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XRechnung in ZUGFeRD umwandeln: Anleitung, Profile und was Sie beachten müssen

XRechnung in ZUGFeRD umwandeln: aus der XML-Datei ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML erzeugen, passendes Profil wählen, prüfen und richtig archivieren.

Sie haben eine XRechnung – selbst erstellt oder von einem Lieferanten erhalten – und brauchen dieselbe Rechnung als ZUGFeRD? Das ist möglich, weil beide Formate auf derselben europäischen Norm EN 16931 beruhen. Aus den XML-Daten der XRechnung entsteht ein PDF/A-3, in das die Rechnungsdaten als XML eingebettet sind. Ein einfaches „Speichern unter“ reicht dafür allerdings nicht. Diese Anleitung zeigt, wie die Umwandlung funktioniert, welches Profil das richtige ist und worauf Sie steuerlich achten sollten.

Was passiert, wenn man eine XRechnung in ZUGFeRD umwandelt?

Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei in der Syntax UBL oder CII – ohne sichtbares Rechnungsbild. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF/A-3, das Menschen wie gewohnt lesen und in dem eine XML-Datei in der Syntax CII steckt. Beim Umwandeln werden deshalb drei Dinge erledigt:

  1. Daten auslesen: Rechnungssteller, Empfänger, Positionen, Steuersätze und Summen werden aus der XRechnung übernommen.
  2. XML für ZUGFeRD erzeugen: Liegt die XRechnung in CII vor, passen die Daten bereits zur ZUGFeRD-Struktur. Eine XRechnung in UBL wird in die CII-Syntax übertragen.
  3. PDF erzeugen und XML einbetten: Aus denselben Daten entsteht das sichtbare PDF, die XML-Datei wird darin eingebettet.

Der Inhalt der Rechnung bleibt dabei gleich: dieselbe Rechnungsnummer, dieselben Beträge, dieselben Steuern. Es ändert sich nur die Form.

Kann ich eine XRechnung einfach als ZUGFeRD speichern?

Nein. Eine XML-Datei umzubenennen, in Word zu öffnen oder über einen PDF-Drucker auszugeben, ergibt kein ZUGFeRD. Es fehlen das PDF/A-3-Format und die eingebettete, maschinenlesbare XML-Datei. Sie brauchen eine Software, die beides aus den Rechnungsdaten erzeugt – also einen XRechnung-zu-ZUGFeRD-Converter oder ein Rechnungsprogramm, das beide Formate beherrscht.

Wann ist die Umwandlung sinnvoll?

  • Ihr Kunde wünscht ZUGFeRD: Viele Geschäftskunden möchten neben den Daten ein lesbares PDF. Haben Sie die Rechnung bereits als XRechnung erstellt, wandeln Sie sie für diesen Kunden in ZUGFeRD um.
  • Sie arbeiten für Behörden und Unternehmen: Öffentliche Auftraggeber verlangen meist die XRechnung, Unternehmen bevorzugen oft ZUGFeRD. Aus denselben Daten bedienen Sie beide.
  • Sie haben eine XRechnung erhalten: Für Freigabe, Ablage oder den Steuerberater ist eine lesbare Fassung praktisch. Wollen Sie die Rechnung nur lesen, genügt oft schon der kostenlose XRechnung Viewer.

Umgekehrt gilt: Verlangt ein Rechnungsportal ausdrücklich eine XRechnung, schicken Sie keine ZUGFeRD-Datei – auch nicht im Profil XRECHNUNG –, solange der Auftraggeber das nicht ausdrücklich zulässt.

XRechnung-XML in ZUGFeRD-PDF umwandeln mit XRechnungs.de

  1. XRechnung hochladen: Laden Sie die XML-Datei in XRechnungs.de hoch – in UBL oder CII.
  2. Daten kontrollieren: Die Rechnungsdaten werden übernommen und angezeigt. Prüfen Sie Absender, Empfänger, Positionen, Steuersätze und Summen.
  3. Profil wählen: Für Unternehmenskunden EN 16931, für Empfänger, die die Regeln der XRechnung erwarten, das Profil XRECHNUNG (siehe nächster Abschnitt).
  4. Als ZUGFeRD exportieren: XRechnungs.de erzeugt ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML in der aktuellen ZUGFeRD-Version. Für Kunden in Frankreich ist dieselbe Datei als Factur-X verwendbar.
  5. Prüfen und versenden: Testen Sie die Datei vor dem ersten Versand mit dem kostenlosen Validator für XRechnung und ZUGFeRD und senden Sie sie per E-Mail oder laden Sie sie herunter.

Welches ZUGFeRD-Profil passt nach der Umwandlung?

  • EN 16931 (früher COMFORT): bildet die europäische Norm vollständig ab – die sichere Wahl für Rechnungen an Unternehmen.
  • XRECHNUNG: die XML-Daten folgen weiterhin den Regeln der XRechnung, zum Beispiel mit Käuferreferenz bzw. Leitweg-ID. Sinnvoll, wenn der Empfänger diese Regeln erwartet.
  • EXTENDED: für Angaben, die über die Norm hinausgehen – nur, wenn der Empfänger es verarbeiten kann.
  • MINIMUM und BASIC WL: nicht verwenden. Sie enthalten zu wenige Daten und gelten in Deutschland nicht als E-Rechnung.

Alle Versionen und Profile im Detail finden Sie unter ZUGFeRD-Versionen und Profile.

Kann man eine XRechnung in PDF umwandeln?

Ja, aber es kommt darauf an, welches PDF Sie brauchen:

  • Lesbares PDF ohne XML: Ein Viewer stellt die XRechnung als Rechnung dar, die Sie drucken oder als PDF speichern können. Das ist eine Lesekopie, aber keine E-Rechnung.
  • PDF mit eingebetteter XML (ZUGFeRD): Das PDF enthält zusätzlich die strukturierten Daten. In einem zulässigen Profil ist es selbst eine E-Rechnung.

