Rechnung als Subunternehmer im Bau: Abzüge, Bauumlage und Freistellungsbescheinigung

Als Subunternehmer im Bau stellen Sie Ihre Rechnung meist netto, weil der Generalunternehmer die Umsatzsteuer nach § 13b UStG schuldet. Ausgezahlt wird trotzdem oft weniger als der Rechnungsbetrag: Bauumlage, Sicherheitseinbehalt und ohne Freistellungsbescheinigung auch 15 % Bauabzugsteuer mindern die Zahlung. Dieser Beitrag zeigt, was auf die Rechnung gehört und wie Sie diese Abzüge nachvollziehbar darstellen.

Die Begriffe Subunternehmer und Nachunternehmer werden hier gleich verwendet. Der Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Was auf die Subunternehmer-Rechnung gehört

Neben den Pflichtangaben nach § 14 UStG erwarten Generalunternehmer in der Regel diese Angaben:

• Nachunternehmervertrag oder Auftragsnummer mit Datum
• Bauvorhaben mit Anschrift, Gewerk und Bauabschnitt
• Art der Rechnung, zum Beispiel „2. Abschlagsrechnung“
• Leistungszeitraum und Positionen passend zum Leistungsverzeichnis
• Nachweis der Mengen, etwa Aufmaß oder Stundenlohnzettel
• Bisherige Abschläge und vertragliche Abzüge
• Kopie der Freistellungsbescheinigung

Prüfen Sie Ihren Vertrag: Viele Generalunternehmer schreiben dort genau vor, welche Angaben sie verlangen und wie Abschläge aufgebaut sein müssen, oft als kumulierte Abschlagsrechnung.

Umsatzsteuer: netto mit Pflichthinweis

Erbringt Ihr Auftraggeber selbst nachhaltig Bauleistungen, schuldet er die Umsatzsteuer. Sie stellen dann nur den Nettobetrag in Rechnung und vermerken „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Lassen Sie sich die Bescheinigung USt 1 TG geben. Voraussetzungen, Fehlerfolgen und die Darstellung in der XRechnung erklärt der Beitrag Reverse Charge nach § 13b UStG.

Freistellungsbescheinigung: 15 % Bauabzugsteuer vermeiden

Unternehmerische Auftraggeber von Bauleistungen müssen nach §§ 48 ff. EStG 15 % der Gegenleistung einbehalten und an das Finanzamt abführen, wenn ihnen keine gültige Freistellungsbescheinigung vorliegt. Der Abzug berechnet sich vom Bruttobetrag, auch wenn Ihre Rechnung wegen § 13b UStG keine Umsatzsteuer ausweist.

Ein frei erfundenes Beispiel: Ihre Rechnung lautet über 20.000 € netto mit § 13b-Hinweis. Ohne Freistellungsbescheinigung rechnet der Auftraggeber mit 23.800 € und behält 3.570 € ein. Sie erhalten 16.430 €.

• Antrag: formlos bei Ihrem Finanzamt, zum Beispiel über ELSTER.
• Gültigkeit: höchstens drei Jahre, danach neu beantragen.
• Nutzung: Senden Sie Ihrem Auftraggeber eine Kopie, am besten mit der Rechnung.
• Prüfung: Auftraggeber können die Gültigkeit online beim Bundeszentralamt für Steuern prüfen.

Das einbehaltene Geld ist nicht verloren: Es wird auf Ihre Steuern angerechnet. Bis dahin fehlt es aber in der Liquidität. Zwischen Unternehmern liegt die Freigrenze bei 5.000 € im Kalenderjahr, in bestimmten Fällen der umsatzsteuerfreien Vermietung bei 15.000 €.

Bauumlage: Was hinter dem Abzug steckt

Mit einer Bauumlage beteiligt der Generalunternehmer die Nachunternehmer pauschal an gemeinsamen Kosten der Baustelle, etwa für Bauwasser, Baustrom oder die Bauwesenversicherung. Sie wird meist als Prozentsatz der Abrechnungssumme vereinbart. Die Höhe ist nicht gesetzlich festgelegt, sondern ergibt sich aus dem Vertrag.

• Ohne Vereinbarung fehlt in der Regel die Grundlage für einen pauschalen Abzug.
• Vorformulierte Klauseln können unwirksam sein. Das hängt vom Wortlaut ab, etwa ob Sie sich selbst versorgen dürfen.
• Pauschale Abzüge für Baureinigung sind besonders streitanfällig.

Klären Sie mit Ihrer Steuerkanzlei, ob ein Abzug umsatzsteuerlich das Entgelt mindert oder eine eigene Leistung des Auftraggebers ist. Das hängt von der vertraglichen Gestaltung ab und entscheidet darüber, ob und wie der Betrag in der Rechnung steht.

Sicherheitseinbehalt und Skonto

Behält der Auftraggeber einen Teil als Sicherheit ein, ist das kein Rabatt. Der Betrag bleibt Ihre Vergütung und wird nur später fällig. Weisen Sie ihn deshalb getrennt vom Entgelt als Zahlungsinformation aus. Wie das im Einzelnen geht, erklärt der Beitrag Sicherheitseinbehalt bei Abschlags- und Schlussrechnung. Skonto gilt nur, wenn es vereinbart ist; Grundlagen unter Skonto auf der Rechnung.

