Rechnungsprogramm für SHK-Betriebe: Heizung, Sanitär und Klima richtig abrechnen

Im SHK-Betrieb laufen sehr unterschiedliche Rechnungen nebeneinander: der Notdiensteinsatz am Wochenende, die jährliche Heizungswartung, die Badsanierung über mehrere Wochen und der Heizungstausch, für den Ihr Kunde eine Steuerermäßigung oder Förderung beantragen möchte. Dazu kommen Hausverwaltungen und Wohnungsunternehmen, die zunehmend E-Rechnungen verlangen. Diese Seite zeigt, worauf es bei Rechnungen für Heizung, Sanitär und Klima ankommt, wobei Ihnen XRechnungs.de hilft – und wofür Sie eher eine umfangreiche Handwerkersoftware brauchen.

Typische Rechnungen im SHK-Handwerk

• Kundendienst und Notdienst: Arbeitszeit, Anfahrt, Notdienstzuschlag und Ersatzteile – meist an Privatkunden und mit Ausweis der Lohnkosten nach § 35a EStG.
• Wartungsverträge: Heizungs-, Wärmepumpen- oder Klimawartung, die jedes Jahr zum vereinbarten Betrag abgerechnet wird.
• Badsanierung und Neubau: Aufträge über mehrere Wochen mit Abschlägen nach Baufortschritt und einer Schlussrechnung.
• Heizungstausch: Rechnungen, die Ihr Kunde für die Steuerermäßigung nach § 35c EStG oder für einen Förderantrag braucht.
• Hausverwaltungen und Wohnungsunternehmen: viele kleine Aufträge pro Monat, oft mit Bestellnummer und Objektbezug – und als Geschäftskunden zunehmend per E-Rechnung.
• Bauunternehmen und Behörden: Rechnungen als Nachunternehmer nach § 13b UStG oder als XRechnung an Kommunen, Schulen und andere öffentliche Auftraggeber.

Besonderheiten auf SHK-Rechnungen

Kundendienst: Arbeitskosten getrennt ausweisen

Privatkunden können 20 % der Arbeitskosten für Handwerkerleistungen im Haushalt von der Steuer abziehen, höchstens 1.200 € im Jahr – vorausgesetzt, es gibt eine Rechnung und die Zahlung erfolgt unbar. Führen Sie Arbeitszeit, Anfahrt und Notdienstzuschlag deshalb getrennt von Ersatzteilen und Material auf. XRechnungs.de unterstützt diesen Lohnkostenausweis in allen Tarifen. Mehr dazu: Handwerkerrechnung nach § 35a EStG.

Heizungstausch: Rechnung für § 35c EStG und Förderung

Eigentümer, die ihr selbst genutztes Wohngebäude energetisch sanieren, können nach § 35c EStG einen Teil der Kosten über die Einkommensteuer geltend machen – zum Beispiel beim Austausch einer alten Heizung. Damit das klappt, braucht Ihr Kunde von Ihnen:

• eine Rechnung in deutscher Sprache, die die energetischen Maßnahmen, Ihre Arbeitsleistung und die Adresse des Gebäudes ausweist,
• eine Bescheinigung Ihres Fachbetriebs nach dem amtlich vorgeschriebenen Muster,
• und er muss den Betrag auf Ihr Konto überweisen – Barzahlung reicht nicht.

Wer für dieselbe Maßnahme eine öffentliche Förderung erhält oder die Handwerkerleistung nach § 35a EStG absetzt, kann § 35c dafür nicht zusätzlich nutzen. Auch Förderprogramme für den Heizungstausch verlangen nach Abschluss Rechnungen und eine Bestätigung des Fachunternehmens. Gliedern Sie die Rechnung deshalb so, dass geförderte und nicht geförderte Leistungen klar getrennt sind – etwa Wärmepumpe und Einbau getrennt von einer gleichzeitig erneuerten Badarmatur. Die Bescheinigung nach amtlichem Muster stellen Sie separat aus; prüfen Sie die aktuellen Anforderungen des jeweiligen Programms.

