XRechnungs

El responsable en el sentido del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es:

No se ha designado un delegado de protección de datos, ya que no existe obligación legal de hacerlo.

Tratamos datos personales exclusivamente de conformidad con el RGPD y la normativa nacional aplicable en materia de protección de datos (en particular la BDSG).

El tratamiento se realiza para:

• Prestación de nuestros servicios SaaS
• Ejecución del contrato
• Garantizar la seguridad informática
• Mejora de nuestra oferta

3.1 Datos de registro y cuenta

• Nombre
• Dirección de correo electrónico
• Contraseña (almacenada como hash)
• Datos de la empresa (p. ej. nombre, dirección, NIF-IVA)

Finalidad: gestión de la cuenta y uso de la aplicación

Base jurídica: art. 6(1)(b) RGPD

3.2 Datos de facturación y negocio

• Nombres y direcciones de clientes, proveedores y socios comerciales
• Direcciones de correo electrónico y números de teléfono
• Números de identificación a efectos de IVA
• Datos de facturación y pago (importes, datos bancarios, estado del pago)
• Descripciones de servicios y números de factura
• Datos de empleados (cuando figuren en facturas o documentos)

Finalidad: creación, validación y puesta a disposición de facturas electrónicas (XRechnung, ZUGFeRD)

Base jurídica:

• Art. 6(1)(b) RGPD (ejecución del contrato con el usuario)
• Art. 6(1)(f) RGPD (interés legítimo en proporcionar la plataforma SaaS)

3.3 Datos técnicos de uso

• Dirección IP
• Fecha y hora de acceso
• Información del navegador y dispositivo
• Horas de inicio de sesión y registros de actividad
• Archivos de registro

Finalidad: seguridad operativa, análisis de errores, detección de abuso

Base jurídica: art. 6(1)(f) RGPD (interés legítimo)

Los datos personales se tratan por regla general en servidores dentro de la Unión Europea (UE) o del Espacio Económico Europeo (EEE). Para la prestación técnica utilizamos los siguientes encargados del tratamiento conforme al art. 28 RGPD:

Existen acuerdos escritos de tratamiento de datos con todos los proveedores de servicios. Cuando los proveedores están fuera de la UE/EEE, las transferencias de datos se realizan exclusivamente sobre la base de garantías adecuadas conforme al art. 46 RGPD, en particular las cláusulas contractuales tipo de la UE (SCC).

Al utilizar la función de conversión PDF a XRechnung/ZUGFeRD, los documentos de factura subidos (PDF o archivos de imagen) se transmiten a la API de OpenAI, Inc., EE. UU. para la extracción automatizada de datos de factura.

Esto puede implicar la transferencia de datos personales contenidos en el documento (p. ej. nombres, direcciones, NIF-IVA, datos de pago).

OpenAI no utiliza las entradas de API para mejorar ni entrenar modelos. Según las propias declaraciones de OpenAI, los datos se eliminan tras un máximo de 30 días.

La transferencia a EE. UU. se basa en las cláusulas contractuales tipo de la UE (SCC) conforme al art. 46 RGPD.

Base jurídica: art. 6(1)(b) RGPD (ejecución del contrato).

Más información: openai.com/policies/privacy-policy

Para la validación técnica de documentos de factura (XRechnung, ZUGFeRD) utilizamos el KoSIT Validator y el Mustang Validator. La validación se realiza del lado del servidor. Los datos contenidos en los documentos de factura se verifican técnicamente.

Base jurídica: art. 6(1)(b) RGPD (ejecución del contrato).

Para tramitar suscripciones y pagos utilizamos Stripe Payments Europe Ltd., Irlanda.

Los datos de pago (p. ej. nombre, dirección de facturación, información de pago) son tratados directamente por Stripe. XRechnungs no almacena datos de pago completos.

Base jurídica: art. 6(1)(b) RGPD.

Más información: stripe.com/en/privacy

Si has dado tu consentimiento, utilizamos Google Analytics, un servicio de analítica web de Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlanda.

Google Analytics utiliza cookies que permiten analizar el uso de nuestro sitio web. Hemos activado la anonimización de IP, por lo que tu dirección IP se acorta dentro de la UE.

Base jurídica: art. 6(1)(a) RGPD y § 25(1) TTDSG (consentimiento).

