Facturation électronique pour indépendants et petites entreprises en Belgique

En tant qu'indépendant ou petite entreprise, vous n'échappez généralement pas à la facturation électronique. Depuis le 1er janvier 2026, les entreprises assujetties à la TVA en Belgique doivent s'envoyer des factures électroniques structurées, et les autorités lient cette obligation à une question simple : disposez-vous d'un numéro de TVA actif ? Si oui, l'obligation s'applique en principe aussi à vous, même si vous appliquez le régime de la franchise pour petites entreprises. Cette page explique ce que cela implique concrètement, quelles exceptions existent et comment vous organiser de manière pratique et abordable.

Les règles générales et le calendrier sont détaillés dans notre article sur la facturation électronique obligatoire en Belgique.

L'obligation de facturation électronique vous concerne-t-elle ?

Selon le SPF Finances, cela dépend de votre statut TVA et de la nature de vos clients et fournisseurs :

• Assujetti déposant des déclarations périodiques : vous envoyez des factures électroniques à vos clients assujettis à la TVA en Belgique et devez pouvoir recevoir les factures électroniques de vos fournisseurs.
• Régime de la franchise pour petites entreprises (chiffre d'affaires annuel jusqu'à 25 000 euros) : l'obligation s'applique en principe aussi à vous.
• Régime forfaitaire de TVA : pas d'obligation d'envoyer des factures électroniques, mais bien de pouvoir les recevoir. Ce régime disparaît au plus tard le 1er janvier 2028.
• Uniquement des opérations exonérées en vertu de l'article 44 du Code de la TVA (par exemple certaines activités médicales ou d'enseignement) : pas d'obligation d'envoi ni de réception.
• Uniquement des clients particuliers : vos factures aux particuliers ne sont pas visées par l'obligation, mais vous devez pouvoir recevoir les factures électroniques de vos fournisseurs belges.

En cas de doute, vous pouvez vérifier votre situation avec l'outil en ligne des autorités sur efacture.belgium.be ou en parler avec votre comptable. Pour savoir si votre client est assujetti à la TVA, consultez la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE).

Petites entreprises sous le régime de la franchise : que devez-vous faire ?

Sous le régime de la franchise, vous ne portez pas de TVA en compte et ne déposez pas de déclarations TVA périodiques. Vous restez toutefois un assujetti avec un numéro de TVA actif. Pour la facturation électronique, cela signifie :

• Envoi : vous envoyez vos factures à des clients assujettis à la TVA en Belgique sous forme de facture électronique structurée, en pratique via Peppol. Vous indiquez sur la facture que le régime particulier de franchise des petites entreprises est appliqué. Les autres mentions obligatoires sont expliquées dans les mentions obligatoires sur une facture.
• Réception : vous devez pouvoir recevoir les factures électroniques de vos fournisseurs. Pour cela, vous devez être joignable via Peppol. Le fonctionnement est décrit dans recevoir une facture Peppol.
• Commande de travaux immobiliers : si vous faites exécuter des travaux immobiliers, signalez à l'entrepreneur que vous ne déposez pas de déclarations périodiques. Il sait ainsi que l'autoliquidation ne peut pas s'appliquer. Plus d'informations dans les factures dans la construction.

Indépendant à titre complémentaire

Pour l'obligation de facturation électronique, peu importe que vous soyez indépendant à titre principal ou à titre complémentaire. Ce qui compte, c'est votre statut TVA. Si vous avez un numéro de TVA actif en tant qu'indépendant complémentaire, les mêmes règles que ci-dessus s'appliquent. De nombreux indépendants complémentaires utilisent le régime de la franchise pour petites entreprises ; dans ce cas aussi, vous devez en principe pouvoir envoyer des factures électroniques à vos clients assujettis en Belgique et recevoir celles de vos fournisseurs.

Quelle solution pour une petite entreprise ?

Un indépendant qui établit une dizaine de factures par mois n'a pas besoin d'un ERP lourd. Les possibilités courantes sont :

• Un logiciel de facturation connecté à Peppol : vous établissez vos factures dans une application web qui les envoie au format Peppol BIS et reçoit les factures électroniques entrantes.
• Votre logiciel comptable : certains programmes comptables proposent un module Peppol, éventuellement moyennant supplément.
• Votre comptable : certains bureaux prennent en charge la réception et le traitement des factures électroniques pour leurs clients.
• Des solutions gratuites ou bon marché : il existe des solutions de base gratuites, dont la solution publique Hermes, et des formules d'entrée de gamme. Veillez toutefois à pouvoir aussi bien envoyer que recevoir, et à conserver vos factures.

Comparez surtout sur ce dont vous avez besoin au quotidien : envoi et réception via Peppol, conservation de vos factures, vue d'ensemble des montants impayés, devis et prix mensuel. Pour bien choisir, consultez notre guide du logiciel de facturation Peppol pour la Belgique.

