Rechnung schreiben im Kleingewerbe: mit oder ohne Umsatzsteuer?

Mit einem Kleingewerbe startest du schnell: Gewerbe anmelden, Steuernummer beantragen, loslegen. Bei der ersten Rechnung stellt sich dann die Frage, was darauf stehen muss. Die wichtigste Antwort vorweg: Das Kleingewerbe selbst bestimmt nicht, wie deine Rechnung aussieht. Entscheidend ist, ob du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt oder Umsatzsteuer berechnest.

Diese Seite zeigt beide Fälle mit Pflichtangaben und Beispielen. Die Details zur Kleinunternehmerregelung – Umsatzgrenzen, Hinweistext und § 34a UStDV – findest du im Leitfaden Rechnung schreiben als Kleinunternehmer.

Kleingewerbe und Kleinunternehmer: zwei verschiedene Dinge

• Kleingewerbe ist ein Begriff aus dem Handels- und Gewerberecht: ein Gewerbe, das keinen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordert und nicht im Handelsregister steht. Es bestimmt zum Beispiel, dass du keine Bilanz aufstellen musst.
• Kleinunternehmer ist ein Begriff aus dem Umsatzsteuerrecht: Wer im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € Umsatz hat, kann sich von der Umsatzsteuer befreien lassen.

Viele Kleingewerbetreibende nutzen beides. Du kannst aber auch ein Kleingewerbe führen und regelbesteuert sein – etwa weil dein Umsatz über der Grenze liegt oder weil du freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest, um Vorsteuer abzuziehen.

Fall 1: Kleingewerbe mit Kleinunternehmerregelung

Das ist der häufigste Fall. Deine Rechnung enthält keine Umsatzsteuer, dafür einen Hinweis auf die Steuerbefreiung. Seit 2025 gelten für Kleinunternehmer vereinfachte Pflichtangaben nach § 34a UStDV:

• Dein vollständiger Name und deine Anschrift sowie Name und Anschrift des Kunden
• Deine Steuernummer oder USt-IdNr.
• Das Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Lieferung oder Art und Umfang der Leistung
• Der Rechnungsbetrag
• Ein Hinweis auf die Steuerbefreiung, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Eine fortlaufende Rechnungsnummer und das Leistungsdatum schreibt § 34a UStDV nicht mehr vor. Sinnvoll sind beide trotzdem: Sie machen jede Rechnung eindeutig und erleichtern Buchhaltung und Rückfragen.

Welche Formulierung sich für den Hinweis eignet und welche Fehler typisch sind, erklärt der Kleinunternehmer-Leitfaden.

Beispiel

• Rechnungssteller: Max Muster, Gartenpflege Muster, Beispielweg 1, 12345 Musterstadt, Steuernummer 12/345/67890
• Rechnungsnummer 2026-018, Rechnungsdatum 20.10.2026, Leistungsdatum 15.10.2026
• Position: Heckenschnitt, 4 Stunden zu 35,00 € = 140,00 €
• Rechnungsbetrag: 140,00 €
• Hinweis: Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Fall 2: Kleingewerbe mit Regelbesteuerung

Nutzt du die Kleinunternehmerregelung nicht, schreibst du eine normale Rechnung mit Umsatzsteuer. Dann gelten alle Pflichtangaben nach § 14 UStG: zusätzlich zu den Angaben oben das Nettoentgelt, der Steuersatz und der Steuerbetrag – bei mehreren Steuersätzen getrennt. Der Hinweis auf § 19 UStG entfällt.

Beispiel

• Position: Heckenschnitt, 4 Stunden zu 35,00 € = 140,00 € netto
• Zzgl. 19 % Umsatzsteuer: 26,60 €
• Rechnungsbetrag: 166,60 €

Wichtig beim Wechsel: Überschreitest du im laufenden Jahr 100.000 € Umsatz, endet die Kleinunternehmerregelung sofort mit dem Umsatz, der die Grenze überschreitet. Ab dieser Rechnung weist du Umsatzsteuer aus.

