseitig auf die Rechnung schreiben, reicht dafür nach überwiegender Auffassung nicht.
• Nach 30 Tagen: Bei Geldforderungen kommt der Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hingewiesen hat.
• Bei ernsthafter und endgültiger Zahlungsverweigerung.

Kein Verzug liegt vor, solange der Kunde die Verzögerung nicht zu vertreten hat. Für Rechnungen an Privatkunden lohnt sich deshalb ein Hinweis wie: „Sie kommen spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung in Verzug, wenn Sie bis dahin nicht zahlen.“ Welche Angaben darüber hinaus auf jede Rechnung gehören, lesen Sie unter Pflichtangaben einer Rechnung.

Verzugszinsen berechnen

Ab Verzug können Sie Verzugszinsen verlangen (§ 288 BGB). Ihre Höhe richtet sich nach dem Basiszinssatz, den die Deutsche Bundesbank jeweils zum 1. Januar und 1. Juli bekannt gibt:

• Ist ein Verbraucher beteiligt: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.
• Ist kein Verbraucher beteiligt (B2B), bei Entgeltforderungen: 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.

Seit dem 1. Juli 2026 beträgt der Basiszinssatz laut Deutscher Bundesbank 1,52 %. Daraus ergeben sich 6,52 % pro Jahr gegenüber Verbrauchern und 10,52 % pro Jahr im B2B-Geschäft (Stand: Oktober 2026). Zum 1. Januar 2027 kann sich der Wert ändern.

Gerechnet wird üblicherweise so: offener Betrag × Zinssatz × Verzugstage ÷ 365.

Beispiel 1 – Geschäftskunde (B2B)
Offene Rechnung: 5.000,00 €, 30 Tage Verzug
5.000,00 € x 10,52 % x 30 / 365 = 43,23 €

Beispiel 2 – Privatkunde
Offene Rechnung: 1.200,00 €, 45 Tage Verzug
1.200,00 € x 6,52 % x 45 / 365 = 9,65 €

Ändert sich der Basiszinssatz während des Verzugs, rechnen Sie die Zeiträume getrennt. Höhere Zinsen können Sie nur verlangen, wenn sie sich aus einem anderen Rechtsgrund ergeben, etwa aus einer wirksamen vertraglichen Vereinbarung.

Die 40-Euro-Pauschale im B2B-Geschäft

Ist Ihr Kunde kein Verbraucher, können Sie bei Verzug mit einer Entgeltforderung zusätzlich eine Pauschale von 40 € verlangen (§ 288 Abs. 5 BGB). Das gilt auch, wenn es sich um eine Abschlagszahlung oder eine Ratenzahlung handelt. Die Pauschale wird auf einen Schadensersatz angerechnet, soweit dieser auf Kosten der Rechtsverfolgung beruht – Sie können also nicht für dieselben Kosten 40 € und zusätzlich Mahngebühren verlangen. Gegenüber Verbrauchern gibt es die Pauschale nicht.

Mahngebühren: Was Sie verlangen dürfen

Einen festen Betrag für Mahngebühren sieht das Gesetz nicht vor. Als Verzugsschaden ersetzt werden in der Regel nur Kosten, die tatsächlich entstanden sind, etwa Porto und Material für Mahnschreiben. Die erste Mahnung, die den Verzug erst auslöst, ist meist nicht erstattungsfähig, weil der Kunde zu diesem Zeitpunkt noch nicht im Verzug war. Ihren eigenen Zeitaufwand erkennen Gerichte regelmäßig nicht an.

Pauschale Mahngebühren von 10 € oder mehr pro Schreiben sind deshalb angreifbar. Im B2B-Geschäft ist die 40-€-Pauschale meist der einfachere Weg. Pauschalen in Ihren AGB unterliegen engen Grenzen, gegenüber Verbrauchern insbesondere nach § 309 Nr. 5 BGB.

Mahnstufen in der Praxis

Gesetzlich vorgeschriebene Mahnstufen gibt es nicht – für den Verzug genügt eine einzige Mahnung, in manchen Fällen sogar keine. Viele Betriebe arbeiten trotzdem mit einem gestuften Ablauf. Er schont die Kundenbeziehung und dokumentiert, dass der Kunde mehrfach Gelegenheit zur Zahlung hatte. Ein verbreitetes Vorgehen:

1. Zahlungserinnerung: einige Tage nach Fälligkeit, freundlich formuliert, mit Rechnungsnummer und einer neuen Frist von etwa 7 bis 10 Tagen.
2. Mahnung: nach Ablauf dieser Frist, deutlich formuliert, mit Hinweis auf den Verzug und – im B2B-Geschäft – mit Verzugszinsen und 40-€-Pauschale.
3. Letzte Mahnung: eine kurze letzte Frist und die Ankündigung der nächsten Schritte, etwa gerichtliches Mahnverfahren oder Inkasso.

