Peppol BIS 3.0 expliqué : le format de facture électronique en Belgique

Peppol BIS Billing 3.0 est la spécification qui définit la structure technique d'une facture électronique envoyée via le réseau Peppol. Depuis l'obligation belge de facturation électronique entrée en vigueur le 1er janvier 2026, c'est la norme pour les factures échangées entre assujettis à la TVA en Belgique. Vous trouverez ci-dessous ce qu'est Peppol, comment le format est construit, quelles données il contient et en quoi il se distingue de XRechnung et de ZUGFeRD.

Peppol BIS 3.0 en bref

• Peppol est le réseau ; Peppol BIS Billing 3.0 est le format de facture qui y circule.
• Le format est un fichier XML en syntaxe UBL.
• Il s'agit d'une CIUS (Core Invoice Usage Specification) de la norme européenne EN 16931 : une facture Peppol BIS valide est également conforme à cette norme.
• Il existe deux types de documents : la facture et la note de crédit.
• Chaque facture est contrôlée selon des règles de validation précises avant d'être traitée.
• La spécification est gérée par OpenPeppol.

Qu'est-ce que Peppol ? Réseau, points d'accès et modèle à quatre coins

Peppol est un réseau international sur lequel les entreprises échangent des documents électroniques tels que des factures, des notes de crédit et des bons de commande. Le réseau est décentralisé : il n'existe pas de boîte aux lettres centrale, mais un ensemble de prestataires de services certifiés, les points d'accès (access points), qui communiquent entre eux selon les mêmes règles.

Le tout fonctionne selon le modèle à quatre coins :

1. Coin 1 : le fournisseur établit la facture dans son logiciel.
2. Coin 2 : le point d'accès du fournisseur recherche où le client peut être joint et envoie le fichier.
3. Coin 3 : le point d'accès du client reçoit la facture.
4. Coin 4 : le client reçoit la facture dans son propre logiciel et peut la traiter automatiquement.

Le fournisseur et le client n'ont donc pas besoin d'utiliser le même logiciel ni le même prestataire. La recherche se fait automatiquement via un registre central (SML) et les annuaires des prestataires (SMP), qui indiquent quels types de documents un participant peut recevoir.

L'identifiant Peppol : votre adresse sur le réseau

Chaque participant dispose d'un identifiant (participant identifier), l'identifiant Peppol. Il se compose d'un code de schéma et d'un numéro. Pour les entreprises belges, deux schémas sont surtout pertinents :

• 0208 : le numéro d'entreprise belge (numéro BCE), à dix chiffres, par exemple sous la forme 0208:<numéro d'entreprise>.
• 9925 : le numéro de TVA belge, avec le préfixe BE.

En pratique, c'est le numéro d'entreprise avec le schéma 0208 qui est le plus utilisé. En général, vous n'avez pas besoin de demander vous-même l'identifiant Peppol de vos clients : votre logiciel ou votre prestataire le recherche. Il vaut toutefois la peine de vérifier que votre propre numéro d'entreprise et votre numéro de TVA sont correctement enregistrés.

Peppol BIS Billing 3.0, une CIUS de la norme EN 16931

La norme européenne EN 16931 décrit le modèle sémantique de données de base d'une facture électronique : quelles informations une facture peut contenir et ce qu'elles signifient. Chaque information porte un code, par exemple BT-1 pour le numéro de facture. Une CIUS précise cette norme pour un usage déterminé, par exemple en rendant certains champs obligatoires ou en ajoutant des règles, sans s'écarter de la norme.

Peppol BIS Billing 3.0 est une telle CIUS et utilise la syntaxe UBL. Une facture l'indique au moyen d'identifiants fixes dans le fichier XML :

<cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0</cbc:CustomizationID>
<cbc:ProfileID>urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0</cbc:ProfileID>

En Belgique, l'arrêté royal de juillet 2025 fait du format Peppol BIS en structure UBL la référence pour les factures B2B nationales. Les entreprises concernées par l'obligation doivent pouvoir envoyer et recevoir de telles factures. Pour connaître le contenu exact de cette obligation, consultez notre aperçu de la facturation électronique obligatoire en Belgique.