Wartungsverträge: einmal anlegen, automatisch abrechnen

Wartungsverträge für Heizung, Wärmepumpe oder Klimaanlage rechnen Sie ab dem Tarif Pro als wiederkehrende Rechnung ab: Leistung, Betrag und Rhythmus einmal festlegen, die Rechnung wird dann zum Stichtag erstellt.

Hausverwaltungen: Lieferscheine sammeln, einmal im Monat abrechnen

Hausverwaltungen beauftragen oft viele kleine Einsätze in verschiedenen Objekten. Mit XRechnungs.de erfassen Sie jeden Einsatz als Lieferschein – auf Wunsch ohne Preise – und fassen mehrere Lieferscheine am Monatsende zu einer Sammelrechnung zusammen. Bestellnummer und Ansprechpartner der Verwaltung tragen Sie direkt in der E-Rechnung ein, sodass die Rechnung beim Empfänger automatisch zugeordnet werden kann.

Nachunternehmer und öffentliche Auftraggeber

Arbeiten Sie als Nachunternehmer für ein Bauunternehmen, das selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, schuldet der Auftraggeber die Umsatzsteuer: Die Rechnung enthält nur Nettobeträge und den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Kommunen, Schulen und andere Behörden verlangen eine XRechnung mit Leitweg-ID; Prüfprotokolle, Stundennachweise oder Fotos betten Sie als Anhang direkt in die XML-Datei ein.

E-Rechnung im SHK-Betrieb: was ab wann gilt

• Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können – etwa die Rechnungen Ihres Großhändlers.
• Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz an inländische Geschäftskunden E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle betroffenen B2B-Umsätze.
• Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen.

Für SHK-Betriebe heißt das: Sobald Hausverwaltungen, Wohnungsunternehmen, Gewerbekunden oder Bauunternehmen zu Ihren Kunden gehören, brauchen Sie ein Programm, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt. Alle Fristen: E-Rechnungspflicht 2025, 2027 und 2028.

Sie haben schon ein Programm? PDF-Rechnungen in E-Rechnungen umwandeln

Arbeitet Ihr Betrieb mit einer älteren Handwerkersoftware, mit Word oder Excel, müssen Sie nicht sofort wechseln. Mit dem PDF-zu-E-Rechnung-Konverter von XRechnungs.de laden Sie die PDF-Rechnung hoch, prüfen die per Texterkennung ausgelesenen Daten und erhalten eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung, die gegen die EN 16931 validiert wird. Der Konverter ist in den Tarifen mit einem monatlichen Kontingent enthalten und auch als eigener Konverter-Tarif erhältlich.

Was XRechnungs.de für SHK-Betriebe bietet

• Vom Angebot zur Rechnung: Angebot, daraus Lieferscheine und mit einem Klick die Rechnung; mehrere Lieferscheine als Sammelrechnung.
• Projektabrechnung: Abschlags-, kumulierte Abschlags- und Schlussrechnungen ab Pro; im Tarif Bau & Projekte zusätzlich Leistungsstand, Sicherheitseinbehalt, Nachträge und Projektübersicht.
• Wiederkehrende Rechnungen für Wartungsverträge (ab Pro).
• Zeiterfassung für die Stunden Ihrer Monteure.
• Mehrere Steuersätze auf einer Rechnung und Lohnkostenausweis nach § 35a EStG.
• E-Rechnung: XRechnung in UBL und CII, ZUGFeRD und Factur-X mit Validierung nach EN 16931; Versand und Empfang über Peppol im Format Peppol BIS 3.0.
• Mahnungen, Stornorechnungen und Gutschriften.
• Steuerbüro: direkte Übergabe der Ausgangsrechnungen an DATEV Unternehmen online und ein eigener Zugang für Ihre Steuerberatung.
• Team und mehrere Firmen: Mitarbeiter mit eigenen Zugängen und mehrere Firmen in einem Konto; die Daten liegen in Rechenzentren in Deutschland.