Kündigen Sie nur an, was Sie auch umsetzen wollen. Prüfen Sie vor jeder Stufe, ob inzwischen Geld eingegangen ist oder der Kunde die Rechnung beanstandet hat. Ist die Rechnung tatsächlich fehlerhaft, korrigieren Sie sie zuerst – wie das geht, zeigt der Beitrag Rechnung korrigieren mit Storno oder Gutschrift.

Was in eine Mahnung gehört

• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und offener Betrag, damit der Kunde die Forderung sofort zuordnen kann (siehe auch Rechnungsnummer richtig vergeben)
• eine klare Zahlungsaufforderung mit konkretem Datum statt „umgehend“
• Bankverbindung und Verwendungszweck
• ab Verzug: Verzugszinsen und – im B2B-Geschäft – die 40-€-Pauschale, getrennt vom Rechnungsbetrag ausgewiesen
• bei Teilzahlungen der verbleibende Restbetrag

Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben: Brief, E-Mail oder Fax sind möglich. Im Streitfall müssen Sie allerdings beweisen, dass die Mahnung zugegangen ist.

Mustertexte für Zahlungserinnerung und Mahnung

Die folgenden Vorlagen sind frei erfundene Beispiele. Passen Sie Namen, Daten, Beträge und Fristen an Ihren Fall an.

Muster: Zahlungserinnerung

Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung Nr. 2026-148 vom 01.09.2026

Sehr geehrte Damen und Herren,

sicher ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen: Für unsere Rechnung
Nr. 2026-148 vom 01.09.2026 über 2.380,00 € konnten wir bis heute
keinen Zahlungseingang feststellen. Die Rechnung war am 15.09.2026 fällig.

Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 30.09.2026 auf unser Konto
IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00 (Beispiel),
Verwendungszweck: 2026-148.

Sollten Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, betrachten Sie
dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen
Muster Haustechnik GmbH

Muster: Mahnung an einen Geschäftskunden

Betreff: Mahnung zu Rechnung Nr. 2026-148 vom 01.09.2026

Sehr geehrte Damen und Herren,

trotz unserer Zahlungserinnerung vom 23.09.2026 ist der
Rechnungsbetrag bis heute nicht bei uns eingegangen. Sie befinden
sich seit dem 01.10.2026 in Zahlungsverzug.

Rechnung Nr. 2026-148                                 2.380,00 €
Verzugszinsen 10,52 % p. a., 01.10.–15.10.2026 (15 Tage)   10,29 €
Verzugspauschale nach § 288 Abs. 5 BGB                   40,00 €
                                                      ----------
Offener Gesamtbetrag                                  2.430,29 €

Bitte überweisen Sie den Gesamtbetrag bis zum 25.10.2026 auf
IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00 (Beispiel),
Verwendungszweck: 2026-148.

Mit freundlichen Grüßen
Muster Haustechnik GmbH

Muster: Letzte Mahnung

Betreff: Letzte Mahnung zu Rechnung Nr. 2026-148 vom 01.09.2026

Sehr geehrte Damen und Herren,

auf unsere Mahnung vom 15.10.2026 haben wir leider keine Zahlung
erhalten. Offen sind weiterhin 2.380,00 € zuzüglich Verzugszinsen
und Verzugspauschale.

Wir fordern Sie letztmalig auf, den offenen Betrag bis zum
06.11.2026 zu zahlen. Geht bis dahin keine Zahlung ein, werden wir
ohne weitere Ankündigung das gerichtliche Mahnverfahren einleiten.
Dadurch entstehen weitere Kosten.

Mit freundlichen Grüßen
Muster Haustechnik GmbH

Gerichtliches Mahnverfahren: der nächste Schritt

Zahlt der Kunde auch nach der letzten Mahnung nicht und ist die Forderung unstreitig, ist das gerichtliche Mahnverfahren ein vergleichsweise schneller und günstiger Weg zu einem Vollstreckungstitel. Den Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids stellen Sie beim zuständigen zentralen Mahngericht, online zum Beispiel über das Portal der Länder online-mahnantrag.de. Einen Anwalt brauchen Sie für das Mahnverfahren selbst nicht.

1. Antrag auf Mahnbescheid: Das Gericht prüft nur, ob der Antrag formal korrekt ist – nicht, ob die Forderung tatsächlich besteht.
2. Zustellung an den Kunden: Er kann innerhalb von zwei Wochen Widerspruch einlegen. Dann kann die Sache in ein reguläres Gerichtsverfahren übergehen.
3. Vollstreckungsbescheid: Ohne Widerspruch beantragen Sie den Vollstreckungsbescheid. Auch dagegen ist innerhalb von zwei Wochen ein Einspruch möglich; andernfalls können Sie daraus vollstrecken.

