Proformarechnung: Was sie ist, wann man sie braucht und was draufsteht

Eine Proformarechnung sieht aus wie eine Rechnung, ist aber keine. Sie kündigt eine Lieferung oder Leistung mit Preisen an oder beschreibt eine Warensendung für den Zoll – eine Zahlungsforderung im umsatzsteuerlichen Sinn ist sie nicht. Genau deshalb ist sie praktisch: Sie liefert alle Angaben, die Kunde, Bank oder Zoll vorab brauchen, ohne Umsatzsteuer auszulösen. Und genau deshalb muss sie klar als Proformarechnung erkennbar sein.

Was ist eine Proformarechnung?

„Pro forma“ bedeutet „der Form halber“. Eine Proformarechnung ist ein Dokument im Rechnungsformat, das Waren oder Leistungen mit Menge, Preis und Konditionen beschreibt, ohne eine Leistung abzurechnen. Sie wird meist vor der Lieferung oder ganz ohne Verkauf ausgestellt, etwa wenn Ware kostenlos verschickt wird.

Gesetzlich geregelt ist die Proformarechnung im Umsatzsteuerrecht nicht. Ihre Funktion ergibt sich aus der Praxis – vor allem im internationalen Warenverkehr und bei Vorkasse.

Keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes

Eine Rechnung im Sinne von § 14 UStG ist ein Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Eine Proformarechnung rechnet nicht ab, sondern dient der Information. Daraus folgt:

• Ihr Kunde kann aus einer Proformarechnung keine Vorsteuer abziehen.
• Sie buchen keinen Umsatz und keine Forderung allein aufgrund der Proformarechnung.
• Sie ersetzt nicht die echte Rechnung, die Sie nach der Lieferung oder bei Zahlungseingang ausstellen.

Voraussetzung ist, dass das Dokument eindeutig als Proformarechnung gekennzeichnet ist – am besten im Titel, etwa „Proformarechnung“ oder „Pro-forma-Rechnung“, gern ergänzt um einen Satz wie „Keine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn“.

Wann braucht man eine Proformarechnung?

• Zoll und Export: Bei Sendungen in Drittländer ohne Verkauf – Warenmuster, Ersatzteile im Rahmen der Gewährleistung, Messeware, Reparaturrücksendungen – braucht der Zoll trotzdem Angaben zu Ware und Wert. Die Proformarechnung liefert sie.
• Vorkasse: Der Kunde soll vor der Lieferung zahlen und braucht ein Dokument mit Betrag und Bankverbindung, zum Beispiel für die interne Zahlungsfreigabe.
• Finanzierung und Genehmigungen: Banken, Akkreditive oder Importgenehmigungen im Zielland verlangen häufig eine Proformarechnung als Grundlage.
• Budgetfreigabe beim Kunden: Manche Einkaufsabteilungen benötigen vor der Bestellung ein rechnungsähnliches Dokument mit allen Konditionen.

Was auf eine Proformarechnung gehört

Feste Pflichtangaben gibt es nicht. Damit das Dokument seinen Zweck erfüllt, haben sich diese Angaben bewährt:

• die deutliche Bezeichnung „Proformarechnung“
• Name und Anschrift von Absender und Empfänger, bei Geschäftskunden die USt-IdNr. oder Steuernummer
• Datum und eine eigene Referenznummer
• genaue Warenbeschreibung mit Menge, Einzel- und Gesamtpreis sowie Währung
• Liefer- und Zahlungsbedingungen, im internationalen Handel oft mit Incoterms
• bei Zollsendungen zusätzlich: Zolltarifnummer, Ursprungsland, Gewicht, Anzahl der Packstücke und der Grund der Sendung, zum Beispiel „Warenmuster ohne Handelswert“ oder „Rücksendung nach Reparatur“
• bei unentgeltlichen Sendungen trotzdem ein Wert für Zollzwecke, mit dem Hinweis, dass keine Zahlung erfolgt

Welche Angaben im Einzelfall verlangt werden, hängt vom Bestimmungsland, vom Zollverfahren und vom Versanddienstleister ab. Klären Sie das vor dem Versand, damit die Sendung nicht beim Zoll hängen bleibt.

Proformarechnung, Angebot, Anzahlungs- und Abschlagsrechnung

Die Proformarechnung wird leicht mit anderen Dokumenten verwechselt. Die Unterschiede:

• Angebot: eine verbindliche Erklärung, zu bestimmten Konditionen zu leisten. Mehr dazu im Vergleich Kostenvoranschlag oder Angebot. Eine Proformarechnung kann inhaltlich ähnlich sein, ist aber vor allem ein Dokument für Zahlung, Zoll oder Genehmigungen.
• Anzahlungs- oder Vorauszahlungsrechnung: eine echte Rechnung über eine Zahlung vor der Leistung. Bei Unternehmern, die ihre Umsätze nach vereinbarten Entgelten versteuern, entsteht die Umsatzsteuer für Anzahlungen bereits mit Zahlungseingang; der Kunde kann die Vorsteuer bei Vorliegen der Rechnung und Zahlung abziehen.
• Abschlagsrechnung: eine echte Rechnung über bereits erbrachte Teilleistungen, die später in der Schlussrechnung verrechnet wird. Einzelheiten im Beitrag Abschlagsrechnung erstellen.

