KI für Handwerker: Angebote, Rechnungen und Anrufe mit künstlicher Intelligenz

Im Handwerk entsteht ein großer Teil der Büroarbeit nicht auf der Baustelle, sondern danach: Anrufe zurückrufen, Anfragen sortieren, Angebote schreiben, Rechnungen erstellen. Genau hier kann künstliche Intelligenz (KI) entlasten. Sie formuliert Texte, fasst Gespräche zusammen und bereitet Dokumente vor – die Entscheidung und die Verantwortung bleiben aber beim Betrieb. Dieser Ratgeber zeigt, wofür KI im Handwerksbetrieb sinnvoll ist, wo ihre Grenzen liegen und welche KI-Funktionen XRechnungs.de gerade entwickelt.

Wichtig vorab: Die KI-Funktionen von XRechnungs.de sind noch nicht verfügbar. Sie befinden sich in Entwicklung und sollen bald starten. Wenn Sie früh dabei sein oder Fragen stellen möchten, nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

Was KI im Handwerksbetrieb leisten kann

KI ersetzt keine Fachkraft. Sie ist dort nützlich, wo wiederkehrende Aufgaben aus Sprache und Text bestehen – also vor allem im Büro. Typische Einsatzbereiche sind:

• Angebote vorbereiten: Aus einer kurzen Beschreibung oder einer Kundenanfrage entsteht ein Entwurf mit Positionen und Leistungstexten, den Sie prüfen und anpassen.
• Rechnungen erstellen: Aus einem angenommenen Angebot oder erledigten Arbeiten wird eine Rechnung vorbereitet, ohne dass Sie alles neu eintippen.
• Telefonate: Ein KI-Telefonassistent kann Anrufe übernehmen, das Anliegen erfassen und als Notiz oder Aufgabe weitergeben – auch wenn Sie gerade auf dem Dach oder unter der Spüle sind.
• Nachrichten und Anfragen: Anfragen, die per WhatsApp oder E-Mail kommen, lassen sich zusammenfassen und in einen nächsten Schritt überführen, etwa in ein Angebot.
• Texte und Kundenkommunikation: Auftragsbestätigungen, Terminbestätigungen oder freundliche Zahlungserinnerungen lassen sich schneller formulieren.

Grenzen: Was KI nicht für Sie entscheiden sollte

So hilfreich KI ist – sie kann Fehler machen und kennt Ihren Betrieb, Ihre Baustelle und Ihre Kalkulation nicht so wie Sie. Beachten Sie deshalb:

• Preise und Mengen prüfen: Ein Angebot ist für Ihren Betrieb in der Regel verbindlich. Kalkulation, Mengen und Preise sollten Sie immer selbst kontrollieren, bevor ein Dokument rausgeht.
• Rechnungen bleiben Ihre Verantwortung: Pflichtangaben, Steuersatz und Leistungsbeschreibung müssen stimmen – unabhängig davon, wer den Entwurf geschrieben hat.
• Transparenz gegenüber Kunden: Wenn eine KI am Telefon oder im Chat mit Kunden spricht, sollten diese erkennen können, dass sie mit einem automatisierten Assistenten kommunizieren.
• Datenschutz: Kundendaten, Gesprächsinhalte und Fotos sind personenbezogene Daten. Klären Sie, wo die Daten verarbeitet werden, und informieren Sie Ihre Kunden in Ihrer Datenschutzerklärung.

KI-Funktionen in XRechnungs.de: demnächst verfügbar

XRechnungs.de arbeitet an KI-Funktionen, die den Ablauf von der ersten Anfrage bis zur fertigen Rechnung unterstützen. Geplant sind unter anderem:

Angebote mit KI erstellen

Sie beschreiben den Auftrag in eigenen Worten, die KI schlägt ein Angebot mit Positionen und Leistungstexten vor. Sie prüfen, ändern und versenden es wie gewohnt. Wie das Schritt für Schritt funktioniert und worauf Sie achten sollten, zeigt der Ratgeber Angebot mit KI erstellen. Wie es danach weitergeht – vom Angebot über Abschläge bis zur Schlussrechnung –, erklärt der Leitfaden Vom Angebot zur Schlussrechnung im Handwerk.

Rechnungen mit KI vorbereiten

Die KI soll Rechnungen aus vorhandenen Daten vorbereiten, etwa aus einem Angebot. Ausgegeben werden sie wie heute als PDF oder als E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD.

KI-Telefonassistent

Ein KI-Assistent soll Telefonate übernehmen und die Anliegen Ihrer Kunden so festhalten, dass Sie sie später gezielt bearbeiten können – statt Rückrufzettel und verpasster Anrufe. Wie sich ein KI-Assistent von Anrufbeantworter und externem Telefonservice unterscheidet, lesen Sie im Ratgeber Telefonservice für Handwerker.