Beispiel: Vom Rechnungsbetrag zur Auszahlung

Alle Firmen, Prozentsätze und Beträge sind frei erfunden. Eine Trockenbaufirma stellt eine Abschlagsrechnung mit § 13b-Hinweis, eine gültige Freistellungsbescheinigung liegt vor:

Trockenbau Beispiel GmbH an Generalbau Muster GmbH
1. Abschlagsrechnung Nr. 2026-204
Nachunternehmervertrag vom 01.09.2026
Bauvorhaben Neubau Bürogebäude, Industriestraße 4, 1. OG
Leistungszeitraum: 01.10.2026 – 30.10.2026

Pos. 1  Metallständerwände     420 m² x 25,00 €      10.500,00 €
Pos. 2  Abgehängte Decke       100 m² x 20,00 €       2.000,00 €
Rechnungsbetrag netto                                12.500,00 €
Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.

Zahlungsinformation laut Vertrag
Bauumlage 1 % von 12.500,00 €                          -125,00 €
Sicherheitseinbehalt 5 % von 12.500,00 €               -625,00 €
Voraussichtlicher Zahlbetrag                         11.750,00 €

Anlagen: Aufmaß vom 30.10.2026, Freistellungsbescheinigung

Ob die Abzüge wie hier als Zahlungsinformation oder anders dargestellt werden, richtet sich nach Ihrem Vertrag und der steuerlichen Einordnung.

E-Rechnung an den Generalunternehmer

Rechnungen an Generalunternehmer sind Inlandsrechnungen zwischen Unternehmen und fallen unter die E-Rechnungspflicht: ab 2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle, Kleinunternehmer ausgenommen. Wie Sie Gewerke, Leistungsverzeichnis und Abschläge in der Datei abbilden, zeigt der Beitrag E-Rechnung bei Bauleistungen.

Typische Fehler

• Freistellungsbescheinigung abgelaufen: Dann muss der Auftraggeber 15 % einbehalten.
• Umsatzsteuer trotz § 13b ausgewiesen: Sie schulden den Betrag nach § 14c UStG, bis die Rechnung berichtigt ist.
• Abzüge nicht geprüft: Gleichen Sie jede Gutschrift und Zahlung mit dem Vertrag ab.
• Mengen ohne Nachweis: Ohne Aufmaß oder Stundenlohnzettel kann der Auftraggeber kürzen.
• Zusatzleistungen ohne Ankündigung: Klären Sie Nachträge vor der Ausführung, siehe Nachtrag abrechnen.

Nachunternehmer-Rechnungen mit XRechnungs.de

Im Tarif Bau & Projekte legen Sie je Bauvorhaben ein Projekt mit Gewerk, Auftrags- und Bestellnummer, Auftragswert und Steuerregime an, zum Beispiel Reverse Charge. Vertragliche Abzüge wie Bauumlage, Kostenbeteiligung oder Nachlass hinterlegen Sie projektweit oder je Rechnung. Der Sicherheitseinbehalt wird mit wählbarer Obergrenze berechnet, Nachträge und bisherige Abschläge fließen in die nächste Rechnung ein.

Die Rechnungen geben Sie als PDF, XRechnung oder ZUGFeRD aus und betten Anhänge wie ein Aufmaß in die XML-Datei ein. Mehr dazu im Rechnungsprogramm für Bauunternehmen. Sie können es 14 Tage kostenlos testen, mit bis zu 50 Dokumenten und ohne Kreditkarte.

Häufige Fragen zur Rechnung als Subunternehmer

Muss ein Subunternehmer im Bau Umsatzsteuer berechnen?

Nicht, wenn der Auftraggeber selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt. Dann schuldet er die Steuer nach § 13b UStG, und Sie rechnen netto mit dem Pflichthinweis ab. Andernfalls weisen Sie die Umsatzsteuer normal aus.

Was passiert ohne Freistellungsbescheinigung?

Der Auftraggeber muss in der Regel 15 % des Bruttobetrags einbehalten und an das Finanzamt abführen. Der Betrag wird auf Ihre Steuern angerechnet, fehlt Ihnen aber zunächst in der Liquidität.

Wie hoch darf die Bauumlage sein?

Eine gesetzliche Höhe gibt es nicht. Sie ergibt sich aus dem Vertrag. Ob eine vorformulierte Klausel wirksam ist, hängt von ihrem Wortlaut ab und lässt sich im Zweifel nur rechtlich prüfen.

Was gilt, wenn ich als Subunternehmer Kleinunternehmer bin?

Dann greift § 13b UStG für Ihre Leistung nicht: Sie weisen keine Umsatzsteuer aus und nehmen den Hinweis auf § 19 UStG auf. E-Rechnungen müssen Sie nicht ausstellen, aber empfangen können. Eine Freistellungsbescheinigung bleibt sinnvoll, weil der Steuerabzug unabhängig davon gilt.

Muss ich die Freistellungsbescheinigung jeder Rechnung beilegen?

Entscheidend ist, dass sie dem Auftraggeber spätestens bei Zahlung vorliegt; eine Kopie reicht. Viele Betriebe senden sie deshalb mit der Rechnung mit oder hinterlegen sie einmal beim Auftraggeber und aktualisieren sie vor Ablauf.

Fazit

Die Rechnung als Subunternehmer ist schnell geschrieben, teuer wird, was danach abgezogen wird. Halten Sie die Freistellungsbescheinigung aktuell, klären Sie den § 13b-Status vor dem ersten Abschlag und gleichen Sie jede Bauumlage mit dem Vertrag ab.