Les principales données d'une facture Peppol BIS

Une facture Peppol BIS contient les mêmes informations qu'une facture classique, mais dans des champs fixes, lisibles par une machine. Les principales :

• Numéro de facture (BT-1), date de facture (BT-2) et type de document (BT-3).
• Devise de la facture (BT-5).
• Référence de l'acheteur (BT-10) ou référence de commande (BT-13) : au moins l'une des deux est obligatoire.
• Nom, adresse et numéro de TVA du fournisseur et du client.
• Adresse électronique du fournisseur et du client (BT-34 et BT-49), généralement leur identifiant Peppol.
• Lignes de facture avec description, quantité, unité, prix et catégorie de TVA.
• Ventilation de la TVA par taux et par catégorie, avec les totaux.
• Montants totaux : hors TVA, TVA, TVA comprise et montant à payer.
• Données de paiement, comme le mode de paiement, l'IBAN et la communication structurée, et le cas échéant la date d'échéance.

Facture ou note de crédit

Peppol BIS Billing 3.0 connaît deux documents : la facture (Invoice, code type 380) et la note de crédit (CreditNote, code type 381). Vous utilisez une note de crédit pour créditer une facture en tout ou en partie, par exemple en cas de retour ou de prix erroné. Faites-y référence à la facture d'origine. Veillez à ce que votre logiciel puisse envoyer et recevoir les deux types de documents : un destinataire qui n'accepte que des factures risque sinon de passer à côté des notes de crédit.

Validation : pourquoi une facture électronique peut être refusée

Comme une facture électronique est traitée automatiquement, elle doit être techniquement correcte. Une facture Peppol BIS est donc contrôlée à trois niveaux :

1. La structure : le fichier XML respecte-t-il le schéma UBL ?
2. Les règles de la norme EN 16931 : les champs obligatoires sont-ils présents et les calculs, comme les totaux de TVA, sont-ils corrects ?
3. Les règles Peppol : conditions supplémentaires de la spécification BIS, par exemple concernant les codes et les références.

Les erreurs fréquentes sont une référence d'acheteur ou de commande manquante, des écarts d'arrondi dans les totaux de TVA, une mauvaise catégorie de TVA ou un numéro d'entreprise invalide. Un bon logiciel de facturation valide la facture au préalable, afin que vous corrigiez les erreurs avant l'envoi.

Différence entre Peppol BIS 3.0 et XRechnung

XRechnung est la CIUS allemande de la norme EN 16931. Les deux formats partagent donc le même modèle de base, mais diffèrent sur quelques points :

• Usage : Peppol BIS 3.0 est la norme en Belgique et est utilisé dans de nombreux pays ; XRechnung est destiné au marché allemand, surtout pour les factures adressées aux administrations publiques allemandes.
• Syntaxe : Peppol BIS 3.0 utilise uniquement UBL ; XRechnung peut être établie en UBL et en CII.
• Champs obligatoires : XRechnung impose des exigences supplémentaires, comme une référence d'acheteur obligatoire (la Leitweg-ID pour les administrations) et les coordonnées de contact du vendeur.
• Validation : chaque format a ses propres règles supplémentaires en plus de la norme EN 16931. Une XRechnung valide n'est donc pas automatiquement une facture Peppol BIS valide, et inversement.

Vous facturez aussi des clients allemands depuis la Belgique ? Lisez alors notre article facturer des clients allemands depuis la Belgique. Vous pouvez afficher une XRechnung reçue sous forme lisible avec le visualiseur XRechnung gratuit et la contrôler avec le validateur XRechnung en ligne, tous deux sans compte.

Et ZUGFeRD ou Factur-X ?

ZUGFeRD et Factur-X sont des formats hybrides : un PDF lisible par l'humain, avec un fichier XML intégré en syntaxe CII destiné au logiciel. Ils sont surtout répandus en Allemagne et en France. En Belgique, ils ne constituent pas la norme : entre entreprises belges, vous ne pouvez les utiliser que si vous en convenez avec votre client et que le format est conforme à la norme EN 16931. Pour convertir des factures PDF existantes en XRechnung ou en ZUGFeRD, utilisez le convertisseur PDF avec OCR.

