Rechnung ins Ausland schreiben: EU und Drittland richtig abrechnen

Eine Rechnung ins Ausland unterscheidet sich vor allem in einem Punkt von einer Inlandsrechnung: In vielen Fällen steht darauf keine deutsche Umsatzsteuer, dafür aber ein bestimmter Hinweis, der erklärt, warum. Welcher Hinweis das ist und welche Nachweise Sie zusätzlich brauchen, hängt davon ab, was Sie verkaufen, an wen und wohin. Dieser Leitfaden zeigt die typischen Fälle für Unternehmen mit Sitz in Deutschland und was jeweils auf die Rechnung gehört.

Die Grundregeln für jede Rechnung – Name, Anschrift, Rechnungsnummer, Leistungsdatum und so weiter – finden Sie in unserer Checkliste der Pflichtangaben nach § 14 UStG. Hier geht es um das, was bei Auslandskunden hinzukommt oder sich ändert.

Rechnung ins Ausland: drei Fragen vor dem Schreiben

Bevor Sie die Rechnung erstellen, klären Sie drei Punkte. Aus den Antworten ergibt sich, ob deutsche Umsatzsteuer anfällt und welcher Hinweis auf die Rechnung muss.

1. Ware oder Dienstleistung? Für Warenlieferungen und für sonstige Leistungen (Dienstleistungen, Beratung, Software-Leistungen) gelten unterschiedliche Ortsregeln.
2. Unternehmen oder Privatperson? Bei Geschäftskunden geht die Steuer oft auf den Kunden über oder die Lieferung ist steuerfrei. Bei Privatkunden bleibt es häufig bei einer Steuer – entweder der deutschen oder der des Ziellandes.
3. EU oder Drittland? Innerhalb der EU gibt es eigene Regeln für den Binnenmarkt. Bei Ländern außerhalb der EU, etwa der Schweiz, Großbritannien oder den USA, spricht man von Drittländern.

Daraus ergeben sich die häufigsten Konstellationen:

• Ware an ein Unternehmen in der EU: steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung.
• Dienstleistung an ein Unternehmen in der EU: in der Regel Reverse Charge, der Kunde schuldet die Steuer in seinem Land.
• Ware oder bestimmte Dienstleistungen an Privatpersonen in der EU: deutsche Umsatzsteuer oder Umsatzsteuer des Ziellandes, gegebenenfalls über das OSS-Verfahren.
• Ware in ein Drittland: steuerfreie Ausfuhrlieferung, wenn die Ausfuhr nachgewiesen ist.
• Dienstleistung an ein Unternehmen im Drittland: in der Regel in Deutschland nicht steuerbar.

Ware an Unternehmen in der EU: die innergemeinschaftliche Lieferung

Liefern Sie Waren an ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat, ist die Lieferung in Deutschland unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei (§ 4 Nr. 1 Buchstabe b UStG in Verbindung mit § 6a UStG). Ihr Kunde versteuert den Erwerb in seinem Land.

Voraussetzungen der Steuerbefreiung

• Die Ware gelangt tatsächlich in einen anderen EU-Staat – befördert oder versendet durch Sie oder durch Ihren Kunden.
• Ihr Kunde ist ein Unternehmer (oder eine juristische Person), der in einem anderen EU-Staat für Umsatzsteuerzwecke erfasst ist und die Ware für sein Unternehmen erwirbt.
• Der Erwerb unterliegt beim Kunden der Umsatzbesteuerung.
• Ihr Kunde hat Ihnen gegenüber eine gültige USt-IdNr. aus einem anderen EU-Staat verwendet.
• Sie können die Voraussetzungen nachweisen (§ 6a Abs. 3 UStG).

Zusätzlich gilt: Die Steuerbefreiung entfällt nach § 4 Nr. 1 Buchstabe b UStG, wenn Sie für die Lieferung keine oder eine unrichtige beziehungsweise unvollständige Zusammenfassende Meldung abgeben. Dazu weiter unten mehr.

Was auf die Rechnung gehört

• alle üblichen Pflichtangaben einer Rechnung,
• Ihre eigene USt-IdNr. und die USt-IdNr. Ihres Kunden (§ 14a Abs. 3 UStG),
• kein Ausweis deutscher Umsatzsteuer,
• ein Hinweis auf die Steuerbefreiung, zum Beispiel „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“, gern ergänzt um „§ 4 Nr. 1b i. V. m. § 6a UStG“.

Die Rechnung müssen Sie bis zum 15. Tag des Monats ausstellen, der auf den Monat der Lieferung folgt (§ 14a Abs. 3 UStG). Die vereinfachte Kleinbetragsrechnung ist für innergemeinschaftliche Lieferungen nicht zulässig – auch bei kleinen Beträgen brauchen Sie eine vollständige Rechnung.