No puede excluirse la transferencia de datos a servidores de Google en EE. UU. Esto se basa en SCC conforme al art. 46 RGPD. Puedes revocar tu consentimiento en cualquier momento mediante la configuración de cookies.

Más información: policies.google.com/privacy

Utilizamos:

• Cookies técnicamente necesarias (inicio de sesión, sesión, seguridad)
• Cookies de analítica o estadísticas (solo con consentimiento)

Cookies técnicamente necesarias: § 25(2) TTDSG; art. 6(1)(f) RGPD (interés legítimo)

Cookies de analítica/estadísticas: § 25(1) TTDSG; art. 6(1)(a) RGPD (consentimiento)

Los datos personales solo se almacenan durante el tiempo necesario para la ejecución del contrato o mientras lo exijan obligaciones legales de conservación.

Los datos de factura y cuenta permanecen almacenados mientras exista una cuenta activa.

Eliminación de datos al finalizar

Tras la cancelación de la cuenta de usuario o la finalización del acuerdo de uso, ponemos tus documentos y datos almacenados a disposición para su descarga durante un período de 30 días naturales.

• Te avisaremos por correo al menos 7 días antes del vencimiento de este período sobre la próxima eliminación de datos.
• Tras el período de 30 días, todos los datos y documentos almacenados se eliminarán de forma irrevocable. La recuperación no es técnicamente posible.
• La eliminación se registra internamente.

Ten en cuenta: XRechnungs almacena tus documentos durante la duración del uso activo de la cuenta. Como usuario, eres el único responsable de cumplir tus obligaciones fiscales y mercantiles de conservación (§§ 147 AO, 257 HGB). Recomendamos crear regularmente tus propias copias de seguridad fuera de la plataforma.

En la medida en que obligaciones legales de conservación por nuestra parte impidan una eliminación inmediata, los datos pertinentes se almacenarán hasta que expire dicha obligación y luego se eliminarán sin demora.

En el contexto del uso de XRechnungs, tratamos datos personales por cuenta de nuestros clientes (art. 28 RGPD). El correspondiente Acuerdo de tratamiento de datos (DPA) forma parte del acuerdo de uso.

Al registrarte y utilizar la plataforma, aceptas electrónicamente el DPA. El DPA (XRechnungs – Data Processing Agreement (DPA)) está disponible tras el registro en el área de usuario de la plataforma.

El DPA regula en particular la naturaleza, el alcance y la finalidad del tratamiento, los subencargados utilizados y las medidas técnicas y organizativas (TOM) conforme al art. 32 RGPD.

Tienes los siguientes derechos:

• Derecho de acceso (art. 15 RGPD)
• Derecho de rectificación (art. 16 RGPD)
• Derecho de supresión (art. 17 RGPD)
• Derecho a la limitación del tratamiento (art. 18 RGPD)
• Derecho a la portabilidad de los datos (art. 20 RGPD)
• Derecho de oposición al tratamiento (art. 21 RGPD)
• Derecho a retirar el consentimiento (art. 7(3) RGPD)

Para ejercer tus derechos, ponte en contacto con: info@xrechnungs.de

Tienes derecho a presentar una reclamación ante la autoridad supervisora competente en materia de protección de datos:

El comisionado estatal de protección de datos y libertad de información de Baden-Württemberg

www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas conforme al art. 32 RGPD, en particular:

• Cifrado TLS/HTTPS de todas las transmisiones de datos
• Autenticación de dos factores (2FA) para el acceso al sistema
• Control de acceso basado en roles
• Separación lógica por inquilinos de los datos de usuario
• Copias de seguridad de datos cifradas
• Supervisión y registro de eventos relevantes para la seguridad
• Actualizaciones de seguridad periódicas

La descripción completa de nuestras medidas técnicas y organizativas (TOM) está disponible en el anexo 3 del DPA.

A pesar de todas las medidas técnicas y organizativas, no puede garantizarse por completo una protección absoluta de los datos frente al acceso de terceros.

No se realiza toma de decisiones automatizada, incluida la elaboración de perfiles, conforme al art. 22 RGPD.

Esta política de privacidad puede actualizarse cuando sea necesario. La versión actual está siempre disponible en esta página. Te informaremos por correo electrónico de cualquier cambio significativo.