Kostenvoranschlag erstellen: Inhalt, Muster und kostenlose Möglichkeiten

Ein Kostenvoranschlag gibt Ihrem Kunden eine fachlich begründete Schätzung, was ein Auftrag voraussichtlich kosten wird. Er ist schnell erstellt, wenn Sie wissen, was hineingehört: eine klare Leistungsbeschreibung, nachvollziehbare Positionen mit Mengen und Preisen, eine Gesamtsumme und der Hinweis, dass es sich um eine Schätzung handelt. Dieser Ratgeber zeigt den Aufbau Schritt für Schritt, enthält ein ausgefülltes Muster und erklärt, wie Sie einen Kostenvoranschlag kostenlos oder online erstellen.

Kurz vorab: Kostenvoranschlag oder Angebot?

Ein Kostenvoranschlag ist im Unterschied zum Angebot grundsätzlich unverbindlich – eine Schätzung, kein Preisversprechen. Wie verbindlich er im Einzelfall ist, wie weit Sie ihn überschreiten dürfen und ob Sie ihn berechnen dürfen, erklärt ausführlich der Beitrag Kostenvoranschlag oder Angebot? Hier geht es darum, wie Sie den Kostenvoranschlag konkret erstellen.

Was in einen Kostenvoranschlag gehört

• Ihr Betrieb: Name, Anschrift und Kontaktdaten.
• Der Kunde: Name und Anschrift, bei Abweichung auch der Ort der Leistung.
• Datum und Nummer: damit Sie und der Kunde sich später eindeutig darauf beziehen können.
• Klare Bezeichnung: Überschrift „Kostenvoranschlag“ – nicht „Angebot“, sonst ist unklar, was gilt.
• Grundlage der Schätzung: worauf Sie sich stützen, etwa Besichtigung am Datum X, Pläne oder Angaben des Kunden.
• Positionen: Leistungen mit Beschreibung, Menge, Einheit, Einzel- und Gesamtpreis.
• Summen: Netto, Umsatzsteuer und voraussichtlicher Gesamtbetrag – oder der Hinweis auf § 19 UStG als Kleinunternehmer.
• Hinweis zur Unverbindlichkeit: dass die Kosten geschätzt sind und sich ändern können.
• Annahmen und Ausschlüsse: was nicht enthalten ist und unter welchen Voraussetzungen die Schätzung gilt.
• Kosten des Kostenvoranschlags: nur wenn vorher vereinbart, etwa mit Anrechnung bei Auftragserteilung.

Kostenvoranschlag erstellen: Schritt für Schritt

1. Bedarf aufnehmen: Vor Ort besichtigen, Maße nehmen, Fotos machen und Wünsche des Kunden notieren. Je genauer diese Grundlage, desto weniger Überraschungen später.
2. Leistungen gliedern: Den Auftrag in einzelne Arbeitsschritte und Materialien zerlegen.
3. Mengen schätzen: Flächen, Längen, Stückzahlen und Arbeitsstunden je Position.
4. Preise einsetzen: Ihren Stundenverrechnungssatz und Ihre Materialpreise einschließlich Zuschlag.
5. Risiken benennen: Was Sie vorab nicht prüfen können, etwa den Zustand hinter einer Verkleidung, als Annahme festhalten.
6. Hinweise ergänzen: Unverbindlichkeit, Ausschlüsse und gegebenenfalls die Kosten des Kostenvoranschlags.
7. Versenden und ablegen: Als PDF an den Kunden schicken und so speichern, dass Sie ihn bei Auftragserteilung wiederfinden.

Muster: Kostenvoranschlag Elektroinstallation Küche

Ein frei erfundenes Beispiel. Firmen, Preise und Mengen dienen nur der Orientierung und ersetzen keine eigene Kalkulation.

• Absender: Elektro Beispiel e. K., Stromweg 3, 73033 Göppingen
• Empfänger: Herr Max Muster, Lindenstraße 8, 73035 Göppingen
• Kostenvoranschlag Nr. KV-2026-041 vom 18.11.2026
• Betreff: Erweiterung der Elektroinstallation, Küche EG
• Grundlage: Besichtigung am 16.11.2026 und Angaben des Kunden zur neuen Küchenplanung
• Pos. 1: Steckdosen 2-fach unter Putz setzen, inkl. Leitung – 6 Stk. à 85,00 € – 510,00 €
• Pos. 2: Herdanschlussdose setzen und Herd anschließen – 1 Stk. – 120,00 €
• Pos. 3: Zusätzlicher Stromkreis inkl. Schutzeinrichtung in der Unterverteilung – 1 psch – 290,00 €
• Pos. 4: Schlitze fräsen und grob verschließen – 12 lfm à 18,00 € – 216,00 €
• Pos. 5: Prüfung und Dokumentation der Anlage – 1 psch – 95,00 €
• Voraussichtliche Kosten netto: 1.231,00 € – zzgl. 19 % USt: 233,89 € – voraussichtlich gesamt: 1.464,89 €
• Annahme: Die vorhandene Unterverteilung hat ausreichend Platz für einen weiteren Stromkreis.
• Nicht enthalten: Maler- und Fliesenarbeiten, Montage der Küchengeräte
• Hinweis: Dies ist ein unverbindlicher Kostenvoranschlag. Die angegebenen Kosten beruhen auf einer Schätzung. Sollte sich eine wesentliche Überschreitung abzeichnen, informieren wir Sie umgehend.

Der Hinweis auf die Annahme ist hier wichtig: Reicht der Platz in der Unterverteilung nicht, entstehen Mehrkosten, die Sie mit Verweis auf die dokumentierte Annahme gut begründen können.