Nachweis: Gelangensbestätigung und Alternativen

Dass die Ware im anderen EU-Staat angekommen ist, belegen Sie mit Unterlagen. Der Standardnachweis nach § 17b UStDV besteht aus einem Doppel der Rechnung und einer Gelangensbestätigung Ihres Kunden. Darin bestätigt der Kunde unter anderem Menge und Bezeichnung der Ware, Ort und Monat des Erhalts sowie das Ausstellungsdatum. Sie kann auch als Sammelbestätigung für bis zu ein Quartal ausgestellt werden.

Statt der Gelangensbestätigung lässt die Verordnung je nach Transportweg weitere Belege zu, etwa einen vom Empfänger quittierten Frachtbrief (zum Beispiel CMR), eine Spediteurbescheinigung oder bei Postsendungen den Einlieferungsbeleg zusammen mit dem Zahlungsnachweis. Daneben kennt § 17a UStDV eine Gelangensvermutung, wenn bestimmte Belege unabhängiger Dritter vorliegen. Welche Nachweise in Ihrem Fall passen, stimmen Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung ab – ohne Nachweis droht, dass das Finanzamt die Steuerbefreiung versagt.

Dienstleistung an Unternehmen in der EU: kurz zu Reverse Charge

Erbringen Sie eine Dienstleistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat, liegt der Leistungsort nach der Grundregel des § 3a Abs. 2 UStG beim Kunden. Ihr Kunde schuldet dann die Steuer in seinem Land. Ihre Rechnung enthält keine deutsche Umsatzsteuer, aber den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, Ihre USt-IdNr. und die Ihres Kunden. Auch hier gilt die Frist bis zum 15. des Folgemonats (§ 14a Abs. 1 UStG).

Es gibt Ausnahmen von der Grundregel, zum Beispiel bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück. Wie das Verfahren funktioniert und welche Sonderfälle es gibt, erklären wir ausführlich im Beitrag zur Reverse-Charge-Rechnung nach § 13b UStG.

Privatkunden in der EU: Fernverkauf und OSS

Verkaufen Sie Waren an Privatpersonen in anderen EU-Staaten und versenden sie dorthin, spricht man von innergemeinschaftlichen Fernverkäufen (§ 3c UStG). Bis zu einer EU-weiten Umsatzschwelle von 10.000 € im Jahr – gerechnet zusammen mit bestimmten elektronischen Dienstleistungen an Privatkunden in der EU – dürfen Sie in der Regel weiter deutsche Umsatzsteuer berechnen. Oberhalb der Schwelle gilt die Umsatzsteuer des Ziellandes.

Damit Sie sich nicht in jedem Land registrieren müssen, können Sie diese Umsätze über das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) beim Bundeszentralamt für Steuern melden. Ob und ab wann das für Ihr Geschäft relevant ist, lässt sich nur anhand Ihrer Umsätze beurteilen – sprechen Sie das im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung durch.

Ausfuhr in ein Drittland: Ausfuhrlieferung richtig abrechnen

Liefern Sie Waren in ein Land außerhalb der EU, etwa in die Schweiz oder in die USA, kann die Lieferung als Ausfuhrlieferung steuerfrei sein (§ 4 Nr. 1 Buchstabe a in Verbindung mit § 6 UStG). Anders als bei der innergemeinschaftlichen Lieferung kommt es dabei nicht auf eine USt-IdNr. des Kunden an. Entscheidend ist, dass die Ware das Gebiet der EU tatsächlich verlässt und Sie das belegen können.

• Rechnung: keine deutsche Umsatzsteuer, dafür ein Hinweis auf die Steuerbefreiung, zum Beispiel „Steuerfreie Ausfuhrlieferung (§ 4 Nr. 1a i. V. m. § 6 UStG)“.
• Ausfuhrnachweis: In der Regel ist das der elektronische Ausgangsvermerk der Zollverwaltung aus dem IT-Verfahren ATLAS. Die Einzelheiten regeln die §§ 8 ff. UStDV.
• Zollpapiere: Für die Ausfuhranmeldung und die Einfuhr im Zielland werden Warenbeschreibung, Wert und oft Zolltarifnummer und Ursprungsland benötigt. Diese Angaben können Sie auf der Rechnung oder in einer Proformarechnung machen, wenn die Sendung ohne Rechnung reist.

Bei Dienstleistungen an Unternehmen im Drittland liegt der Leistungsort nach § 3a Abs. 2 UStG in der Regel ebenfalls beim Kunden. Die Leistung ist dann in Deutschland nicht steuerbar, und Sie stellen netto in Rechnung. Ein Hinweis wie „Nicht im Inland steuerbare Leistung“ macht die Rechnung nachvollziehbar. Ob im Land Ihres Kunden eigene Pflichten entstehen, richtet sich nach dem dortigen Recht.