Wer die Rechnung an einen Kunden schicken will, braucht daher ZUGFeRD. Wer sie nur lesen oder ablegen möchte, kommt mit der Lesekopie aus – das Original bleibt aber immer die XML-Datei.

Worauf Sie bei der Umwandlung achten sollten

  • Gleicher Inhalt, gleiche Rechnungsnummer: Die ZUGFeRD-Datei ist dieselbe Rechnung in anderer Form, keine neue. Vergeben Sie keine neue Rechnungsnummer und ändern Sie keine Beträge. Werden für eine Leistung zwei Rechnungen mit unterschiedlichem Inhalt ausgestellt, kann eine zusätzliche Steuerschuld nach § 14c UStG entstehen.
  • Dem Kunden ein Format schicken: Stimmen Sie ab, ob Ihr Kunde XRechnung oder ZUGFeRD möchte, statt beide Dateien als Rechnung zu versenden.
  • Original aufbewahren: Bei einer empfangenen XRechnung ist die ursprüngliche XML-Datei das aufbewahrungspflichtige Original – in der Regel acht Jahre, unveränderbar und GoBD-konform. Die umgewandelte Datei ersetzt sie nicht. Mehr dazu unter Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
  • Datei nach dem Export nicht bearbeiten: Komprimieren, Zusammenführen oder Signieren mit einem PDF-Editor kann die eingebettete XML entfernen oder das PDF/A-3-Format beschädigen.
  • Besondere Angaben prüfen: Kontrollieren Sie nach der Umwandlung Käuferreferenz bzw. Leitweg-ID, Bestellnummer und Bankverbindung. Enthält die XRechnung Angaben, die über die Norm hinausgehen, reicht das Profil EN 16931 eventuell nicht aus.

Noch einfacher: Rechnungen gleich im passenden Format erstellen

Wer regelmäßig beide Formate braucht, spart sich die Umwandlung: In XRechnungs.de legen Sie Kunden und Leistungen einmal an und erzeugen aus denselben Rechnungsdaten eine XRechnung (UBL oder CII), ein ZUGFeRD-PDF oder Factur-X – je nachdem, was der Empfänger verlangt. Wie das geht, zeigt die Anleitung ZUGFeRD-Rechnung erstellen. Haben Sie dagegen nur eine normale PDF-Rechnung ohne XML, nutzen Sie den Konverter von PDF zu ZUGFeRD und XRechnung.

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Häufige Fragen zur Umwandlung von XRechnung in ZUGFeRD

Kann man eine XRechnung in ZUGFeRD umwandeln?

Ja. Beide Formate beruhen auf der Norm EN 16931. Die Daten der XRechnung werden übernommen, bei Bedarf von UBL nach CII übertragen und als XML in ein PDF/A-3 eingebettet. Dafür brauchen Sie eine Software; ein einfaches Umbenennen oder Speichern reicht nicht.

Kann man eine XRechnung in PDF umwandeln?

Ja. Ein Viewer erzeugt eine lesbare Ansicht, die Sie als PDF speichern können – das ist aber keine E-Rechnung. Soll das PDF selbst eine E-Rechnung sein, wandeln Sie die XRechnung in ZUGFeRD um: ein PDF mit eingebetteter XML.

Wie kann ich Rechnungen in ZUGFeRD umwandeln?

Das hängt vom Ausgangsformat ab. Eine XRechnung enthält bereits strukturierte Daten und lässt sich direkt in ZUGFeRD überführen. Eine normale PDF-Rechnung muss zuerst per Texterkennung ausgelesen und geprüft werden, bevor daraus ZUGFeRD entsteht.

Wie erstelle ich eine Rechnung im ZUGFeRD-Format?

Mit einer Rechnungssoftware, die PDF und XML zu einer PDF/A-3-Datei verbindet. Sie erfassen die Rechnung einmal, wählen das Profil – für Unternehmen meist EN 16931 – und exportieren sie als ZUGFeRD. Word und Excel können das nicht.

Ist die umgewandelte ZUGFeRD-Datei eine gültige E-Rechnung?

Ja, wenn sie mindestens im Profil BASIC erzeugt wird – empfohlen ist EN 16931 – und alle Pflichtangaben enthält. Die Profile MINIMUM und BASIC WL gelten nicht als E-Rechnung.

Muss ich die ursprüngliche XRechnung aufbewahren?

Ja. Eine empfangene E-Rechnung ist in ihrem ursprünglichen Format aufzubewahren, in der Regel acht Jahre lang, unveränderbar und GoBD-konform. Eine daraus erzeugte ZUGFeRD-Datei oder ein Ausdruck ersetzt das Original nicht.

Ist ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG dasselbe wie eine XRechnung?

Nicht ganz. Die eingebettete XML folgt den Regeln der XRechnung, die Datei ist aber ein PDF. Viele öffentliche Auftraggeber verlangen eine reine XRechnung; ob sie ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG annehmen, sollten Sie vorher klären.

Fazit: Gleiche Daten, anderes Format

Eine XRechnung lässt sich zuverlässig in ZUGFeRD umwandeln, weil beide Formate dieselbe Norm umsetzen. Achten Sie auf das richtige Profil, ändern Sie keine Rechnungsdaten und bewahren Sie empfangene Originale auf. Mit XRechnungs.de wandeln Sie XRechnungen in ZUGFeRD um oder erstellen beide Formate direkt – 14 Tage kostenlos, mit bis zu 50 Dokumenten und ohne Kreditkarte: jetzt kostenlos testen.