Praktisch heißt das: Möchte Ihr Geschäftskunde eine Anzahlung leisten und dafür die Vorsteuer geltend machen, braucht er eine Anzahlungsrechnung. Eine Proformarechnung reicht ihm dafür nicht.

Risiko: Wenn die Proformarechnung wie eine echte Rechnung aussieht

Problematisch wird es, wenn ein Dokument alle Merkmale einer Rechnung trägt, Umsatzsteuer gesondert ausweist und nicht klar als Proformarechnung erkennbar ist. Dann besteht das Risiko, dass es als Rechnung behandelt wird. Wird darin Umsatzsteuer ausgewiesen, die Sie (noch) nicht schulden, kann eine Steuerschuld nach § 14c UStG entstehen – die Grundzüge zum falschen Steuerausweis erklären wir im Beitrag Rechnung korrigieren.

So reduzieren Sie das Risiko:

• Kennzeichnen Sie das Dokument im Titel eindeutig als Proformarechnung.
• Verwenden Sie einen eigenen Nummernkreis und nicht Ihre Rechnungsnummern.
• Verzichten Sie auf einen gesonderten Umsatzsteuerausweis, wenn er für den Zweck nicht nötig ist, oder kennzeichnen Sie Steuerbeträge als voraussichtlich.
• Stellen Sie nach Lieferung oder Zahlung eine echte Rechnung aus, die auf die Proformarechnung Bezug nehmen kann.

Nach der Proformarechnung: die echte Rechnung

Die Proformarechnung ersetzt nie die Rechnung. Sobald Sie liefern oder leisten – oder bei Anzahlungen, sobald Geld fließt –, stellen Sie eine Rechnung mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG aus. Geht die Ware ins Ausland, gelten dabei die Regeln für die Rechnung ins Ausland, etwa der Hinweis auf eine steuerfreie Ausfuhrlieferung oder innergemeinschaftliche Lieferung.

Weil die Proformarechnung keine Rechnung ist, fällt sie auch nicht unter die E-Rechnungspflicht. Die spätere echte Rechnung an ein Unternehmen in Deutschland dagegen schon – je nach Übergangsfrist als E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD.

Angebote und Rechnungen mit XRechnungs.de

Mit XRechnungs.de erstellen Sie in einer Web-App Angebote, Lieferscheine und Rechnungen sowie Abschlags- und Schlussrechnungen. Die echte Rechnung nach Lieferung erzeugen Sie als PDF, XRechnung (UBL und CII) oder ZUGFeRD, prüfen sie mit der integrierten Validierung und versenden sie auf Wunsch über Peppol. Alle Dokumente liegen im GoBD-Archiv und lassen sich jederzeit exportieren.

Sie können XRechnungs.de kostenlos testen – mit bis zu 50 Dokumenten und ohne Kreditkarte. Alle Tarife finden Sie auf der Seite Preise.

Häufige Fragen zur Proformarechnung

Kann ich die Vorsteuer aus einer Proformarechnung abziehen?

Nein. Eine Proformarechnung ist keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Für den Vorsteuerabzug brauchen Sie eine ordnungsgemäße Rechnung, bei Anzahlungen also eine Anzahlungsrechnung.

Darf auf einer Proformarechnung Umsatzsteuer stehen?

Zur Information ist das möglich, aber riskant, wenn das Dokument nicht eindeutig als Proformarechnung gekennzeichnet ist. Sieht es aus wie eine echte Rechnung mit Steuerausweis, kann eine Steuerschuld nach § 14c UStG drohen. Im Zweifel verzichten Sie auf den gesonderten Steuerausweis.

Braucht eine Proformarechnung eine Rechnungsnummer?

Gesetzlich nicht. Eine eigene Referenznummer ist aber sinnvoll, damit Sie die Proformarechnung später der echten Rechnung zuordnen können. Verwenden Sie dafür einen separaten Nummernkreis, nicht Ihre Rechnungsnummern.

Wann brauche ich für den Export eine Proformarechnung?

Typischerweise, wenn Ware ohne Verkauf ins Nicht-EU-Ausland geht, etwa Warenmuster, Ersatzteile oder Rücksendungen nach Reparatur. Der Zoll benötigt auch dann Angaben zu Ware, Wert und Ursprung. Welche Angaben genau verlangt werden, hängt vom Zielland und Versanddienstleister ab.

Ist eine Proformarechnung verbindlich?

Sie löst weder Umsatzsteuer noch eine Zahlungspflicht wie eine Rechnung aus. Enthält sie Preise und Konditionen, auf deren Grundlage der Kunde bestellt oder zahlt, können diese Angaben aber Teil der vertraglichen Vereinbarung werden. Formulieren Sie Preise und Bedingungen deshalb so sorgfältig wie in einem Angebot.

Fazit: nützliches Vorab-Dokument, klar gekennzeichnet

Die Proformarechnung hilft bei Vorkasse, Zoll und Genehmigungen, weil sie alle wichtigen Angaben vorab bündelt. Sie ist aber keine Rechnung: Sie berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug und ersetzt nicht die echte Rechnung nach Lieferung. Kennzeichnen Sie sie deutlich, nutzen Sie einen eigenen Nummernkreis und stellen Sie im Anschluss eine vollständige Rechnung aus – bei Anzahlungen von Geschäftskunden besser direkt eine Anzahlungsrechnung.