USt-IdNr. des Kunden prüfen

Bei Geschäften mit EU-Unternehmen hängt viel an der USt-IdNr. Ihres Kunden. Prüfen Sie sie deshalb vor der ersten Lieferung und in regelmäßigen Abständen. Dafür gibt es zwei Wege:

• Bestätigungsverfahren des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt): Sie erhalten eine Bestätigung, ob die Nummer gültig ist. Bei der qualifizierten Abfrage werden zusätzlich Name und Anschrift abgeglichen. Das Ergebnis können Sie als Nachweis aufbewahren.
• VIES-Abfrage der EU-Kommission: schnelle Prüfung der Gültigkeit einer Nummer, praktisch für den ersten Check.

Dokumentieren Sie das Ergebnis der Prüfung zusammen mit dem Datum. Ist die Nummer ungültig, sollten Sie nicht steuerfrei liefern, bis der Kunde eine gültige Nummer nachreicht.

Zusammenfassende Meldung nicht vergessen

Wer innergemeinschaftliche Lieferungen ausführt oder Dienstleistungen nach § 3a Abs. 2 UStG an Unternehmen in anderen EU-Staaten erbringt, muss diese Umsätze zusätzlich in der Zusammenfassenden Meldung (ZM) an das BZSt melden (§ 18a UStG).

• Für innergemeinschaftliche Lieferungen ist die ZM grundsätzlich monatlich bis zum 25. Tag nach Ablauf des Monats abzugeben.
• Liegt die Summe dieser Lieferungen weder im laufenden noch in einem der vier vorangegangenen Quartale über 50.000 €, genügt eine vierteljährliche Meldung.
• Dienstleistungen an EU-Unternehmen werden quartalsweise gemeldet; wer ohnehin monatlich meldet, nimmt sie in die Meldung für den letzten Monat des Quartals auf.

Die Angaben in ZM, Umsatzsteuer-Voranmeldung und Rechnung sollten zusammenpassen: dieselbe USt-IdNr. des Kunden, dieselben Beträge, derselbe Meldezeitraum. Abweichungen fallen beim Datenabgleich zwischen den EU-Staaten auf.

Sprache und Währung der Auslandsrechnung

Das deutsche Umsatzsteuergesetz schreibt keine bestimmte Sprache für Rechnungen vor. Eine Rechnung auf Englisch oder in der Sprache Ihres Kunden ist daher möglich. Das Finanzamt kann bei Belegen in einer fremden Sprache allerdings eine Übersetzung verlangen (§ 87 Abs. 2 AO). Nach einem BMF-Schreiben vom 17. September 2025 dürfen bestimmte Pflichthinweise zudem in den Formulierungen anderer EU-Amtssprachen angegeben werden, etwa „Reverse charge“ statt „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Wer auf Nummer sicher gehen will, nennt den deutschen Hinweis zusätzlich.

Auch die Währung können Sie frei wählen, zum Beispiel Schweizer Franken oder US-Dollar. Für die Umsatzsteuer rechnen Sie Fremdwährungsbeträge nach § 16 Abs. 6 UStG in Euro um – grundsätzlich mit den vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlichten monatlichen Durchschnittskursen. Weisen Sie auf einer Fremdwährungsrechnung deutsche Umsatzsteuer aus, etwa bei einer Lieferung an einen Privatkunden, sollte der Steuerbetrag zusätzlich in Euro angegeben sein; das sieht die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (Art. 230) vor. Bei steuerfreien Lieferungen und Reverse Charge stellt sich diese Frage nicht, weil keine deutsche Steuer ausgewiesen wird.

Beispiel: Rechnung über eine innergemeinschaftliche Lieferung

So kann der steuerlich relevante Teil einer Rechnung an ein Unternehmen in Österreich aussehen. Das Beispiel ist frei erfunden und ersetzt keine Prüfung Ihres Einzelfalls.

Rechnung Nr. 2026-0412          Datum: 05.11.2026
Lieferdatum: 28.10.2026

Lieferant:  Muster Maschinenbau GmbH, Göppingen
            USt-IdNr.: DE123456789
Kunde:      Beispiel Handels GmbH, Wien (Österreich)
            USt-IdNr.: ATU12345678

10 Stück Spannvorrichtung Typ S2     à 480,00 €    4.800,00 €

Nettobetrag                                        4.800,00 €
Umsatzsteuer 0 %                                       0,00 €
Rechnungsbetrag                                    4.800,00 €

Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung
(§ 4 Nr. 1b i. V. m. § 6a UStG)

Die Lieferung erfolgte im Oktober, die Rechnung ist am 5. November und damit vor dem 15. des Folgemonats ausgestellt. In die Zusammenfassende Meldung gehört der Umsatz mit der USt-IdNr. des Kunden.

Gilt die E-Rechnungspflicht für Rechnungen ins Ausland?

