Recevoir et ouvrir une facture Peppol en Belgique

Depuis le 1er janvier 2026, les entreprises belges s'envoient des factures électroniques structurées via le réseau Peppol. Concrètement, les factures de vos fournisseurs n'arrivent plus en PDF dans votre boîte mail, mais sous la forme d'un fichier structuré dans votre logiciel de facturation ou de comptabilité. Vous découvrez ci-dessous ce dont vous avez besoin pour recevoir des factures Peppol en Belgique, comment ouvrir et contrôler une telle facture et comment la conserver correctement.

Recevoir est obligatoire depuis le 1er janvier 2026

Selon le SPF Finances, toutes les entreprises assujetties à la TVA en Belgique doivent, depuis le 1er janvier 2026, utiliser entre elles des factures électroniques structurées. Un PDF envoyé par e-mail ou via une plateforme ne suffit plus dans cette relation. L'obligation ne vise pas seulement l'envoi : les entreprises qui vendent uniquement à des particuliers, mais qui achètent auprès d'entreprises belges, doivent elles aussi pouvoir recevoir des factures électroniques.

La période de tolérance générale du SPF Finances couvrait les trois premiers mois de 2026 et est désormais terminée. Selon les autorités, une entreprise qui n'échange pas de factures avec des entreprises assujetties belges n'est pas soumise à l'obligation. Pour plus de contexte, lisez notre explication sur la facturation électronique obligatoire en Belgique.

De quoi avez-vous besoin pour recevoir des factures Peppol ?

Peppol fonctionne un peu comme un réseau téléphonique : votre logiciel se connecte au réseau par l'intermédiaire d'un prestataire de services Peppol agréé (un « access point »), et ce prestataire dépose dans votre logiciel les factures qui vous sont destinées. Concrètement, il vous faut :

• Un logiciel capable de recevoir et d'afficher des factures Peppol, par exemple un logiciel de facturation ou de comptabilité.
• Un enregistrement sur le réseau Peppol. Vous ne pouvez pas vous enregistrer directement : cela passe par un prestataire de services Peppol agréé, généralement via votre logiciel.
• Un identifiant Peppol basé sur votre numéro d'entreprise inscrit à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). En Belgique, l'enregistrement se fait au minimum avec le schéma 0208, suivi de votre numéro d'entreprise.

Pour savoir si une entreprise est joignable sur Peppol, vous pouvez la rechercher dans l'annuaire Peppol (par exemple avec 0208:[numéro BCE]). Attention : cette recherche indique si l'entreprise peut recevoir des documents, pas si elle en envoie aussi via Peppol. Vous trouverez plus d'explications dans la FAQ du SPF Finances sur Peppol.

Qu'est-ce qu'une facture électronique reçue, exactement ?

Une facture Peppol n'est pas un PDF, mais un fichier XML au format Peppol BIS Billing 3.0. Ce format suit la norme européenne EN 16931 et décrit chaque donnée dans un champ défini : le vendeur et l'acheteur avec leurs numéros de TVA, le numéro et la date de facture, les lignes de facture, les taux et montants de TVA, le montant à payer et les coordonnées de paiement. Le logiciel peut ainsi lire la facture automatiquement, sans ressaisie.

Il arrive que le fournisseur joigne au fichier XML une représentation PDF ou d'autres annexes. Cette pièce jointe est pratique pour consulter la facture, mais ce sont les données structurées qui constituent la facture électronique proprement dite. Pour comprendre la structure du format, lisez Peppol BIS 3.0 expliqué pour la Belgique.

Ouvrir et lire une facture Peppol

Si vous ouvrez un fichier XML dans un éditeur de texte, vous voyez une longue suite de codes et de balises. C'est normal : le fichier est avant tout destiné à un logiciel. Pour rendre la facture lisible, utilisez :

• Le logiciel avec lequel vous recevez vos factures Peppol. Il affiche généralement la facture comme un document classique et vous permet de la traiter ensuite.
• Une visionneuse. Si vous recevez par exemple une XRechnung ou une facture ZUGFeRD d'un fournisseur allemand, vous pouvez l'ouvrir sans compte avec la visionneuse XRechnung gratuite.

