Mit einem Projekt können Sie mehrere zusammengehörige Rechnungen für denselben Auftrag strukturiert verwalten. Im System wird ein solches Projekt auch als Abrechnungsfall bezeichnet.
Der ausgewählte Kunde, die Projektdaten, das Steuerregime und weitere Einstellungen werden für die Rechnungen des Projekts übernommen.
Wann benötigen Sie ein Projekt?
Ein Projekt ist sinnvoll, wenn ein Auftrag nicht mit einer einzigen Rechnung abgerechnet wird.
- Abschlagsrechnungen
- Kumulierte Abschlagsrechnungen
- Teil-Schlussrechnungen
- Schlussrechnungen
- Bauprojekte nach VOB
- Nachträge und zusätzliche Leistungen
- Vertragliche Abzüge und Sicherheitseinbehalte
Für eine einzelne normale Rechnung müssen Sie kein Projekt anlegen.
Projektformular öffnen
Sie können ein neues Projekt über zwei verschiedene Wege anlegen:
- Neue Rechnung → Neues Projekt
- Konto & Einstellungen → Projekte → Neues Projekt
Anschließend wird das Formular „Neuer Abrechnungsfall“ geöffnet.
1. Kunden auswählen
Wählen Sie unter „Kunde“ den Auftraggeber des Projekts aus. Der ausgewählte Kunde wird für alle Abschlags-, Teil-Schluss- und Schlussrechnungen dieses Projekts übernommen.
Falls der Auftraggeber noch nicht vorhanden ist, legen Sie ihn zuerst im Bereich „Kunden“ an.
2. Projektdetails eintragen
Projekttitel
Der Projekttitel ist erforderlich. Verwenden Sie einen eindeutigen Namen, unter dem Sie das Projekt später leicht wiederfinden.
Beispiel: Elektroarbeiten Neubau Stadtwerke Köln
Projektnummer
Die optionale Projektnummer dient als interne Referenz. Beispiel: PROJ-2026-001
Beschreibung
In der optionalen Beschreibung können Sie den Auftrag, den Leistungsumfang, den Bauabschnitt oder interne Hinweise dokumentieren.
Auftrags-Nr. und Bestell-Nr.
Hinterlegen Sie bei Bedarf die Auftragsnummer und die Bestellnummer des Kunden. Diese Referenzen können in den zugehörigen Rechnungen verwendet werden.
Gewerk
Bei Bauprojekten können Sie das betroffene Gewerk angeben, zum Beispiel Elektroarbeiten, Rohbau, Trockenbau, Sanitärarbeiten oder Malerarbeiten.
3. Bauprojekt oder Standardprojekt auswählen
Aktivieren Sie „Bauprojekt / VOB“, wenn Sie ein Bauprojekt mit erweiterten Abrechnungsfunktionen verwalten möchten.
Durch die Aktivierung stehen unter anderem folgende Funktionen zur Verfügung:
- Kumulierte Abschlagsrechnungen erstellen
- Teil-Schlussrechnungen erstellen
- Schlussrechnungen unter Anrechnung vorheriger Rechnungen erstellen
- Vertragspositionen und Auftragswerte verwalten
- Nachträge hinzufügen
- Vertragliche Abzüge berücksichtigen
- Sicherheitseinbehalte verwalten
Verwenden Sie ein Standardprojekt, wenn Sie zusammengehörige Rechnungen verwalten möchten, aber keine speziellen Bau- oder VOB-Funktionen benötigen.
4. Abschlags-Sequenz konfigurieren
Optional können Sie mit „Erweiterte Abschlags-Sequenz konfigurieren“ eine eigene Nummerierung für die Abschlagsrechnungen des Projekts festlegen.
Präfix
Das Präfix wird vor der fortlaufenden Nummer angezeigt. Beispiel: AR
Trennzeichen
Das Trennzeichen verbindet das Präfix mit der Nummer. Beispiel: -
Stellenzahl
Die Stellenzahl bestimmt, ob die Nummer mit führenden Nullen dargestellt wird.
- Stellenzahl 0: AR-1
- Stellenzahl 2: AR-01
- Stellenzahl 3: AR-001
Startwert
Der Startwert legt fest, mit welcher Nummer die erste Abschlagsrechnung beginnt. Bei Präfix AR, Trennzeichen -, Stellenzahl 2 und Startwert 1 beginnt die Nummerierung mit AR-01.
5. Vereinbarten Gesamtbetrag festlegen
Geben Sie unter „Vereinbarter Gesamtbetrag Netto“ den ursprünglich vereinbarten Netto-Auftragswert ein.
Beispiel: 30.000,00 €
Der Betrag dient als Grundlage für die Projektabrechnung. Bei Bauprojekten kann sich der aktuelle Auftragswert später durch genehmigte Nachträge verändern.
6. Steuerregime auswählen
Wählen Sie die steuerliche Behandlung aus, die für das Projekt und die dazugehörigen Rechnungen gelten soll.
- Standardbesteuerung
- Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG
- Reverse Charge
- Besteuerung für Land- und Forstwirtschaft gemäß § 24 UStG
- Innergemeinschaftliche Lieferung
- Ausfuhrlieferung in ein Drittland
- Nicht steuerbare Leistung
Das ausgewählte Steuerregime wird für die Rechnungen des Projekts übernommen. Klären Sie die richtige steuerliche Behandlung bei Unsicherheit mit Ihrem Steuerberater.