Anfragen und Angebote über WhatsApp

Viele Kunden schreiben lieber eine Nachricht, als anzurufen. Geplant ist, Anfragen und Angebote auch über WhatsApp abzuwickeln und mit den übrigen Vorgängen in XRechnungs.de zu verbinden.

Funktionsumfang, Starttermin und Preise der KI-Funktionen stehen noch nicht abschließend fest. Wir informieren auf dieser Seite, sobald sie verfügbar sind.

Was Sie heute schon mit XRechnungs.de erledigen

Sie müssen nicht auf die KI warten, um Ihre Büroarbeit zu vereinfachen. Bereits jetzt bietet XRechnungs.de für Handwerksbetriebe:

• Angebote, die Sie mit einem Klick in Lieferscheine oder Rechnungen umwandeln – mehr dazu im Lieferschein- und Rechnungsprogramm
• Abschlags-, kumulierte Abschlags- und Schlussrechnungen (ab dem Tarif Pro)
• E-Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD sowie Versand und Empfang über Peppol
• Zeiterfassung, Mahnungen, Storno und Gutschriften
• Übergabe an die Steuerberatung per DATEV-Export
• Mehrere Mitarbeiter mit eigenem Zugang und mehrere Firmen in einem Konto

Einen vollständigen Überblick gibt die Seite Rechnungsprogramm für Handwerker. Sie können XRechnungs.de 14 Tage kostenlos testen – mit bis zu 50 Dokumenten und ohne Kreditkarte.

So bereiten Sie Ihren Betrieb auf KI vor

KI arbeitet umso besser, je sauberer die Grundlagen sind. Diese Schritte lohnen sich auch ohne KI:

1. Leistungen und Preise pflegen: Wiederkehrende Positionen mit klaren Texten und aktuellen Preisen sind die beste Vorlage für automatisch erstellte Angebote.
2. Kundendaten vollständig erfassen: Name, Adresse und bei Firmenkunden die nötigen Angaben für E-Rechnungen sollten an einer Stelle liegen.
3. Abläufe festlegen: Wer prüft Angebote, bevor sie rausgehen? Wer ruft zurück? Klare Zuständigkeiten verhindern, dass Entwürfe ungeprüft beim Kunden landen.
4. Kommunikationskanäle bündeln: Telefon, E-Mail und WhatsApp sollten nicht in getrennten Silos enden, sondern zu einem Vorgang führen.
5. Datenschutz klären: Prüfen Sie Ihre Datenschutzerklärung und informieren Sie Kunden, wenn Sie neue digitale Kanäle nutzen.

Interesse an den KI-Funktionen?

Sie möchten wissen, wann die KI-Funktionen starten, oder haben Wünsche, welche Aufgaben die KI in Ihrem Betrieb übernehmen soll? Schreiben Sie uns über das Kontaktformular – wir melden uns in der Regel innerhalb eines Werktags.

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Häufige Fragen zu KI für Handwerker

Wofür können Handwerker KI sinnvoll einsetzen?

Vor allem für Büroaufgaben: Angebote und Rechnungen vorbereiten, Anrufe und Nachrichten erfassen, Anfragen zusammenfassen und Texte für die Kundenkommunikation formulieren. Die handwerkliche Arbeit und die Kalkulation bleiben beim Betrieb.

Hat XRechnungs.de schon KI-Funktionen?

Noch nicht. Die KI-Funktionen für Angebote, Rechnungen, Telefonate und WhatsApp befinden sich in Entwicklung und sollen bald verfügbar sein. Angebote, Lieferscheine, Rechnungen und E-Rechnungen können Sie bereits heute ohne KI erstellen.

Was kosten die KI-Funktionen?

Preise und Tarife für die KI-Funktionen stehen noch nicht fest. Die aktuellen Tarife für XRechnungs.de finden Sie auf der Preisseite.

Ersetzt KI die Bürokraft im Handwerksbetrieb?

Nein. KI nimmt wiederkehrende Schreib- und Erfassungsarbeit ab, etwa Entwürfe, Zusammenfassungen und Notizen. Prüfen, entscheiden und mit Kunden verhandeln bleibt Aufgabe des Betriebs.

Fazit

KI kann Handwerksbetrieben viel Büroarbeit abnehmen – vom ersten Anruf über das Angebot bis zur Rechnung. Den größten Nutzen hat sie, wenn Leistungen, Kundendaten und Abläufe sauber organisiert sind und ein Mensch die Ergebnisse prüft. XRechnungs.de bringt diese KI-Funktionen bald in die bestehende Rechnungs-App. Bis dahin erstellen Sie Angebote, Rechnungen und E-Rechnungen wie gewohnt – und wenn Sie bei den KI-Funktionen früh dabei sein wollen, kontaktieren Sie uns.