Nein. Die deutsche E-Rechnungspflicht betrifft Umsätze zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind. Rechnungen an Kunden im Ausland fallen nicht darunter. Sie können also weiterhin eine PDF-Rechnung oder auf Wunsch eine E-Rechnung schicken.

Allerdings führen auch andere Länder eigene Vorgaben für elektronische Rechnungen ein, und viele Unternehmen sowie öffentliche Auftraggeber in Europa empfangen Rechnungen über das Peppol-Netzwerk. Fragen Sie bei neuen Auslandskunden nach, in welchem Format und über welchen Weg sie Rechnungen erhalten möchten.

Auslandsrechnungen mit XRechnungs.de

Mit XRechnungs.de erstellen Sie Rechnungen in einer Web-App und können dabei verschiedene Währungen verwenden. Ihre Stammdaten wie die eigene USt-IdNr. hinterlegen Sie einmal und nutzen sie für jede Rechnung. Die Oberfläche der App steht auf Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und Niederländisch zur Verfügung.

• Rechnungen als PDF, XRechnung (UBL und CII) oder ZUGFeRD erstellen
• E-Rechnungen über Peppol BIS 3.0 versenden und empfangen
• integrierte Validierung vor dem Versand
• Übergabe an die Steuerkanzlei per DATEV-Export
• GoBD-Archiv und Export aller Rechnungen jederzeit, Datenspeicherung in Deutschland

Ob eine Lieferung steuerfrei ist oder Reverse Charge greift, entscheiden Sie anhand Ihres Falls; die Software unterstützt Sie bei der Erstellung, ersetzt aber keine steuerliche Beratung. Sie können XRechnungs.de kostenlos testen – mit bis zu 50 Dokumenten und ohne Kreditkarte. Die Tarife finden Sie auf der Seite Preise.

Häufige Fragen zur Rechnung ins Ausland

Muss auf einer Rechnung ins Ausland deutsche Umsatzsteuer stehen?

Bei Geschäftskunden meist nicht: Warenlieferungen an EU-Unternehmen sind in der Regel steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen, Dienstleistungen an EU-Unternehmen fallen unter Reverse Charge, und Ausfuhren ins Drittland sind steuerfrei, wenn die Ausfuhr nachgewiesen ist. Bei Privatkunden in der EU kann dagegen deutsche Umsatzsteuer oder die des Ziellandes anfallen.

Bis wann muss ich die Rechnung für eine EU-Lieferung ausstellen?

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und bei Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten nach § 3a Abs. 2 UStG bis zum 15. Tag des Monats, der auf den Monat der Leistung folgt (§ 14a Abs. 1 und 3 UStG).

Darf ich eine Rechnung auf Englisch schreiben?

Ja. Das Umsatzsteuergesetz schreibt keine Rechnungssprache vor. Das Finanzamt kann aber eine Übersetzung verlangen. Bestimmte Pflichthinweise dürfen nach Auffassung der Finanzverwaltung auch in der Formulierung anderer EU-Amtssprachen stehen, etwa „Reverse charge“.

Was passiert, wenn die USt-IdNr. meines Kunden ungültig ist?

Dann fehlt eine Voraussetzung für die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung, und das Finanzamt kann deutsche Umsatzsteuer verlangen. Prüfen Sie die Nummer deshalb vor der Lieferung über das BZSt oder VIES und bewahren Sie das Ergebnis auf.

Brauche ich für Kunden in der Schweiz eine Zusammenfassende Meldung?

Nein. Die Zusammenfassende Meldung betrifft nur Umsätze mit Kunden in anderen EU-Staaten. Für Ausfuhren in Drittländer wie die Schweiz benötigen Sie stattdessen einen Ausfuhrnachweis, in der Regel den elektronischen Ausgangsvermerk des Zolls.

Muss ich Kunden im Ausland eine E-Rechnung schicken?

Nach deutschem Recht nicht: Die E-Rechnungspflicht gilt nur zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind. Ihr Kunde oder das Recht seines Landes kann aber ein bestimmtes Format verlangen, etwa eine Peppol-Rechnung.

Fazit: erst einordnen, dann den passenden Hinweis setzen

Eine Rechnung ins Ausland ist kein Hexenwerk, wenn Sie den Fall richtig einordnen: Ware oder Dienstleistung, Unternehmen oder Privatperson, EU oder Drittland. Danach richten sich Steuerausweis, Pflichthinweis, Nachweise und Meldungen. Prüfen Sie die USt-IdNr. Ihrer EU-Kunden, sammeln Sie Gelangens- oder Ausfuhrnachweise und halten Sie die Fristen für Rechnung und Zusammenfassende Meldung ein. Bei Sonderfällen wie Reihengeschäften oder Lieferungen mit Montage lohnt sich der Blick auf den Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung.