E-Rechnung bei Bauleistungen: Gewerke, Leistungsverzeichnis und Schlussrechnung ab 2027

Für Rechnungen über Bauleistungen gibt es seit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 eine eigene Regel: Im strukturierten Teil der E-Rechnung dürfen die einzelnen Gewerke mit ihren Summen stehen, wenn die detaillierte Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis in einer eingebetteten Anlage folgt. Betroffen sind ab dem 1. Januar 2027 Baubetriebe, die 2026 mehr als 800.000 € Umsatz erzielen, ab 2028 auch alle anderen, die an Unternehmen im Inland abrechnen.

Dieser Beitrag zeigt, wie Sie Leistungsverzeichnis, Abschläge und Schlussrechnung als E-Rechnung aufbauen. Die allgemeinen Fristen und Ausnahmen erklärt der Beitrag zur E-Rechnungspflicht. Er ersetzt keine Steuerberatung.

Ab wann die E-Rechnung für Baubetriebe gilt

• Empfang: Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer.
• Ausstellung ab 2027: Für Leistungen an inländische Unternehmen ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag.
• Ausstellung ab 2028: Für alle übrigen Betriebe, soweit keine Ausnahme greift.
• Keine Pflicht zur Ausstellung: bei Rechnungen an Privatkunden, bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und für Kleinunternehmer.

Für öffentliche Auftraggeber gelten zusätzlich eigene Vorschriften, oft mit Leitweg-ID und vorgegebenem Übermittlungsweg. Laut BMF stehen beide Regelwerke nebeneinander; im Zweifel gilt die strengere Vorgabe. Mehr dazu unter XRechnung an Behörden senden.

Die Sonderregel für Bauleistungen: Gewerke plus Anlage

Bauleistungen werden häufig nach dem Leistungsverzeichnis abgerechnet. Das Kern-Datenmodell der E-Rechnung kann ein Leistungsverzeichnis derzeit aber nicht abbilden. Deshalb beanstandet die Finanzverwaltung den folgenden Aufbau derzeit nicht (Rn. 13 und 14 des Schreibens):

1. Im strukturierten Teil stehen als Leistungsbeschreibung die einzelnen Gewerke mit den entsprechenden Summen.
2. Eine menschenlesbare, in die E-Rechnung eingebettete Anlage enthält die detaillierte Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis.
3. Der strukturierte Teil weist eindeutig auf diese Anlage hin.

Zusätzlich dürfen Sie das Leistungsverzeichnis als strukturierte Datei übermitteln, etwa nach dem GAEB-Standard. Zivilrechtlich können Sie mit Ihrem Auftraggeber auch eine andere geeignete Methode vereinbaren, zum Beispiel eine Extension. Ein festes Enddatum nennt das Schreiben für die Regelung nicht.

Zwei Fehler entwerten diesen Aufbau: Eine Anlage, die nur als weitere Datei an derselben E-Mail hängt, ist nicht eingebettet. Und ein pauschaler Text ohne Gewerke und Summen genügt nicht.

Beispiel: E-Rechnung nach Gewerken

Das Beispiel ist frei erfunden. Ein Betrieb rechnet zwei Gewerke an einem Bürogebäude ab:

Strukturierter Teil
Pos. 1  Gewerk Heizung, Bauvorhaben Parkstraße 8, Stuttgart     48.200,00 €
Pos. 2  Gewerk Sanitär, Bauvorhaben Parkstraße 8, Stuttgart     31.800,00 €
Summe netto                                                    80.000,00 €

Hinweis: Detaillierte Aufschlüsselung nach Leistungsverzeichnis
in der eingebetteten Anlage „LV-Abrechnung-Parkstrasse-8.pdf“.