Contrôler la facture avant de payer

Qu'une facture soit arrivée techniquement correcte via Peppol ne dit rien de son contenu. Contrôlez donc, comme toujours :

1. Le fournisseur est-il le bon, et votre nom, votre adresse et votre numéro de TVA figurent-ils correctement sur la facture ?
2. Les lignes de facture correspondent-elles à votre commande, à votre devis ou à votre bon de livraison ?
3. Les taux et montants de TVA sont-ils corrects, et l'éventuelle mention d'autoliquidation (TVA due par le cocontractant) est-elle exacte ?
4. Le numéro de compte et la communication structurée sont-ils corrects ? Si le numéro de compte diffère de celui que vous connaissez, contactez d'abord le fournisseur par un canal que vous connaissez.

Vous voulez aussi faire vérifier techniquement un fichier XRechnung ? Utilisez le validateur XRechnung en ligne.

Comptabiliser et archiver

Après contrôle, vous comptabilisez la facture ou la transmettez à votre comptable. Pour la conservation, les règles fiscales habituelles s'appliquent : selon les règles actuelles, les factures TVA se conservent dix ans, à compter du 1er janvier de l'année qui suit leur émission. Vous devez pouvoir garantir l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité.

Conseil pratique : conservez le fichier XML original que vous avez reçu, et pas seulement une impression ou une représentation PDF. Voyez avec votre comptable comment organiser au mieux l'archivage.

Que faire des factures PDF de vos fournisseurs ?

Si un fournisseur assujetti belge vous envoie encore un PDF, il ne s'agit en principe plus d'une facture valable dans cette relation. Demandez-lui d'envoyer la facture via Peppol et communiquez-lui si nécessaire votre identifiant Peppol. Tous les expéditeurs ne sont toutefois pas soumis à l'obligation belge, par exemple un fournisseur étranger sans établissement en Belgique. De tels fournisseurs peuvent encore vous envoyer des factures PDF.

Vous souhaitez tout de même traiter une telle facture PDF dans un format structuré ? Vous pouvez la convertir à l'aide de l'OCR avec le convertisseur PDF vers XRechnung/ZUGFeRD. Attention : une conversion que vous faites vous-même ne remplace pas la facture électronique que le fournisseur doit légalement envoyer via Peppol.

Recevoir des factures Peppol avec XRechnungs.de

Avec XRechnungs.de, vous pouvez envoyer et recevoir des factures au format Peppol BIS 3.0 via Peppol. L'application web est disponible en français et vous aide aussi pour les factures XRechnung et ZUGFeRD destinées à vos clients allemands, les devis, les bons de livraison et votre fichier clients et produits. Découvrez notre logiciel de facturation Peppol pour les entreprises belges ou consultez les abonnements. Vous pouvez tester gratuitement pendant 14 jours, jusqu'à 50 documents et sans carte bancaire.

Questions fréquentes

Dois-je pouvoir recevoir des factures Peppol si je vends uniquement à des particuliers ?

Oui, si vous achetez auprès d'entreprises assujetties belges. Selon le SPF Finances, les entreprises qui vendent uniquement à des particuliers doivent elles aussi pouvoir recevoir les factures électroniques de leurs fournisseurs.

Puis-je m'enregistrer directement sur le réseau Peppol ?

Non. L'enregistrement sur Peppol passe par un prestataire de services Peppol agréé, généralement via le logiciel que vous utilisez. En Belgique, l'enregistrement se fait au minimum avec votre numéro d'entreprise.

Comment savoir si un fournisseur ou un client est joignable sur Peppol ?

L'annuaire Peppol vous permet de rechercher une entreprise par nom ou par numéro d'entreprise. Cette recherche indique si l'entreprise peut recevoir des documents, mais pas si elle en envoie aussi via Peppol.

Suffit-il de conserver une impression PDF de la facture électronique ?

Conservez de préférence le fichier XML original. Vous devez pouvoir démontrer l'origine, l'intégrité et la lisibilité de la facture pendant toute la durée de conservation. Voyez avec votre comptable quelle est la bonne méthode.

Combien de temps dois-je conserver les factures électroniques reçues ?

Selon les règles fiscales actuelles, vous conservez les factures TVA pendant dix ans, à compter du 1er janvier de l'année qui suit leur émission.

Un fournisseur étranger peut-il encore m'envoyer une facture PDF ?

L'obligation belge s'applique entre entreprises assujetties belges. Un fournisseur étranger sans établissement en Belgique n'y est en principe pas soumis et peut donc encore vous envoyer un PDF ou un autre format. En cas de doute sur un fournisseur précis, renseignez-vous auprès de votre comptable.

Vous avez encore des questions sur la réception de factures électroniques avec XRechnungs.de ? Contactez-nous.