Wofür Sie eher eine Handwerkersoftware brauchen

XRechnungs.de ist ein Rechnungsprogramm, keine Komplettlösung für den ganzen SHK-Betrieb. Nicht enthalten sind:

• Anbindung an den Großhandel über Datanorm oder IDS und Materialkalkulation aus Großhandelskatalogen
• Aufmaß-Funktionen
• Einsatz- und Notdienstplanung
• Anlagen- und Geräteverwaltung für die Wartungsplanung

Brauchen Sie diese Funktionen, passt eine Handwerkersoftware meist besser. Steht die Abrechnung im Mittelpunkt und die Buchhaltung liegt beim Steuerbüro, ist ein schlankes Rechnungsprogramm oft günstiger und schneller eingerichtet. Eine sachliche Einordnung bekannter Anbieter finden Sie im Vergleich der Rechnungsprogramme für Handwerker.

Was kostet XRechnungs.de?

Alle Preise pro Monat zzgl. MwSt.; der niedrigere Wert gilt bei jährlicher Zahlung.

• Starter: 12 € bzw. 10 € – Angebote, Rechnungen, Gutschriften, XRechnung und ZUGFeRD, Lohnkostenausweis nach § 35a EStG.
• Pro: 24 € bzw. 20 € – zusätzlich Abschlags- und Schlussrechnungen, wiederkehrende Rechnungen, Rollen und Rechte.
• Business Plus: 44 € bzw. 36 € – mehr Kapazität für Dokumente, Archiv und Teammitglieder.
• Bau & Projekte: 69 € bzw. 59 € – Leistungsstand, Sicherheitseinbehalt, Nachträge und Projektübersicht.

Testen Sie 14 Tage kostenlos mit bis zu 50 Dokumenten, ohne Kreditkarte. Monatstarife sind jederzeit kündbar. Details: Preise.

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Häufige Fragen zum Rechnungsprogramm für SHK-Betriebe

Muss ein SHK-Betrieb E-Rechnungen schreiben?

Empfangen müssen Sie E-Rechnungen seit 2025. Ausstellen müssen Sie sie an inländische Geschäftskunden wie Hausverwaltungen oder Bauunternehmen ab 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € liegt, sonst ab 2028. Rechnungen an Privatkunden sind ausgenommen.

Was muss auf der Rechnung für einen Heizungstausch nach § 35c EStG stehen?

Die Rechnung muss in deutscher Sprache ausgestellt sein und die energetischen Maßnahmen, die Arbeitsleistung des Fachbetriebs und die Adresse des Gebäudes ausweisen. Zusätzlich braucht Ihr Kunde eine Bescheinigung nach amtlichem Muster, und er muss den Betrag überweisen.

Kann ich Wartungsverträge automatisch abrechnen?

Ja. Ab dem Tarif Pro legen Sie Wartungsverträge als wiederkehrende Rechnung mit Betrag und Rhythmus an; die Rechnung wird dann zum Stichtag erstellt.

Kann ich Rechnungen aus meiner bisherigen Software in E-Rechnungen umwandeln?

Ja. Mit dem PDF-zu-E-Rechnung-Konverter laden Sie die PDF-Rechnung hoch, prüfen die ausgelesenen Daten und exportieren eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung.

Unterstützt XRechnungs.de Datanorm oder IDS?

Nein. XRechnungs.de hat keine Großhandels-Anbindung. Wenn Sie Material regelmäßig aus Großhandelskatalogen kalkulieren, ist eine Handwerkersoftware mit Datanorm- oder IDS-Schnittstelle meist die bessere Wahl.

Fazit

Ein Rechnungsprogramm für SHK-Betriebe muss die Rechnungen abbilden, die im Alltag anfallen: Kundendienst mit § 35a-Ausweis, wiederkehrende Wartungsverträge, Abschläge bei Sanierungen, Rechnungen für den Heizungstausch und E-Rechnungen für Hausverwaltungen, Gewerbekunden und Behörden. Genau dafür ist XRechnungs.de gebaut – im Browser, ohne Installation und zu überschaubaren Kosten.

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