Lieferschein- und Rechnungsprogramm: Lieferscheine schreiben und abrechnen

Wer Waren ausliefert oder Material zum Kunden bringt, braucht zwei Dokumente: den Lieferschein bei der Übergabe und später die Rechnung. In vielen Betrieben werden die Daten dafür zweimal erfasst. Ein Lieferschein- und Rechnungsprogramm nutzt dieselben Daten für beide Dokumente – vom Angebot über den Lieferschein bis zur Rechnung.

Was ein Lieferschein ist – und was nicht

Der Lieferschein begleitet die Ware und dokumentiert, was wann an wen geliefert wurde. Der Empfänger prüft damit die Lieferung und bestätigt den Empfang. Eine Rechnung ersetzt er nicht. Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zum Lieferschein gibt es nicht, und er braucht keine umsatzsteuerlichen Pflichtangaben. Üblich sind:

• Name und Anschrift von Absender und Empfänger
• Lieferscheinnummer und Lieferdatum
• Artikel, Mengen und Einheiten
• Bezug auf Auftrag, Bestellung oder Angebot
• Platz für die Empfangsbestätigung des Kunden

Wie Lieferschein und Rechnung zusammenhängen

Rechtlich wichtig wird der Lieferschein, wenn die Rechnung auf ihn verweist. Nach § 31 UStDV kann eine Rechnung aus mehreren Dokumenten bestehen. Steht etwa das Lieferdatum nur auf dem Lieferschein, muss die Rechnung ihn eindeutig bezeichnen, zum Beispiel mit Lieferscheinnummer und Datum. Der Lieferschein wird dann Teil der Rechnung und ist entsprechend aufzubewahren.

Einfacher ist es, die Angaben direkt in die Rechnung zu übernehmen. Den Zeitpunkt der Lieferung dürfen Sie dabei auch als Kalendermonat angeben – praktisch bei Sammelrechnungen über mehrere Lieferungen. Welche Angaben jede Rechnung braucht, zeigt die Übersicht Pflichtangaben einer Rechnung.

Wie lange Sie Lieferscheine aufbewahren müssen

Nach § 147 Abs. 3 AO endet die Aufbewahrungsfrist für empfangene Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, mit dem Erhalt der Rechnung, für versandte Lieferscheine mit dem Versand der Rechnung. Ist der Lieferschein dagegen ein Buchungsbeleg oder Teil der Rechnung, gilt die normale Frist von acht Jahren. Mehr dazu im Beitrag Wie lange Rechnungen aufbewahren?.

Was ein Lieferschein- und Rechnungsprogramm können sollte

• Lieferscheine aus dem Angebot erstellen, ohne Daten neu einzugeben
• Lieferscheine mit oder ohne Preise ausgeben
• Lieferscheine mit einem Klick in Rechnungen umwandeln
• mehrere Lieferscheine in einer Sammelrechnung abrechnen
• fortlaufende Nummern für Lieferscheine und Rechnungen
• Rechnungen als E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) für Geschäftskunden

So funktioniert es mit XRechnungs.de

1. Angebot schreiben: Positionen aus Ihren Artikeln und Leistungen zusammenstellen. Bestehende Artikel und Kunden können Sie per CSV importieren.
2. Lieferschein erzeugen: Nach der Zusage erstellen Sie aus dem Angebot den Lieferschein – mit Preisen oder ohne, etwa wenn der Empfänger an der Baustelle oder im Lager die Preise nicht sehen soll.
3. Rechnung erstellen: Den Lieferschein wandeln Sie in eine Rechnung um. Mehrere Lieferscheine an denselben Kunden fassen Sie in einer Sammelrechnung zusammen.
4. Versenden: Die Rechnung geht als PDF, XRechnung oder ZUGFeRD per E-Mail oder über Peppol an Ihren Kunden.

Dazu kommen Mahnungen, Stornorechnungen und Gutschriften, die direkte Übertragung an DATEV und ein Zugang für Ihre Steuerberatung. Die Web-App läuft im Browser ohne Installation, die Daten werden in Deutschland gespeichert.

Für wen sich ein kombiniertes Programm lohnt

• Handel und Großhandel mit regelmäßigen Lieferungen an dieselben Kunden
• Handwerksbetriebe, die Material liefern oder Baustellen beliefern – siehe auch Angebots- und Rechnungsprogramm für das Handwerk
• Hersteller und Direktvermarkter, etwa in der Landwirtschaft – siehe Rechnungsprogramm für die Landwirtschaft
• Betriebe mit Sammelrechnungen, die Lieferungen wöchentlich oder monatlich abrechnen

Preise und Testphase

Sie können XRechnungs.de 14 Tage kostenlos testen – mit bis zu 50 Dokumenten und ohne Kreditkarte. Danach beginnen die Tarife bei 10 € pro Monat bei jährlicher Zahlung; alle Details auf der Preisseite. Welche Funktionen in welchem Tarif enthalten sind, sehen Sie dort ebenfalls.

Verwandte Themen

• Rechnung und Angebot mit einer Software
• Kostenvoranschlag oder Angebot?
• Rechnungsnummer richtig vergeben
• Pflichtangaben einer Rechnung
• E-Rechnung: Was ist das?

Häufige Fragen zu Lieferschein und Rechnung

Ist ein Lieferschein Pflicht?

Eine allgemeine gesetzliche Pflicht gibt es nicht. Lieferscheine sind aber üblich, weil sie die Übergabe dokumentieren und Kunden sie oft verlangen. Verweist die Rechnung für Pflichtangaben auf den Lieferschein, wird er Teil der Rechnung.

Kann ich einen Lieferschein in eine Rechnung umwandeln?

Ja. In XRechnungs.de wandeln Sie einen Lieferschein mit einem Klick in eine Rechnung um, ohne die Positionen neu einzugeben. Mehrere Lieferscheine können Sie in einer Sammelrechnung zusammenfassen.

Was ist eine Sammelrechnung?

Eine Rechnung über mehrere Lieferungen oder Leistungen an denselben Kunden, zum Beispiel für einen Monat. Den Zeitpunkt der Lieferungen dürfen Sie dabei als Kalendermonat angeben.

Müssen auf einem Lieferschein Preise stehen?

Nein. Ob Sie Preise angeben, entscheiden Sie selbst. Ohne Preise eignet sich der Lieferschein zum Beispiel, wenn die Ware an Dritte oder an eine Baustelle geht.

Wie lange muss ich Lieferscheine aufbewahren?

Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, müssen Sie nur bis zum Erhalt bzw. Versand der Rechnung aufbewahren. Ist ein Lieferschein Buchungsbeleg oder Teil der Rechnung, gilt die Frist von acht Jahren.

Ersetzt ein Lieferschein die Rechnung?

Nein. Der Lieferschein dokumentiert die Lieferung, die Rechnung fordert die Zahlung und enthält die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben. Für Geschäftskunden wird die Rechnung zunehmend als E-Rechnung verlangt.

Fazit

Ein Lieferschein- und Rechnungsprogramm spart die doppelte Erfassung: Aus dem Angebot wird der Lieferschein, aus dem Lieferschein die Rechnung oder Sammelrechnung – auf Wunsch als E-Rechnung. Jetzt 14 Tage kostenlos testen.