Bestreitet der Kunde die Forderung, etwa wegen behaupteter Mängel, ist mit einem Widerspruch zu rechnen. In diesem Fall ist eine Klage oder anwaltliche Beratung oft der direktere Weg.

Verjährung: Wie lange Sie Forderungen geltend machen können

Rechnungsforderungen verjähren in der Regel nach drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Sie von den anspruchsbegründenden Umständen und dem Schuldner Kenntnis erlangt haben (§ 199 BGB). Eine Forderung, die im März 2026 entstanden ist, verjährt danach in der Regel mit Ablauf des 31.12.2029.

Eine einfache Mahnung hält die Verjährung nicht auf. Gehemmt wird sie zum Beispiel durch die Zustellung eines Mahnbescheids oder eine Klage (§ 204 BGB). Behalten Sie ältere offene Posten deshalb besonders zum Jahresende im Blick.

Mahnungen mit XRechnungs.de erstellen

In XRechnungs.de erstellen Sie Mahnungen im selben System wie Ihre Angebote, Rechnungen, Stornorechnungen und Gutschriften. Kundendaten, Rechnungen und Mahnungen liegen damit an einem Ort, und Sie müssen offene Forderungen nicht in einer separaten Tabelle nachhalten. Erstellte Dokumente werden im GoBD-Archiv abgelegt, die Daten in Deutschland gespeichert.

Die Rechnungen selbst erzeugen Sie als XRechnung (UBL oder CII) oder ZUGFeRD und versenden sie bei Bedarf über Peppol. Für Dauerkunden gibt es wiederkehrende Rechnungen, und Ihre Steuerkanzlei erhält einen eigenen Zugang oder einen DATEV-Export.

Die Tarife beginnen bei 10 € pro Monat bei jährlicher Zahlung bzw. 12 € bei monatlicher Zahlung und sind jederzeit kündbar; Details finden Sie auf der Preisseite. Sie können XRechnungs.de kostenlos testen – mit bis zu 50 Dokumenten und ohne Kreditkarte.

Häufige Fragen zum Mahnung schreiben

Wie viele Mahnungen muss ich schreiben, bevor ich einen Mahnbescheid beantragen kann?

Das Gesetz schreibt keine bestimmte Zahl vor. Für den Verzug reicht eine Mahnung, in manchen Fällen – etwa bei einem vereinbarten Zahlungstermin oder nach 30 Tagen im B2B-Geschäft – sogar keine. Drei Mahnstufen sind lediglich eine verbreitete Praxis.

Darf ich bei Privatkunden Verzugszinsen verlangen?

Ja, sobald der Kunde in Verzug ist. Der Zinssatz liegt 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, seit dem 1. Juli 2026 also bei 6,52 % pro Jahr. Die 30-Tage-Regel greift bei Verbrauchern aber nur, wenn Ihre Rechnung darauf hingewiesen hat, und die 40-€-Pauschale gibt es bei ihnen nicht.

Wie hoch dürfen Mahngebühren sein?

Einen festen Betrag regelt das Gesetz nicht. Ersatzfähig sind in der Regel nur tatsächlich entstandene Kosten wie Porto und Material, und zwar erst für Mahnungen nach Verzugseintritt. Im B2B-Geschäft ist die Verzugspauschale von 40 € meist die einfachere Lösung; sie wird auf weitere Rechtsverfolgungskosten angerechnet.

Muss eine Mahnung per Einschreiben verschickt werden?

Nein, eine Form ist nicht vorgeschrieben. Brief, E-Mail oder Fax sind möglich. Weil Sie im Streitfall den Zugang beweisen müssen, ist bei wichtigen Forderungen ein nachweisbarer Versandweg sinnvoll.

Wann verjährt eine unbezahlte Rechnung?

In der Regel drei Jahre nach dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist. Eine Mahnung allein hemmt die Verjährung nicht, ein zugestellter Mahnbescheid oder eine Klage dagegen schon.

Kann ich eine Mahnung direkt mit der Rechnung verschicken?

Das bringt nichts: Eine Mahnung vor Fälligkeit begründet keinen Verzug. Nennen Sie auf der Rechnung besser ein klares Zahlungsziel und weisen Sie Privatkunden auf den Verzug nach 30 Tagen hin.

Fazit: Klar mahnen, Fristen im Blick behalten

Eine wirksame Mahnung braucht keine bestimmte Form, aber einen klaren Inhalt: offene Rechnung, Betrag und ein konkretes Zahlungsdatum. Ab Verzug stehen Ihnen Verzugszinsen und im B2B-Geschäft die 40-€-Pauschale zu, überhöhte Mahngebühren dagegen nicht. Wer Fälligkeiten, Mahnstufen und Verjährung im Blick behält, kommt in den meisten Fällen ohne Gericht zu seinem Geld.