Avantage fiscal : déduction des frais à 120 %

Les indépendants, titulaires de professions libérales et petites sociétés peuvent déduire de manière majorée certains frais liés à la facturation électronique. Selon les autorités, une déduction de 120 % s'applique aux frais d'abonnement périodiques pour un logiciel de facturation électronique ou de facturation, au supplément d'un abonnement existant s'il figure séparément sur la facture, et aux frais de conseil liés à la mise en place. Sont visés les frais exposés du 1er janvier 2024 au 31 décembre 2027. Les amortissements n'entrent pas en ligne de compte.

Il existe en outre une déduction majorée pour investissement de 20 % pour les investissements numériques amortissables. Le mieux est de voir avec votre comptable si et comment vous pouvez appliquer ces avantages.

Checklist pour indépendants et petites entreprises

1. Vérifiez votre statut TVA : assujetti avec déclarations, régime de la franchise, régime forfaitaire ou uniquement des opérations exonérées.
2. Faites l'inventaire de vos clients : lesquels sont des entreprises assujetties à la TVA en Belgique et lesquels sont des particuliers ?
3. Choisissez une solution qui vous permet d'envoyer et de recevoir des factures électroniques via Peppol.
4. Assurez-vous d'être joignable via Peppol, afin que vos fournisseurs puissent vous envoyer des factures électroniques.
5. Complétez entièrement vos données d'entreprise : nom, adresse, numéro d'entreprise BCE, numéro de TVA et IBAN.
6. Vérifiez que la bonne mention figure sur vos factures, par exemple celle du régime de la franchise pour petites entreprises.
7. Convenez avec votre comptable de la manière dont les factures électroniques entrantes et sortantes lui parviennent.
8. Conservez séparément les frais de votre logiciel de facturation, en vue de la déduction majorée.

XRechnungs.de pour indépendants et petites entreprises

Avec XRechnungs.de, vous pouvez envoyer et recevoir des factures au format Peppol BIS 3.0 via Peppol. L'application web est disponible en français, néerlandais, allemand, anglais et espagnol. Vous y gérez aussi vos clients et vos produits, établissez devis et bons de livraison et contrôlez vos factures grâce à la validation intégrée. Si vous facturez également des clients allemands, vous créez des factures XRechnung et ZUGFeRD dans le même environnement. Vos données sont hébergées en Allemagne, au sein de l'UE.

Les abonnements sont résiliables chaque mois ; les prix actuels figurent sur la page des tarifs. Vous pouvez d'abord tester XRechnungs.de gratuitement pendant 14 jours, avec jusqu'à 50 documents et sans carte bancaire. Pour simplement afficher une facture électronique reçue, utilisez le visualiseur gratuit, sans compte.

Questions fréquentes

Sous le régime de la franchise pour petites entreprises, dois-je envoyer des factures électroniques ?

En principe, oui. Selon le SPF Finances, l'obligation s'applique aussi aux entreprises qui appliquent le régime de la franchise pour petites entreprises. Vous envoyez donc vos factures à des clients assujettis à la TVA en Belgique sous forme de facture électronique structurée, et vous devez pouvoir recevoir les factures électroniques de vos fournisseurs.

Je vends uniquement à des particuliers. Dois-je faire quelque chose ?

Vos factures aux particuliers ne sont pas visées par l'obligation. Si vous achetez auprès d'entreprises belges, vous devez toutefois pouvoir recevoir leurs factures électroniques.

L'obligation s'applique-t-elle aussi à un indépendant à titre complémentaire ?

Oui, si vous avez un numéro de TVA actif. Que vous exerciez à titre principal ou complémentaire ne change rien à l'obligation de facturation électronique.

Que faire si mon client ne peut pas encore recevoir de facture électronique ?

Si votre client n'est techniquement pas encore en mesure de recevoir une facture électronique, vous devez, selon le SPF Finances, tout de même lui délivrer une facture, sur papier ou par exemple en PDF. Votre client doit lui-même prendre sans délai les mesures nécessaires pour pouvoir recevoir des factures électroniques.

Puis-je déduire fiscalement les frais de mon logiciel de facturation ?

Les indépendants, titulaires de professions libérales et petites sociétés peuvent déduire à 120 % les frais d'abonnement périodiques pour un logiciel de facturation électronique ou de facturation, pour les frais exposés de 2024 à 2027 inclus. Vérifiez avec votre comptable si vous y avez droit.

Existe-t-il encore une période de tolérance ?

La période de tolérance générale couvrait les trois premiers mois de 2026 et est terminée. Ce n'est que dans des circonstances exceptionnelles que l'administration peut encore décider, après un examen individuel du dossier, de ne pas infliger d'amende.

Pour commencer

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