7. Sicherheitseinbehalt aktivieren
Optional können Sie „Sicherheitseinbehalt für dieses Projekt aktivieren“ auswählen. Die Regelung wird automatisch auf die Abschlags-, Teil-Schluss- und Schlussrechnungen des Projekts angewendet.
In der Schlussrechnung berücksichtigt das System nur den noch offenen Rest des Sicherheitseinbehalts.
Berechnungsart
- Prozentual: Der Einbehalt wird als Prozentsatz berechnet, zum Beispiel 5 %.
- Fester Betrag: Der Einbehalt wird als fest vereinbarter Geldbetrag hinterlegt.
Berechnungsbasis
- Nettobetrag
- Bruttobetrag
Beispiel: Bei einem Bruttobetrag von 35.700,00 € und einem Sicherheitseinbehalt von 5 % beträgt der Einbehalt 1.785,00 €.
Wichtig: Sobald der Sicherheitseinbehalt in einer Rechnung des Projekts verwendet wurde, kann die Regelung nicht mehr aus dem Projekt entfernt werden. Prüfen Sie deshalb Berechnungsart, Wert und Berechnungsbasis vor der ersten Verwendung sorgfältig.
Projektobergrenze
Legen Sie fest, auf welcher Vertragssumme der maximal zulässige Sicherheitseinbehalt für das gesamte Projekt berechnet wird.
Die Projektobergrenze bestimmt, wie viel insgesamt über alle Abschlags-, Teil-Schluss- und Schlussrechnungen des Projekts einbehalten werden kann.
Vertragssumme vor Abzügen
Höhere Obergrenze
Die Obergrenze wird anhand des vollständigen Vertragswerts berechnet. Im Projekt hinterlegte Abzüge, beispielsweise Rabatt, Nachlass oder Skonto, werden dabei nicht von der Berechnungsgrundlage abgezogen.
Vertragssumme nach Abzügen
Niedrigere Obergrenze
Die im Projekt hinterlegten Abzüge werden zuerst vom Vertragswert abgezogen. Die Obergrenze für den Sicherheitseinbehalt wird anschließend anhand des reduzierten Betrags berechnet.
Beispiel
Bei einer Vertragssumme von 100,00 €, Abzügen von 10,00 € und einem Sicherheitseinbehalt von 5 % ergeben sich folgende Obergrenzen:
- Vor Abzügen: 5 % von 100,00 € = 5,00 €
- Nach Abzügen: 5 % von 90,00 € = 4,50 €
Die gewählte Projektobergrenze gilt für den gesamten Abrechnungsverlauf. Bereits einbehaltene Beträge werden bei nachfolgenden Rechnungen automatisch berücksichtigt.
8. Projekt prüfen und anlegen
Prüfen Sie vor dem Speichern die wichtigsten Angaben:
- Der richtige Kunde wurde ausgewählt.
- Der Projekttitel ist eindeutig.
- Der vereinbarte Nettobetrag ist korrekt.
- Das passende Steuerregime wurde ausgewählt.
- Standardprojekt oder Bauprojekt wurde richtig gewählt.
- Die Abschlagsnummerierung ist korrekt konfiguriert.
- Der Sicherheitseinbehalt ist richtig eingestellt.
Klicken Sie anschließend auf „Projekt anlegen“.
Was können Sie anschließend tun?
- Eine Abschlagsrechnung erstellen
- Kumulierte Leistungen abrechnen
- Extern erstellte Abrechnungen berücksichtigen
- Nachträge und zusätzliche Leistungen hinzufügen
- Bauumlagen und weitere Abzüge konfigurieren
- Eine Teil-Schlussrechnung erstellen
- Eine Schlussrechnung erstellen
- Den aktuellen Abrechnungsstand einsehen
Häufige Fragen
Muss ich für jede Rechnung ein Projekt anlegen?
Nein. Ein Projekt wird nur benötigt, wenn mehrere Rechnungen zu demselben Auftrag gehören oder eine fortlaufende Abrechnung erforderlich ist.
Wann sollte ich Bauprojekt / VOB aktivieren?
Aktivieren Sie die Option, wenn Sie Bauleistungen, Vertragspositionen, Nachträge, Abzüge, kumulierte Abschlagsrechnungen oder Schlussrechnungen innerhalb eines Bauprojekts verwalten möchten.
Ist eine eigene Abschlagsnummerierung erforderlich?
Nein. Die erweiterte Abschlags-Sequenz ist optional und wird nur benötigt, wenn Sie für das Projekt eine eigene Nummerierungsreihe verwenden möchten.
Kann der Sicherheitseinbehalt später entfernt werden?
Solange der Sicherheitseinbehalt noch in keiner Rechnung verwendet wurde, können Sie die Konfiguration prüfen und anpassen. Nach der ersten Verwendung kann die Regelung nicht mehr aus dem Projekt entfernt werden.
Verwandte Anleitungen
- Abschlagsrechnung erstellen
- Kumulierte Abschlagsrechnung erstellen
- Teil-Schlussrechnung erstellen
- Schlussrechnung erstellen
- Nachtrag hinzufügen
- Sicherheitseinbehalt verwenden
- Bauumlage und weitere Abzüge hinzufügen