Eingebettete Anlage
Alle LV-Positionen mit Menge, Einheit, Einzelpreis und Gesamtbetrag

Was im strukturierten Teil stehen muss

Das BMF verlangt, dass die Rechnungsdaten selbst die Kontrollfunktion erfüllen. Leistungsart, Leistungsumfang, Leistungsgehalt und gegebenenfalls Leistungsort müssen dort so eindeutig stehen, dass sich etwa Steuersatz und Ort der Leistung beurteilen lassen. Für die Baurechnung heißt das:

• Nennen Sie Gewerk und Bauvorhaben mit Anschrift, nicht nur „Bauarbeiten“.
• Die übrigen Pflichtangaben nach § 14 UStG gehören weiterhin in die Datenfelder, etwa Leistungszeitraum, Entgelt und Steuer.
• Ergänzende Nachweise wie Stundenzettel dürfen in einen eingebetteten Anhang, soweit sie für die Kontrollfunktion nicht erforderlich sind.

Bei bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellten E-Rechnungen beanstandet die Finanzverwaltung es nicht, wenn sie nur den Schreiben von 2024 und 2025 entsprechen, auch für den Vorsteuerabzug. Danach gelten die neuen Vorgaben voll.

Abschläge, die vor der Pflicht gestellt wurden

Viele Bauvorhaben laufen über den Stichtag. Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die Sie erteilt haben, bevor die Pflicht für Sie begann, müssen nicht als E-Rechnung übermittelt werden, auch wenn Leistung und Zahlung erst danach folgen (Rn. 2). Die spätere Schlussrechnung ist gesondert zu beurteilen.

Ein frei erfundenes Beispiel: Ein Betrieb mit 1,2 Mio. € Umsatz im Jahr 2026 stellt im Dezember 2026 eine Abschlagsrechnung als PDF. Das bleibt zulässig, sofern der Empfänger dem PDF zugestimmt hat. Wird die Leistung im März 2027 abgeschlossen, stellt er die Schlussrechnung als E-Rechnung.

Schlussrechnung: zwei Wege bis zum 30. Juni 2030

In einer Schlussrechnung müssen vereinnahmte Teilentgelte und die darauf entfallende Steuer abgesetzt werden. Für die E-Rechnung beanstandet das BMF bis zum 30. Juni 2030 zwei Darstellungen nicht (Rn. 3 und 4):

• Summe und Freitext: Die Teilentgelte werden als Summe im Feld BT-113 („Paid amount“) abgesetzt, die Details stehen im Freitextfeld BT-22 („Invoice note“).
• Eingebettete Anlage: Die Absetzung erfolgt in einem eingebetteten Anhang, auf den der strukturierte Teil ausdrücklich hinweist.

Achten Sie darauf, dass nur tatsächlich erhaltene Zahlungen abgesetzt werden. Eine Liste gestellter Abschlagsrechnungen zeigt das noch nicht. Wie die Schlussrechnung inhaltlich aufgebaut ist, erklärt der Leitfaden Schlussrechnung erstellen.

Rechnungstypen für die Bauabrechnung

Das Feld BT-3 gibt die Art der Rechnung an. Die Codeliste kennt eigene Werte für Bauleistungen: 875 für die Abschlagsrechnung, 876 für die Teil-Schlussrechnung und 877 für die Schlussrechnung. Klären Sie vor dem ersten Versand, ob die Software Ihres Auftraggebers diese Codes verarbeitet.

Weitere Baufälle in der E-Rechnung

• § 13b UStG: Rechnen Sie an einen bauleistenden Unternehmer ab, verwenden Sie die Steuerkategorie AE. Details zeigt der Beitrag Reverse Charge nach § 13b UStG.
• Skonto: Steht die Höhe bei Rechnungsstellung noch nicht fest, genügt unter Voraussetzungen ein allgemeiner Hinweis auf die schriftliche Vereinbarung (Rn. 15 und 16). Mehr unter Skonto auf der Rechnung.
• Sicherheitseinbehalt: Stimmen Sie die Darstellung mit dem Auftraggeber ab, siehe Sicherheitseinbehalt bei der Schlussrechnung.
• Nachträge: Weisen Sie sie als eigene Positionen aus, siehe Nachtrag abrechnen.
• Korrekturen: Besteht eine E-Rechnungspflicht, erfolgt auch die Berichtigung als E-Rechnung. Aus Rechnung und Berichtigung muss klar hervorgehen, welche Angaben gelten (Rn. 20 und 21).