Kostenvoranschlag kostenlos erstellen: Ihre Möglichkeiten

Vorlage in Word oder Excel

Eine eigene Vorlage kostet nichts und ist schnell gebaut: Briefkopf, Tabelle für die Positionen, Summenzeile und Ihre Standardhinweise. Der Nachteil zeigt sich bei mehreren Kostenvoranschlägen pro Woche: Nummern vergeben Sie von Hand, Formeln können verrutschen, und wird aus dem Kostenvoranschlag ein Auftrag, tippen Sie die Positionen für Rechnung oder Lieferschein erneut ab.

Kostenvoranschlag online erstellen

Mit einem Angebots- und Rechnungsprogramm im Browser legen Sie Kunden und Positionen einmal an und verwenden sie wieder. Summen und Umsatzsteuer werden automatisch berechnet, Nummern fortlaufend vergeben und das Dokument als PDF versendet. Wird der Auftrag erteilt, übernehmen Sie die Positionen direkt in die weiteren Dokumente. Viele Programme lassen sich vorab kostenlos testen.

Kostenvoranschlag selber erstellen – ohne Fachwissen?

Ein Kostenvoranschlag ist eine fachliche Einschätzung. Er sollte deshalb von jemandem kommen, der die Arbeiten kennt und die Mengen und den Aufwand realistisch einschätzen kann. Brauchen Sie als Privatperson einen Kostenvoranschlag, etwa für eine Versicherung oder einen Kredit, lassen Sie ihn von einem Fachbetrieb erstellen.

Typische Fehler beim Kostenvoranschlag

• Überschrift „Angebot“ statt „Kostenvoranschlag“: Dann ist unklar, ob Ihre Preise verbindlich sind.
• Bewusst zu niedrig schätzen: Ein kleiner Betrag gewinnt vielleicht den Auftrag, führt aber bei der Rechnung zu Ärger – und eine wesentliche Überschreitung berechtigt den Kunden zur Kündigung.
• Annahmen nicht dokumentieren: Ohne festgehaltene Voraussetzungen lassen sich Mehrkosten schwer erklären.
• Überschreitung zu spät melden: Die Information muss unverzüglich erfolgen, nicht erst mit der Schlussrechnung.
• Gebühr ohne Vereinbarung: Eine nachträglich berechnete Gebühr für den Kostenvoranschlag muss der Kunde in der Regel nicht zahlen.

Vom Kostenvoranschlag zur Rechnung

Erteilt der Kunde den Auftrag, können Sie den Kostenvoranschlag als Grundlage nutzen oder ihn in ein verbindliches Angebot überführen. Aus den Positionen entstehen anschließend Lieferschein und Rechnung. Wie Sie ein Angebot sorgfältig aufbauen, zeigt der Ratgeber Angebot schreiben als Handwerker, den kompletten Ablauf bis zur Schlussrechnung der Leitfaden Vom Angebot zur Schlussrechnung im Handwerk.

Kostenvoranschläge mit XRechnungs.de erstellen

In XRechnungs.de erstellen Sie Kostenvoranschläge über die Angebotsfunktion: Kunde wählen, Positionen mit Mengen und Preisen erfassen und den Hinweis ergänzen, dass es sich um einen unverbindlichen Kostenvoranschlag handelt. Summen und Umsatzsteuer berechnet das Programm automatisch. Wird daraus ein Auftrag, wandeln Sie das Dokument mit einem Klick in einen Lieferschein oder eine Rechnung um – als PDF, XRechnung oder ZUGFeRD.

XRechnungs.de läuft im Browser auf Computer, Tablet und Smartphone. Sie können es 14 Tage kostenlos testen – mit bis zu 50 Dokumenten und ohne Kreditkarte. Alle Tarife finden Sie auf der Preisseite. Mehr zu den Funktionen für Handwerksbetriebe lesen Sie auf der Seite Rechnungsprogramm für Handwerker.

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Häufige Fragen zum Kostenvoranschlag erstellen

Was muss in einem Kostenvoranschlag stehen?

Gesetzliche Pflichtangaben gibt es nicht. Sinnvoll sind die Daten von Betrieb und Kunde, Datum und Nummer, eine klare Leistungsbeschreibung mit Positionen und Preisen, die voraussichtliche Gesamtsumme, der Hinweis auf die Unverbindlichkeit sowie Annahmen und Ausschlüsse.

Kann ich einen Kostenvoranschlag kostenlos erstellen?

Ja, zum Beispiel mit einer eigenen Vorlage in Word oder Excel. Wer regelmäßig Kostenvoranschläge schreibt, spart mit einem Programm Zeit, weil Kunden, Positionen und Summen automatisch übernommen werden. Viele Programme lassen sich vorab kostenlos testen.

Wie lange ist ein Kostenvoranschlag gültig?

Eine gesetzliche Gültigkeitsdauer gibt es nicht. Nennen Sie deshalb ein Datum, bis zu dem Ihre Schätzung gilt – vor allem, wenn Materialpreise schwanken.

Fazit

Einen Kostenvoranschlag zu erstellen ist keine große Sache, wenn Grundlage, Positionen und Hinweise stimmen: klar als Kostenvoranschlag bezeichnet, realistisch geschätzt, mit dokumentierten Annahmen und Ausschlüssen. Für einzelne Fälle reicht eine Vorlage; wer regelmäßig Kostenvoranschläge schreibt und daraus Aufträge macht, spart mit einem Programm wie XRechnungs.de viel Abtipparbeit.