Pourquoi un PDF n'est pas une facture électronique

Un PDF envoyé par e-mail est certes numérique, mais il n'est pas structuré. Un logiciel ne peut pas en extraire les données de manière fiable sans les ressaisir ou les reconnaître par OCR. Une facture Peppol BIS contient chaque information dans un champ fixe, de sorte que le logiciel comptable de votre client peut immédiatement la lire, la contrôler et la comptabiliser. C'est pourquoi la réglementation belge n'accepte pas un simple PDF comme facture électronique pour les transactions B2B nationales.

Peppol BIS 3.0 avec XRechnungs.de

Avec XRechnungs.de, vous pouvez envoyer et recevoir des factures au format Peppol BIS 3.0 via Peppol. La validation intégrée signale les erreurs avant l'envoi d'une facture. Dans la même application web, également disponible en français, vous créez des XRechnung (UBL et CII) et des factures ZUGFeRD/Factur-X pour vos clients allemands, et vous gérez devis, bons de livraison, clients et produits. Vos données sont hébergées en Allemagne (UE).

Pour savoir comment traiter les factures entrantes, consultez recevoir une facture Peppol en Belgique ; des conseils pour choisir une solution figurent dans logiciel de facturation Peppol pour la Belgique. Vous pouvez tester gratuitement pendant 14 jours, avec jusqu'à 50 documents et sans carte bancaire : commencez votre essai gratuit ou consultez les formules.

Questions fréquentes

Peppol BIS 3.0 est-il obligatoire en Belgique ?

Peppol BIS en syntaxe UBL via le réseau Peppol est la norme pour les factures électroniques B2B nationales. Les parties peuvent convenir entre elles d'un autre format conforme à la norme EN 16931, mais chaque entreprise concernée doit pouvoir envoyer et recevoir des factures Peppol BIS.

Quelle est la différence entre Peppol BIS 3.0 et UBL ?

UBL est la syntaxe XML, c'est-à-dire le langage technique du fichier. Peppol BIS Billing 3.0 détermine quels éléments UBL vous utilisez, lesquels sont obligatoires et quelles règles s'appliquent. Toute facture Peppol BIS est donc un fichier UBL, mais tout fichier UBL n'est pas une facture Peppol BIS valide.

Quel identifiant Peppol une entreprise belge utilise-t-elle ?

Le plus souvent, le numéro d'entreprise (numéro BCE) avec le code de schéma 0208. Il existe aussi le code de schéma 9925 pour le numéro de TVA belge. L'enregistrement sur le réseau se fait via votre logiciel ou votre prestataire de services.

Puis-je envoyer une XRechnung à un client belge ?

Les deux formats dérivent de la norme EN 16931, mais XRechnung contient des règles allemandes qui ne font pas partie de la norme belge. Pour les factures B2B en Belgique, utilisez donc Peppol BIS 3.0, sauf si vous convenez d'un autre format conforme avec votre client.

Une facture ZUGFeRD ou Factur-X est-elle valable en Belgique ?

Un fichier ZUGFeRD ou Factur-X combine un PDF et des données XML intégrées. Ce n'est pas la norme belge : vous ne pouvez l'utiliser que si votre client est d'accord et que le format est conforme à la norme EN 16931. Même dans ce cas, vous devez pouvoir envoyer et recevoir des factures Peppol BIS.

Comment vérifier que ma facture Peppol BIS est valide ?

Faites valider le fichier XML par rapport au schéma UBL, aux règles de la norme EN 16931 et aux règles Peppol. Un bon logiciel de facturation le fait automatiquement avant l'envoi et indique les erreurs qu'il vous reste à corriger.

Comprendre Peppol BIS 3.0 vous aide à voir plus vite pourquoi une facture est refusée et quelles données doivent être en ordre. Commencez par l'essentiel : des données d'entreprise correctes, une référence d'acheteur ou de commande et un logiciel qui valide au préalable.