Was das Kleingewerbe für deine Rechnung bedeutet

• Name: Auf der Rechnung steht dein vollständiger Vor- und Nachname. Eine Geschäftsbezeichnung wie „Gartenpflege Muster“ kannst du ergänzen, Zusätze wie „GmbH“ oder „e. K.“ sind ohne passende Rechtsform oder Handelsregistereintrag nicht erlaubt.
• Steuernummer: Die Gewerbeanmeldung ersetzt sie nicht. Du erhältst sie vom Finanzamt nach dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
• Kein Handelsregister: Angaben wie Registergericht oder Registernummer entfallen.
• Rechnungspflicht: An Unternehmen musst du innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung stellen; an Privatkunden in der Regel nur bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück.

E-Rechnung im Kleingewerbe

Seit 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können – das gilt für jedes Kleingewerbe. Beim Ausstellen kommt es wieder auf die Umsatzsteuer an: Kleinunternehmer sind von der Pflicht befreit. Bist du regelbesteuert, musst du Rechnungen an inländische Unternehmen spätestens ab 2028 als E-Rechnung ausstellen, zum Beispiel als XRechnung oder ZUGFeRD. Die Fristen im Überblick: E-Rechnung Pflicht.

Rechnungen für dein Kleingewerbe mit XRechnungs.de schreiben

Mit XRechnungs.de schreibst du Angebote und Rechnungen im Browser. Nutzt du die Kleinunternehmerregelung, fügt das Programm den Hinweis automatisch ein; bist du regelbesteuert, rechnet es die Umsatzsteuer aus. Rechnungen gibst du als PDF, XRechnung oder ZUGFeRD aus. Was das Programm für Kleinunternehmer bietet, zeigt die Seite Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer. Du kannst es 14 Tage lang mit bis zu 50 Dokumenten testen, ohne Kreditkarte – danach ab 10 € pro Monat bei jährlicher Zahlung.

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Häufige Fragen zur Rechnung im Kleingewerbe

Darf ich als Kleingewerbe Umsatzsteuer auf die Rechnung schreiben?

Nur wenn du nicht die Kleinunternehmerregelung nutzt. Als Kleinunternehmer darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen – tust du es trotzdem, schuldest du den Betrag dem Finanzamt. Bist du regelbesteuert, musst du die Umsatzsteuer dagegen ausweisen.

Brauche ich als Kleingewerbe eine Steuernummer auf der Rechnung?

Ja. Auf jede Rechnung gehört deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Die Gewerbeanmeldung allein reicht nicht; die Steuernummer erhältst du vom Finanzamt.

Was ist der Unterschied zwischen Kleingewerbe und Kleinunternehmer?

Kleingewerbe ist ein Begriff aus dem Handels- und Gewerberecht: ein Gewerbe ohne kaufmännischen Umfang und ohne Eintrag ins Handelsregister. Kleinunternehmer ist ein Begriff aus dem Umsatzsteuerrecht und betrifft die Befreiung nach § 19 UStG. Viele Kleingewerbetreibende sind beides, zwingend ist das aber nicht.

Darf ich einen Firmennamen auf die Rechnung schreiben?

Du kannst eine Geschäftsbezeichnung verwenden, auf der Rechnung muss aber dein vollständiger Name stehen. Zusätze wie „GmbH“ oder „e. K.“ darfst du ohne entsprechende Rechtsform oder Handelsregistereintrag nicht führen.

Muss ich als Kleingewerbe E-Rechnungen schreiben?

Als Kleinunternehmer nicht. Bist du regelbesteuert, musst du Rechnungen an inländische Unternehmen spätestens ab 2028 als E-Rechnung ausstellen. Empfangen können musst du E-Rechnungen in beiden Fällen schon seit 2025.

Was passiert, wenn ich die Umsatzgrenze überschreite?

Übersteigt dein Umsatz im laufenden Jahr 100.000 €, endet die Kleinunternehmerregelung sofort mit dem Umsatz, der die Grenze überschreitet. Ab dieser Rechnung weist du Umsatzsteuer aus. Lag dein Vorjahresumsatz über 25.000 €, giltst du von Anfang an nicht als Kleinunternehmer.

Fazit

Für die Rechnung ist nicht das Kleingewerbe entscheidend, sondern dein Umsatzsteuerstatus. Als Kleinunternehmer schreibst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer mit Hinweis auf § 19 UStG, als regelbesteuerter Kleingewerbetreibender mit Umsatzsteuer und allen Pflichtangaben. Behalte die Umsatzgrenzen im Blick, damit du beim Überschreiten sofort richtig abrechnest.