Checkliste für Ihren Betrieb

1. Umsatz 2026 hochrechnen: Liegen Sie über 800.000 €?
2. Laufende Bauvorhaben auflisten, die über den Stichtag gehen.
3. Mit großen Auftraggebern klären, welches Format und welcher Übermittlungsweg gelten und wie sie Anlagen verarbeiten.
4. Je eine Musterrechnung testen: nach Leistungsverzeichnis, als Schlussrechnung mit Abschlägen und als Korrektur.
5. Datei prüfen: Ist die Anlage eingebettet, steht der Hinweis in den Rechnungsdaten?
6. E-Rechnung samt Anlagen im Originalformat archivieren.

Ob eine Datei formal stimmt, zeigt der kostenlose XRechnung Validator. Ob die steuerlichen Angaben inhaltlich richtig sind, prüft er nicht. Die Anzeige kontrollieren Sie mit dem XRechnung Viewer.

E-Rechnungen für Bauprojekte mit XRechnungs.de

Mit XRechnungs.de erstellen Sie XRechnung und ZUGFeRD, legen Positionen frei an und betten Anhänge wie PDF, CSV oder Bilder in die XML-Datei ein. Vor dem Export wird die Rechnung geprüft. Abschlags-, kumulierte Abschlags- und Schlussrechnungen sind ab dem Tarif Pro enthalten. Der Tarif Bau & Projekte ergänzt Projekte mit Gewerk, Nachträge, Vertragsabzüge, Sicherheitseinbehalt und Teil-Schlussrechnungen.

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Häufige Fragen zur E-Rechnung bei Bauleistungen

Muss das Leistungsverzeichnis vollständig in der XRechnung stehen?

Nein. Das BMF beanstandet es derzeit nicht, wenn im strukturierten Teil nur die Gewerke mit ihren Summen stehen. Die detaillierte Aufschlüsselung muss dann in einer eingebetteten, menschenlesbaren Anlage folgen, auf die eindeutig hingewiesen wird.

Reicht „Bauleistungen laut Anlage“ als Leistungsbeschreibung?

Nein. Für die Erleichterung müssen die einzelnen Gewerke mit ihren Summen im strukturierten Teil stehen. Ein pauschaler Text mit Verweis auf eine Anlage genügt nicht.

Muss ich eine PDF-Abschlagsrechnung von 2026 als E-Rechnung nachreichen?

Nein. Abschlagsrechnungen, die vor Beginn Ihrer Pflicht erteilt wurden, müssen nicht als E-Rechnung übermittelt werden, auch wenn Leistung und Zahlung später folgen. Die Schlussrechnung beurteilen Sie gesondert.

Wie ziehe ich Abschläge in der Schlussrechnung als E-Rechnung ab?

Bis zum 30. Juni 2030 lässt das BMF zwei Wege zu: als Summe in BT-113 mit Details in BT-22 oder über eine eingebettete Anlage, auf die der strukturierte Teil ausdrücklich hinweist.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Bauherren ohne Unternehmen?

Nein. Rechnungen an Privatkunden fallen nicht unter die Pflicht. Bei Bauleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück müssen Sie aber weiterhin eine Rechnung ausstellen.

Wird die Pflicht ab 2027 noch verschoben?

Handwerksverbände fordern das, beschlossen ist es nach unserem Stand vom 2. November 2026 nicht. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 verlängert die Umstellungsfristen nicht allgemein.

Fazit

Die E-Rechnung passt besser zum Bau als lange befürchtet: Gewerke und Summen in die Daten, das Leistungsverzeichnis in die eingebettete Anlage, Abschläge in der Schlussrechnung nach einem der beiden Wege. Entscheidend ist, dass Sie das vor dem ersten Stichtag an einer Musterrechnung testen und mit Ihrem Auftraggeber abstimmen.